Retrabalho: o que fazer quando há muito na sua empresa?

Façamos a seguinte análise: todo trabalho gera um custo, seja ele direto, como o financeiro, ou indireto, como tempo ou esforços, por exemplo. Logo, o retrabalho será esse mesmo custo multiplicado pela quantidade de vezes em que o processo será refeito até alcançar o resultado ideal.

Tão logo fazemos essa análise, percebemos que o gasto será maior. Então, você acha que o retrabalho é viável para a eficiência de uma empresa? Ou ele onera o fluxo de caixa e, a longo prazo, se transforma em um custo de oportunidade? É sabido que os gastos com retrabalho poderiam ser alocados de maneira mais estratégica para o crescimento do negócio – tanto físico quanto digital – ou ser revertido em lucratividade.

Infelizmente, muitas empresas passam por isso. Em muitos casos, as refações acontecem diariamente, o que demanda atenção da equipe de trabalho, tempo de serviço e, obviamente, o pagamento de gastos extras. Existem muitos motivos para o retrabalho acontecer — mudanças nos processos, negligência e falta de preparo, por exemplo.

Neste artigo, explicamos melhor o que é o retrabalho, como ele acontece e as suas consequências para os negócios. Ao final, listamos algumas dicas para que você elimine-o da sua empresa e aumente a sua eficiência operacional. Veja a seguir:

Afinal, o que é retrabalho?

De acordo com o Business Dictionary, retrabalho significa:

“Correção de itens com defeito, com falha ou inconformidade, durante ou após a inspeção.”

O retrabalho inclui todos os esforços subsequentes a um trabalho, como a refação, a desmontagem, o reparo, a substituição, a remontagem etc.

Existem vários motivos pelos quais o retrabalho acontece:

• mau funcionamento de equipamentos;
• infraestrutura inadequada;
• itens danificados;
• falta de instrumentos necessários para o trabalho;
• erro humano;
• mudanças não comunicadas;
• falta de preparo ou tempo hábil para o aprendizado dos agentes envolvidos nos processos;
• mudanças de design implementadas incorretamente, entre outros.

Existem ainda, motivos de retrabalho que não podem ser mitigados definitivamente pela sua natureza imprevisível, por exemplo, alterações sugeridas por clientes.

Entretanto, inúmeras ações podem ser operacionalizadas para evitar que essas solicitações ocorram com frequência: discutir a ideia previamente; coletar dados e analisar a expectativa de uso do produto ou serviço; aumentar a participação dos clientes em cada sprint; comunicar mudanças em todas as etapas, enviar um protótipo para teste, entre outras boas práticas do Scrum.

Como o retrabalho impacta nos processos de negócio?

Um tipo inaceitável de retrabalho está relacionado à negligência, tanto dos agentes envolvidos no processo quanto das equipes de gerenciamento. Geralmente, acontece quando alguém esquece ou ignora informações importantes, como a cor exigida para a confecção de um produto ou o endereço correto para o despacho da mercadoria.

Nesse caso, além de tempo e esforços perdidos até que a informação seja apurada e o processo corrigido, ainda podem ocorrer atrasos em outros processos subsequentes, como em entregas para outros clientes. Se somente os atrasos no fluxo de trabalho seriam onerosos para a empresa, imagine se ainda considerarmos os custos indiretos do retrabalho, como a interferência na experiência do cliente e a possibilidade de insatisfação e perda de confiabilidade pela marca.

O retrabalho é desconfortável para quem precisa refazer a atividade, mas também é inconveniente para quem precisa solicitá-la. Além disso, é muito frustrante ter que fazer a mesma coisa mais de uma vez: um designer, por exemplo, precisa de criatividade e insights até desenvolver a identidade visual de determinada marca. Mas, como manter a motivação no trabalho após inúmeras tentativas?

Podemos pressupor que o empenho e os esforços do profissional não serão os mesmos desde o início do processo. Ao mesmo tempo, o cliente ficará mal em solicitar muitas mudanças e começará a questionar a habilidade e a credibilidade da equipe de trabalho.

Isso sem falar no acúmulo de tarefas, o que pode trazer ainda mais estresse e desconforto para o ambiente organizacional. Além de todas essas situações, os envolvidos sempre terão dúvidas sobre quem é o culpado pelo retrabalho. Essas dúvidas geram insegurança e ansiedade, tanto para os membros da equipe quanto para o cliente.

Quais as melhores práticas para acabar com o retrabalho na empresa?

Veja algumas dicas para eliminar o retrabalho da sua empresa e garantir mais eficiência operacional.

Faça o mapeamento de processos

Existem softwares capazes de realizar a análise e o mapeamento de processos. Por esse motivo, eles são chamados de Process Mining e têm como objetivo identificar loops, perdas de tempo, gaps e retrabalhos por meio de seus filtros de sequência, que analisam a duração dos processos e a ocorrência de ações repetitivas.

Compare o tempo ideal dos processos com o que realmente é realizado

Para chegar nessas respostas, você precisa registrar o tempo de trabalho de cada colaborador ou equipe. Uma forma de fazê-lo é por meio de uma ferramenta de ponto ou timesheet. Geralmente, essas ferramentas produzem relatórios por meio do cruzamento de dados sobre os processos, como o tempo de trabalho e o valor de cada hora por função.

Promova a digitalização das informações

O retrabalho geralmente é uma consequência da obsolescência. Com a Transformação Digital e a digitalização de processos, muitas empresas mudaram o modo como lidam com as informações. Por esse motivo, assim como para garantir maior sustentabilidade para o negócio, é essencial adotar o conceito paperless em uma empresa.

O uso de arquivos digitalizados facilita o monitoramento dos processos e as revisões das informações, além disso, garante que os usuários consultem todos os dados necessários para aumentar a precisão das suas ações, receba as atualizações e acompanhe o fluxo de trabalho em tempo real.

Você pode reduzir o consumo corporativo de papel por meio da adoção de GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos). O armazenamento dos arquivos em nuvem é essencial para uma gestão efetiva e desonera os custos da empresa — geralmente, infraestruturas em cloud têm recursos on-demand: nesse sistema o cliente paga apenas pelos recursos usados.

Além disso, a criação de uma infraestrutura legada de armazenamento é mais cara, pois exige o investimento de tempo e recursos de manutenção. Você também precisa operacionalizar uma rotina de backup e estabelecer uma política rígida de identidade e acesso, para garantir a segurança necessária aos dados do negócio — integridade, confidencialidade, irretratabilidade e autenticidade das informações — sem inviabilizar a disponibilidade e a publicidade dos documentos.

Capacite a equipe de trabalho

A capacitação de todos os agentes que participam dos processos é outra forma de evitar o retrabalho. Para garantir que todos tenham a as habilidades e competências necessárias para atuar de maneira mais eficiente em cada função, promova treinamentos periódicos e incentive a qualificação continuada dos profissionais que integram as equipes.

Outra excelente forma de aumentar a eficiência de um negócio é investir na cultura da inovação. Para isso, promova ações como o job rotation — rotação das ocupações do quadro da empresa —, ou eventos como hackathons — competições relacionadas à tecnologia que incetivam a participação e a troca de ideias entre os participantes.

Além disso, incentive o desenvolvimento de soft skills, como a empatia e a atuação colaborativa, promova reuniões com maior frequência para discutir o desempenho e a evolução das equipes de trabalho, e certifique-se de alinhar as expectativas das funções com as atribuições de cada profissional.

Viabilize a automação dos processos

O retrabalho também pode ocorrer quando há desorganização na distribuição e delegação de tarefas. Portanto, é importante usar de automatização e padronização das ações. Com um software, toda a equipe buscará as informações em um único repositório, centralizando as operações e homogeneizando os processos.

Além disso, softwares como ERPs fornecem relatórios com análises de dados que podem evitar erros e o retrabalho. A sua empresa também poderá investir na automação de marketing e em programas de gerenciamento de projetos, pois eles têm recursos capazes de minimizar a solicitação de componentes incorretos e de acompanhar o andamento dos processos e demandas de trabalho em tempo real.

Melhore a comunicação interna

O retrabalho também seria evitado por meio da comunicação: ao tentar resolver problemas urgentes, muitas pessoas negligenciam a importância de favorecer o fluxo de informações e a acessibilidade de dados por todos os envolvidos.

Com uma comunicação clara e aberta é possível reduzir gaps entre os processos, sincronizar e integrar as ações para tornar os fluxos de trabalho mais eficientes. Para isso, tenha um canal adequado, tanto para manter a fluidez das informações entre os operadores dos processos, quanto para garantir que os clientes ou usuários finais dos serviços acompanhem todas as fases, tenham conhecimento sobre as mudanças e ofereçam um feedback que melhore o resultado em tempo hábil, sem demandar o retrabalho.

Agora que você sabe como evitar o retrabalho na sua empresa, que tal descobrir como priorizar as tarefas durante a rotina de trabalho para aumentar ainda mais a eficiência das suas operações?