Saiba como fazer o relatório financeiro mensal da sua agência

O controle das finanças da agência de comunicação é fundamental para mantê-las em ordem. Com a elaboração do relatório financeiro mensal, é possível monitorar as movimentações de entrada e saída do negócio, o que facilita o processo de tomada de decisões. Veja neste post como construir esse documento tão importante para a sua empresa!

relatório financeiro mensal

    A gestão financeira é um conjunto de processos administrativos relacionados ao planejamento, à execução e ao controle das finanças de uma empresa, sendo um ponto crucial para o sucesso de qualquer negócio. Um dos seus procedimentos mais importantes é o relatório financeiro mensal, que permite o acompanhamento e o monitoramento das ações e dos objetivos do setor de finanças.

    Com base nesse documento, é possível analisar se a agência de comunicação está seguindo o caminho certo ou se precisa fazer ajustes para manter as contas em ordem.

    Essa ferramenta é indispensável para o processo de tomada de decisão. Para tanto, é preciso saber com exatidão o que considerar na hora de montar esse documento.

    Quer ter acesso a informações precisas e que orientem a gestão da sua companhia? Confira, neste post, tudo o que você deve saber sobre relatório financeiro mensal!

    O que são relatórios financeiros e gerenciais?

    Em primeiro lugar, é necessário deixar claro o que são relatórios gerenciais. Trata-se de documentos elaborados com a finalidade de detalhar as operações gerenciais executadas pela empresa.

    As informações contidas nesses relatórios guiam o processo de tomada de decisões, por isso, eles costumam ser objetivos e atualizados com frequência, com o intuito de apresentar dados relevantes para o negócio.

    O relatório financeiro mensal é um dos relatórios gerenciais, sendo recorrente nas organizações que adotam práticas disciplinadas de controle das suas finanças. Para que seja útil para o setor financeiro, é fundamental que o documento traga um levantamento dos gastos, custos, despesas, e contas a pagar e a receber.

    Basicamente, o documento resume-se em uma compilação de dados sobre o dinheiro que entrou e saiu do caixa da companhia no mês vigente. É essencial que o relatório retrate o contexto da empresa fielmente para que seja um indicador confiável, do contrário, pode levá-la a tomar decisões equivocadas.

    Qual é a relevância do relatório para a saúde financeira da sua agência?

    Todas as operações de uma agência acabam se relacionando com o setor financeiro, compreendendo desde os custos com a manutenção de um colaborador até a realização de novos investimentos. Nesse contexto, é necessário ter dados precisos para tomar decisões embasadas e que impulsionam o empreendimento — é exatamente isso que o relatório financeiro proporciona.

    Por meio de um controle financeiro eficiente, você consegue manter a proatividade e a normalidade das suas operações, assegurando os seus lucros. Isso acontece porque o documento traz informações sobre a situação financeira do negócio, auxiliando no trabalho dos gestores.

    Os dados levantados no relatório mostram se é preciso reduzir custos para manter a viabilidade da companhia ou se é um bom momento para fazer novos investimentos. O princípio da gestão empresarial é o controle sobre as áreas de atuação da empresa, pois ele possibilita o monitoramento e a análise dos resultados mensais da agência, servindo de base para a projeção de ações estratégicas.

    Como fazer o relatório financeiro mensal da agência?

    Para preparar o relatório financeiro mensal é preciso certificar-se de que todas as informações financeiras estão sendo registradas corretamente. Além disso, é preciso atentar-se aos dados que compõem a estrutura do documento. Acompanhe abaixo como realizar esse processo.

    Faça o balanço patrimonial

    Basicamente, o balanço patrimonial evidencia em que situação o patrimônio da agência se encontra no decorrer do mês analisado. Esse indicador demonstra o equilíbrio entre os valores do passivo e do ativo, bem como os números referentes ao patrimônio líquido. Sua finalidade é dar um panorama do cenário econômico e financeiro da organização.

    Para descomplicar o balanço patrimonial, é altamente recomendado manter os dados organizados e atualizados. Preferencialmente, separe as contas do ativo em ordem crescente, levando em consideração o grau de liquidez. Em relação às contas do passivo, agrupe-as de acordo com a exigibilidade e também em ordem crescente.

    Como tem dados quantitativos e qualitativos, o indicador é crucial para elaborar o relatório financeiro da companhia, já que permite um estudo aprofundado de bens, dívidas e créditos. 

    Liste os custos operacionais

    Os custos operacionais são definidos como gastos indispensáveis para o funcionamento de qualquer empresa. Entram nessa categoria o dinheiro empregado no aluguel, nas contas de internet, luz e água, no salário dos funcionários e nos demais pontos que possibilitam o atendimento ao consumidor, bem como a execução dos serviços contratados.

    Faça uma lista com todos os custos operacionais. Inicialmente, informe os valores específicos de cada custo. Na sequência, some todos os custos para ter uma noção do total mensal necessário para que a empresa se mantenha em funcionamento.

    Levante os resultados obtidos

    A análise dos resultados obtidos nos últimos meses pela agência é um termômetro para entender se a companhia está no caminho certo e conseguindo conquistar os objetivos estabelecidos em seu planejamento anual. Essa demonstração tem que ser o mais realista possível para não gerar interpretações erradas.

    O levamento dos resultados obtidos exige a soma de todas as entradas e saídas de dinheiro derivadas das vendas de produtos e serviços oferecidos pela empresa. Em seguida, subtraia os custos operacionais e o preço de cada item.

    Mensure a liquidez da empresa

    Em suma, a liquidez consiste na facilidade e na rapidez com que a agência consegue transformar um ativo em dinheiro no caixa. Ela é um aspecto de extrema relevância para o relatório financeiro, logo, o gestor de finanças precisa avaliar se os ativos e passivos retornados têm potencial para gerar outros investimentos no negócio. Quando a resposta é positiva, significa que a empresa está lucrando, de fato.

    Os ativos de uma empresa podem ser o caixa, o investimento, o estoque, as ferramentas implementadas, os recebíveis e os clientes, enquanto os passivos são as obrigações devidas. Todos eles precisam ser colocados na ponta do lápis e estudados detalhadamente.

    Centralize a padronize as informações

    Se os dados financeiros da empresa estiverem disponibilizados em várias planilhas, você terá dificuldades para preparar o relatório. Sendo assim, é indicado reunir todas as informações em um único local, de preferência, em um software que seja capaz de separá-las por categorias.

    Na hora de executar os balanços, as atividades poderão ser realizadas com mais agilidade, visto que basta aplicar um filtro para encontrar os dados do seu interesse. É importante ressaltar, no entanto, que o relatório isolado não é útil para a gestão financeira.

    Mais do que possibilitar o monitoramento das receitas e despesas da organização, é substancial que os relatórios sejam comparáveis. Com isso, as análises futuras também poderão favorecer insights que resultam em oportunidade de melhorar os processos financeiros. Zelar pela padronização do formato em que os dados são registrados é de suma importância para comparar os relatórios.

    Simplifique o processo

    A interpretação dos relatórios financeiros é o que vai determinar as próximas ações do departamento de finanças. Dito isso, é necessário que esses documentos sejam elaborados de forma que facilitem a compreensão dos colaboradores que serão responsáveis por analisá-los.

    Nesse sentido, preocupe-se em adotar uma linguagem acessível e de conhecimento da sua equipe. O uso excessivo de termos próprios do setor de contabilidade acaba dificultando o entendimento daqueles que não estão habituados com eles. Evite utilizar expressões de cunho técnico, além de priorizar as informações conforme a relevância que elas apresentam.

    Lembre-se que os relatórios são um instrumento para promover uma comunicação transparente entre os times da agência. Dados confusos ou extremamente técnicos podem ocasionar ruídos de comunicação, interpretação e até mesmo o desenvolvimento de estratégias que acarretem prejuízos.

    Reduza as chances de falhas com a automatização dos processos do relatório

    O departamento financeiro é bastante delicado, e qualquer erro pode impactar negativamente o restante do negócio. Investir em soluções que automatizam os processos de elaboração dos relatórios reduz consideravelmente as chances de falhas e, consequentemente, de erros de interpretação.

    Um bom exemplo de solução que oferece essa praticidade é um sistema de gestão integrada, em que os relatórios financeiros podem ser gerados automaticamente e como o máximo de precisão.

    A elaboração desse documento requer a execução de várias tarefas burocráticas. Quando essas atividades são realizadas manualmente, exigem muito mais tempo dos colaboradores, além de tornar o processo suscetível a erros. Por meio de um bom software, você consegue automatizar as seguintes tarefas:

    • planejamento orçamentário, que auxilia no controle das despesas e receitas da agência;
    • conciliação bancária, que integra as contas bancárias da empresa;
    • apurações financeiras, que cria relatórios automáticos a partir das informações cadastrados no sistema;
    • envio de arquivos bancários, que dá baixa automática em todas as contas a receber.

    Com a automatização das atividades de finanças, o setor financeiro ganha agilidade e as chances de erros são minimizadas. Sem falar que a ferramenta também reúne todos os dados em um único lugar e impede que sejam extraviados, o que é comum acontecer quando a companhia utiliza planilhas de papel. Em resumo, o software acrescenta transparência, precisão a velocidade às análises financeiras.

    O relatório financeiro mensal é um poderoso aliado para monitorar a saúde financeira da empresa e assegurar sua sustentabilidade no mercado. O documento norteia as decisões estratégicas do negócio, uma vez que a análise do relatório contribui para a realização de ajustes para conter desperdícios, economizar e identificar oportunidades de melhoria. 

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    Ivan de Souza Rock author vector
    Editor-chefe internacional da Rock Content e consultor de marketing digital, fascinado por marketing de conteúdo e admirador da cultura japonesa.

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