7 pontos que provam a relação entre tecnologia e produtividade

Gestores em todo lugar estão procurando por maneiras de aumentar a produtividade dos funcionários, para que a empresa possa crescer e prosperar. Hoje nós vivemos em um mundo tão moderno que toda agência deveria fazer valer a relação entre tecnologia e produtividade no trabalho.

Algumas pessoas podem até falar que a tecnologia é uma distração para os colaboradores. No entanto, usar os sistemas certos para os setores da agência pode trazer muitos benefícios tanto para empregador quanto para empregado.

Se você está se perguntando quais são as relações entre tecnologia e produtividade na agência, você veio ao lugar certo. Abaixo, apresentaremos 7 maneiras que a tecnologia pode ajudar na produtividade da agência.

Como tecnologia e produtividade andam juntas na agência?

Não é nenhum segredo que a tecnologia se tornou um recurso valioso para qualquer empresa. O software certo pode aumentar muito sua eficiência e performance no mercado, assim como melhorar a produtividade, comunicação, colaboração, moral e engajamento de toda a companhia.

No entanto, quando o assunto é escolher a tecnologia certa para a agência, tomar a decisão correta pode ser difícil, já que existem muitas opções disponíveis. Mas é claro, você não precisa de todos. Apenas um software de gestão integrada pode ser o suficiente para você ter assertividade nas partes estratégica, operacional e financeira da agência.

Com isso em mente, confira como tecnologia e produtividade estão totalmente interligados para o sucesso do seu negócio

1. Mais simplicidade nas pequenas tarefas diárias

Todo mundo faz coisas pequenas e mundanas todo dia que podem tomar alguns segundos ou minutos. Você provavelmente não presta muita atenção no tempo demandado para dar conta destas tarefas, mas, com o tempo, elas podem incomodar.

A tecnologia é útil para simplificar essas tarefas e melhorar a produtividade durante a jornada de trabalho. Você pode minimizar o esforço de funcionários que podem estar fazendo coisas desnecessárias ou simplesmente tirar o estresse de cima deles. Convenhamos, ficar criando, atualizando e recriando planilhas no excel para qualquer coisa enche a paciência de qualquer um.

2. Gestão de projetos mais assertiva

Considere a seguinte história. Um grande projeto para um dos maiores clientes da agência está chegando ao fim e todo mundo está correndo para conseguir terminar as tarefas a tempo. O colaborador A começa a trabalhar na tarefa Y. Sem saber que alguém já está empenhado nela, o colaborador B também começa a trabalhar na mesma tarefa. A confusão aparece e os dois funcionários sentem que ambos perderam seu tempo.

Você pode até ter uma versão diferente da mesma história, mas fica claro que uma má gestão de projetos acarreta uma grande perda em produtividade, sem mencionar o impacto negativo na motivação do time.

Isso é facilmente evitável com o uso de ferramentas de gestão, como um software integrado. Com ele, todo mundo fica sabendo quem está trabalhando em quê. O sistema também descreve claramente os prazos, dependências de tarefas e gargalos no projeto, permitindo que os gestores tomem certas medidas para manter um alto nível de produtividade.

3. Sem necessidade de compartilhar arquivos manualmente

Quantas vezes você teve que esperar vários minutos (até mesmo horas) para que um colega te enviasse um arquivo? Ao mesmo tempo, quantas vezes você já foi interrompido por um colega de trabalho desesperado atrás de um documento?

Compartilhar arquivos é uma das tarefas mais básicas que funcionários fazem todos os dias. Ainda assim, é um dos maiores matadores de produtividade. Softwares de gestão que permitem o compartilhamento de arquivos estão por aí a muito tempo, então não tem desculpa para não começar a utilizar.

Alguns, como o Studio, são gratuitos para usar. Então clique no banner abaixo e comece agora a usufruir da relação entre tecnologia e produtividade na agência.

4. Gestão de tempo automatizada

Se seus funcionários ainda estão usando cartões de ponto físicos e timesheets manuais para mensurar o tempo, você está perdendo todos os benefícios da tecnologia para automatizar o rastreamento do tempo nas tarefas.

Primeiramente, você está diminuindo significantemente a probabilidade dos colaboradores errarem no mensuramento do tempo, fazendo você economizar bastante com horas perdidas nesse processo.

Em segundo lugar, você está livrando um peso enorme das costas do pessoal de RH, pois eles não precisariam mais auditar manualmente cada espelho de ponto e corrigir erros um por um.

Por último, você ganhará ótimos insights sobre sua força de trabalho, como ela está alocada e como está usando o tempo. Isso permite identificar gargalos de produtividade e otimizar oportunidades. Com isso, o caminho para uma melhor gestão de projetos na agência já fica pavimentada e pronta para andar rapidamente.

5. Trabalho remoto otimizado

Quando você tem a oportunidade de trabalhar remotamente, você controla quando você permite distrações e comunicações com seu time durante o dia, o que te deixa mais livre para se concentrar no que precisa. Seus funcionários também terão mais energia durante o dia pois não estarão exaustos com a locomoção diária entre trabalho e casa.

Mesmo que sua agência não seja baseada no trabalho remoto, você pode oferecer essa opção. E ter tecnologias que permitam o trabalho à distância faz com que todo mundo esteja ao alcance de todos da agência (e dos clientes!).

Softwares baseados na web permitem o acesso de qualquer dispositivo e o armazenamento na nuvem faz com que o compartilhamento de documentos seja mais fácil e rápido.

6. Melhor colaboração

A tecnologia permite funcionários se reunirem, discutirem ideias, encontrar uma solução e criar algo novo. Existem algumas ferramentas online que possibilitam isso, como ERPs colaborativos. Dessa forma, seus colaboradores podem trabalhar em conjunto a qualquer hora e de qualquer lugar.

Funcionários também podem participar de reuniões no escritório, em casa ou em viagem. Você pode usar vários softwares colaborativos, como o Studio, Asana e Slack. Com esses sistemas, você pode executar projetos e discutir com todo o time independentemente de onde eles estiverem.

Com isso, você pode eliminar qualquer reunião desnecessária. Assim, você economiza tempo, dinheiro e recursos e ainda melhora os canais de comunicação com os colaboradores.

7. Bom para o marketing

O marketing permite que a agência melhore seus serviços, monitore o feedback de clientes, gere leads para o negócio e construa visibilidade de marca. Usar a tecnologia permite que você faça um melhor marketing e faça sua agência crescer. Por exemplo, você pode expandir o seu alcance de prospects por meio das redes sociais. E usar uma ferramenta que automatize a publicação de posts acelera o aumento da sua presença nessas plataformas.

Agora que você sabe como tecnologia e produtividade estão conectadas, que tal começar a melhorar sua capacidade produtiva agora? Baixe gratuitamente nosso Kit de Produtividade!