Por Ivan de Souza

Analista de Marketing na Rock Content.

Publicado em 5 de agosto de 2020. | Atualizado em 8 de setembro de 2020


A sua agência está com dificuldades para atender a alta demanda em um curto período de tempo? Esse dilema é comum neste tipo de negócio. Usar um sistema ERP gratuito é a solução para os seus problemas. Neste artigo, você vai entender as razões que fazem do iClips uma plataforma completa e altamente eficiente para a gestão de agências.

A otimização dos processos internos agrega agilidade no cumprimento das tarefas diárias, além de ser um diferencial de mercado, visto que garante a entrega dos projetos com o prazo e a qualidade solicitados pelos clientes. Nesse sentido, com um sistema ERP gratuito você integra os departamentos da agência e ganha praticidade e eficiência na rotina de trabalho.  

O software ERP é disponibilizado em módulos que simplificam o fluxo de trabalho, permitindo que as equipes de todos os setores trabalhem alinhadas, compreendendo desde o financeiro até o criativo.   

Há diversos modelos de sistema ERP, mas contar um específico para agências de comunicação faz toda a diferença. E é exatamente isso que o iClips representa, uma plataforma projetada exclusivamente para as necessidades de agências, houses e departamentos de marketing.  

Tem interesse usufruir dos benefícios do iClips? Confira, a seguir, tudo o que você deve saber sobre o nosso sistema de gestão integrado e como usá-lo gratuitamente a caráter de teste!  

O que é o iClips?  

O iClips pode ser definido como um software de gestão para agências completo, pois integra todos os departamentos da empresa. Por meio dele é possível estabelecer um controle eficiente em relação a tudo que acontece internamente e desenhar processos de maneira customizável, de modo a reduzir riscos e custos e elevar a lucratividade.   

A finalidade dessa plataforma é otimizar e poupar o tempo dos funcionários no que diz respeito às tarefas operacionais, para que possam dar mais atenção para as questões estratégicas e que exigem maior capacidade analítica. O sistema é composto por softwares que acompanham as informações, criando uma relação automática entre as mesmas.   

Sendo assim, com a implementação do iClips, o tempo que a sua equipe utiliza para alimentar as informações de forma manual — que é mais suscetível a erros — pode ser destinado o desenvolvimento de estratégias que contribuam para o crescimento do negócio. Isso faz com que o sistema se torne cada vez mais relevante no mercado de agências.   

Muitas vezes, a empresa pode utilizar diversos softwares para viabilizar as tarefas de cada setor. No entanto, ter à sua disposição um software que compreende e integra todos os departamentos facilita o compartilhamento de informações e evita a perda de dados.    

Por que você precisa de um ERP completo para sua agência?  

A adoção de um ERP simplifica os seus processos operacionais, aumentando a segurança e confiabilidade das informações utilizadas na empresa. Mas, não é só isso, confira mais vantagens do iClips.   

Aumenta a produtividade  

Quando os funcionários não têm acesso a um sistema integrado, é necessário abrir várias plataformas sempre que for necessário visualizar os detalhes de um projeto. Isso gera perda de agilidade e de tempo.   

Já com os processos automatizados e integrados, a equipe tem muito mais facilidade para cuidar da gestão de projetos. Afinal de contas, todos eles ficam armazenados em um único lugar, podendo ser acessados por meio de qualquer dispositivo e a qualquer hora.   

A eliminação de gargalos na área operacional resulta no aumento da produtividade dos colaboradores de forma individual e da agência como um todo.   

Facilita o compartilhamento de informações   

O ERP emite um alerta automático sempre que um setor precisa se comunicar com o outro para trocar informações. Além disso, o time de cada departamento é avisado quando um projeto é atualizado ou finalizado e passa para a etapa seguinte.   

Com isso, os líderes sabem que o fluxo de trabalho vai se desenrolar automaticamente, sem que eles tenham que interferir ou fazer cobranças, e podem se dedicar mais às questões estratégicas da empresa.  

Dificuldades de comunicação entre as equipes podem causar ruídos que levam a informações equivocadas e que atrasam o andamento das tarefas, o que afeta a credibilidade da companhia junto ao cliente.   

Garante melhores resultados   

Outra vantagem importante do iClips é cruzar dados e elaborar relatórios precisos, o que é feito por meio da coleta, organização, análise e monitoramento das informações.  

 Assim, os gestores têm uma visão ampla do negócio e acompanham os Indicadores de Desempenho (KPIs) de cada setor, a fim de tomar decisões mais embasadas e com maiores chances de sucesso.   

Quais as principais funcionalidades do iClips?  

Cada vez mais agências procuram pelo iClips. A razão disso é a grande variedade de ferramentas que o sistema oferece, agregando praticidade para a realização das atividades cotidianas desse nicho de atuação. Conheça melhor as funcionalidades da nossa plataforma.  

Construção do próprio fluxo de trabalho  

Que tal desenvolver um workflow personalizado para o seu fluxo de trabalho, que seja mais eficiente e dinâmico? O iClips faz isso para o seu negócio, permitindo que você identifique eventuais gargalos em cada etapa de criação e descubra em qual delas ocorrem mais atrasos e refações.  

Visualização do fluxo de trabalho através de diferentes formatos  

A partir da função Kanban, você visualiza as atividades distribuídas em colunas que são separadas por: não planejadas, planejadas, em andamento, aguardando aprovação e finalizadas. Isso traz facilidade para organizar as tarefas e também melhora o controle de demandas.  

Controle do que o time todo está produzindo  

Uma das principais ferramentas do iClips é o gráfico de gantt, que otimiza a organização das atividades e a forma como elas são distribuídas. Diante disso, os gestores ficam por dentro de tudo que todos os times estão produzindo e podem planejar corretamente os seus prazos.  

Gerenciamento do tempo gasto em cada etapa do projeto  

Graças ao Timesheet é possível calcular o tempo gasto na execução das tarefas diárias da empresa. O recurso também favorece a precificação dos jobs, visto que evidencia quais clientes pagam o suficiente ou não, para que você tome decisões embasadas.  

Melhorias no planejamento de conteúdo  

Como tem um calendário editorial, você pode planejar o seu conteúdo e acessar todas as ações realizadas nas estratégias voltadas para redes sociais. Ainda existe a opção de acompanhar o status das peças, checar se as solicitações estão em dia e evitar perdas de prazos.  

Gestão de contratos  

Ao selecionar uma peça que está associada a uma categoria de job, pode-se criar e replicar orçamentos, o que economiza tempo e impede a ocorrência de erros.  

Também é possível definir como serão divididas as inserções do trabalho produzido para cada cliente. Em se tratando do planejamento de mídias, por exemplo, você consegue organizar as informações de diferentes veículos de comunicação em um documento que pode ser apresentado para todos os clientes.  

Essa ferramenta garante a entrega de propostas completas, com orçamentos, resumo do investimento, eventos e informações do planejamento de mídia.  

Integração com clientes e colaboradores externos  

O contato com o cliente é indispensável para entregar projetos satisfatórios. Levando isso em consideração, o sistema oferece integração com os clientes, utilizando um módulo para que eles solicitem e aprovem demandas, o que gera agilidade para o fluxo de produção e melhora o relacionamento entre as duas partes.  

Outro diferencial é a integração com colaboradores externas. É comum que a agência tenha que contratar profissionais de fora para determinadas tarefas, como a produção de vídeos. Esse canal viabiliza o acompanhamento dos trabalhos remotos a partir de um contato direto, sem emails ou aplicativos de mensagens.   

Gestão financeira  

Com a implementação do iClips, todas as áreas da agência passam a se comunicar com o financeiro — condição que agiliza a gestão de projetos e traz mais transparência para o cruzamento de dados, agrupando em um único lugar as informações operacionais, comerciais e financeiras.  

Também é possível acompanhar os resultados dos projetos comandados pela empresa a partir do DR, que se baseia no plano de contas. Além disso, há um controle maior das demandas atendidas, incluindo desde a chegada do job até a emissão de boletos e o momento de gerar nota fiscal para o consumidor.  

Por fim, também é disponibilizada uma régua de cobrança, que auxilia no controle dos boletos enviados para os clientes, diminuindo os riscos de esquecimentos e inadimplência. A empresa pode criar mensagens personalizadas, agendar envios para antes ou após o vencimento e monitorar o fluxo de emails.  

Tudo isso contribui para a construção de uma relação amigável com os clientes, já que os procedimentos de cobrança são antecipados, o que aumenta a credibilidade da companhia.  

Como descobrir se o iClips é ideal para minha agência?  

Melhorar a gestão para agências é uma busca recorrente nesse nicho. Com tantas ferramentas disponíveis no mercado, você pode ter dificuldades para selecionar o melhor sistema integrado para o seu negócio.  

A maneira mais eficiente de descobrir qual sistema se enquadra às suas necessidades é testando na prática. Pensando nisso, o iClips disponibiliza uma assinatura gratuita para que os gestores conheçam os principais recursos do sistema. Com poucos cliques, você pode experimentar as nossas funcionalidades e otimizar os processos da empresa.  

As agências de comunicação costumam trabalhar grandes demandas de jobs e deadlines curtos. Nesse cenário, é inviável entregar projetos de qualidade e sem atrasos, visto que o trabalho não se resume a criação, exigindo uma série de análises estratégicas. 

Com um sistema ERP gratuito, você alinha os setores e potencializa os seus resultados. Se bem implementada, a ferramenta torna-se um diferencial competitivo, capaz de impulsionar a empresa no mercado. 

Como começar a usar o sistema ERP gratuito do iClips?

Para que toda e qualquer empresa possa começar a usar a ferramenta já, o iClips oferece uma versão gratuita para agências pequenas e também uma versão trial que traz todas as funcionalidades gratuitamente por 7 dias. Basta seguir os passos abaixo.

Passo 1: Preencha o seu nome completo, email corporativo, telefone de contato e clique em “Cadastre-se grátis”.

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Passo 2: aponte em que tipo de empresa você trabalha e clique em “Avançar”.

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Passo 3: informe o nome da sua empresa, número de funcionários, o que é mais importante para você hoje, crie o seu nome de domínio no iClips e clique em “Comece agora”.

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Passo 4: Aguarde a criação da sua conta.

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Passo 5: Pronto! Você pode começar a usar todas as funcionalidades do iClips gratuitamente no trial de 7 dias.

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Tudo pronto para usar o sistema ERP gratuito do iClips? Basta clicar aqui para fazer o seu cadstro e começar agora

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