Zoom: o guia de como fazer reunião em videoconferência no PC ou celular

No processo de transformação digital das empresas, potencializado pela pandemia do coronavírus, o trabalho remoto se tornou uma realidade. Se muitos negócios ainda relutavam em adotar o home office, o ano de 2020 impulsionou esse modelo de trabalho, sobretudo por meio do Zoom.

Porém, não dá para trabalhar de forma remota sem contar com ferramentas de comunicação e integração entre as equipes, não é? Foi por isso que o Zoom teve um crescimento poderoso durante a pandemia, já que a plataforma permite a realização de reuniões, webinars, aulas e apresentações remotas, com inúmeros recursos para apresentadores e participantes.

Então, trouxemos aqui um guia completo sobre o Zoom, para você saber como usar a ferramenta e como ela pode ser útil no seu dia a dia e nas atividades de marketing. Acompanhe agora:

O que é o Zoom?

Zoom é uma plataforma de videoconferências na nuvem, reuniões online e mensagens em grupo. A ferramenta oferece uma excelente experiência de compartilhamento de áudio, vídeo e tela pela internet, tanto para usuários de desktop quanto de dispositivos móveis.

A missão do Zoom é tornar as comunicações por vídeo livres de complicações. Para isso, oferece inúmeros recursos para anfitriões e participantes, além de integrações com ferramentas de negócio.

Fundado em 2011 e lançado em 2013, o Zoom teve seu grande impulso em 2020, ano em que a pandemia acelerou a adoção do home office, diante da necessidade de distanciamento social. Em dezembro de 2019, o Zoom tinha cerca de 10 milhões de usuários participando de reuniões diariamente — em março de 2020, já eram 200 milhões.

Hoje a empresa conta com uma sede em San Jose, na Califórnia (EUA), e escritórios em vários países. Entre os clientes da plataforma, estão diversas marcas e instituições como HubSpot, TransferWise, Zapier, Delta, University of San Francisco e Columbia Business School.

Para que serve o Zoom?

O Zoom serve para realizar reuniões, webinars e apresentações pela internet, com recursos de chat, compartilhamento de tela, gravações, sala de espera, entre outras funcionalidades. A seguir, vamos ver os principais usos que você pode fazer dessa plataforma, especialmente pensando em empresas e marketing:

Reuniões

O Zoom serve para conectar pessoas que estão distantes entre si. Por isso, a plataforma é bastante usada para realizar reuniões entre equipes remotas, no dia a dia de trabalho, mas também entre amigos e familiares, na vida pessoal.

Algumas empresas aproveitam também as reuniões para realizar encontros informais, como um happy hour ou uma comemoração, que são importantes para gerar integração entre colaboradores. Isso vale para o período excepcional da pandemia, mas também para equipes globais, por exemplo.

Aulas

O Zoom também é bastante usado na educação. Instituições de ensino podem utilizar a plataforma para transmitir aulas ao vivo, com recursos de segurança e restrições para que o professor fique no controle da transmissão.

Para as empresas, é possível pensar em treinamentos para os colaboradores ou cursos para o público externo, a fim de educar clientes e consumidores.

Webinars

Webinars são transmissões ao vivo utilizadas na estratégia de marketing digital para educar e engajar o público. No Zoom, você pode fazer webinars com palestras, entrevistas, tutoriais, perguntas e respostas, lançamentos de produtos, entre outros tipos. 

Para apresentar o conteúdo, as empresas podem convidar seus próprios colaboradores para falar sobre temas da sua área de atuação, trazer convidados especialistas em determinado assunto ou fazer parcerias de co-marketing com outras marcas.

Muitas vezes, a inscrição no webinar é uma forma de coletar os dados dos participantes e nutri-los por email em uma estratégia de inbound marketing.

Suporte técnico

Os encontros remotos do Zoom também podem ser usados para realizar o suporte técnico. Equipes de pós-venda e onboarding podem atender seus clientes pelo Zoom, com recursos de compartilhamento de tela e envio de arquivos que tornam o atendimento mais eficiente.

Lives

O ano de 2020 popularizou a realização de lives. Embora tenham sido mais assistidas no YouTube, o Zoom também pode ser usado para isso. Porém, a plataforma serve para lives mais restritas, já que tem limitação de participantes. As empresas podem usar o Zoom para criar eventos para os seus colaboradores em datas comemorativas, por exemplo.

Como funciona a plataforma?

O Zoom é uma plataforma de videoconferências, mas oferece outras diversas soluções para a comunicação em vídeo. Veja agora quais são os produtos que o Zoom oferece e como funcionam:

Zoom Meetings

O Zoom Meetings é o carro-chefe da plataforma. As reuniões oferecem áudio e vídeo de alta qualidade e permitem a participação de até 1000 usuários com vídeo. Na versão gratuita, porém, o limite é de 100 participantes.

As reuniões são realizadas por um anfitrião, que gerencia o encontro online. O anfitrião tem diversos controles, como:

• Agendar reuniões;
• Convidar participantes;
• Compartilhar tela e permitir que participantes também compartilhem;
• Fazer anotações na tela compartilhada;
• Gravar a transmissão;
• Permitir bate-papo (somente com o anfitrião ou entre participantes);
• Criar enquetes;
• Criar sala de espera;
• Abrir salas simultâneas.

Zoom Video Webinars

O Zoom Video Webinars é a solução de transmissão de eventos ao vivo e sob demanda. É possível criar eventos online com até 100 palestrantes e com 100 a 10.000 participantes apenas para visualização, dependendo do plano. Os webinars oferecem recursos como:

• Criar formulários de inscrição;
• Personalizar emails de divulgação;
• Gerenciar inscrições;
• Integrar com sistemas de CRM;
• Utilizar planos de fundo virtuais;
• Compartilhar a tela dos palestrantes;
• Integrar com Facebook Live e YouTube Live;
• Oferecer visualização sob demanda;
• Inserir chat de texto no webinar;
• Criar enquetes e perguntas e respostas;
• Promover participantes a palestrantes;
• Permitir que participantes levantem a mão para interagir;
• Gerar relatórios de desempenho.

Zoom Rooms

O Zoom Rooms serve para compartilhar telas sem fio facilmente em salas presenciais de videoconferência. Ela permite integrar os participantes que estão presentes na sala, mas também os usuários remotos, sem a necessidade de hardwares complexos e pesados.

O Zoom Rooms exige apenas que a sala tenha um computador Mac ou Windows que execute o software Zoom Rooms, além de um tablet que execute o aplicativo da plataforma. Além disso, é preciso dispor de monitores, alto-falantes e outros dispositivos que qualifiquem a conferência. Os participantes, por sua vez, podem acessar de qualquer dispositivo com a ferramenta.

Zoom Phone

O Zoom Phone é um sistema de telefonia corporativa em nuvem. Permite realizar e receber chamadas, com recursos inteligentes de gerenciamento, como:

• Roteamento de chamadas;
• Atendimento automático;
• Suporte para telefones fixos;
• Identificador de chamadas;
• Histórico de chamadas;
• Gravação de chamadas;
• Mensagens de voz transcritas;
• Ferramenta para desktop e mobile;
• Integração com Zoom Meetings e Zoom Rooms.

Zoom App Marketplace

O marketplace de aplicativos do Zoom reúne os apps de terceiros que podem ser integrados à plataforma para tornar a experiência de uso mais completa. Eles aprimorar funções de CRM, analytics, atendimento ao consumidor, vendas, entre outras.

Estas são apenas algumas ferramentas que podem ser integradas:

• Eventbrite, para a gestão de eventos do Zoom Meetings ou Zoom Webinars;
• HubSpot, para a gestão de propsects e leads gerados no Zoom Webinars;
• Google Calendar, para agendar reuniões e eventos do Zoom;
• Zendesk, para agendar reuniões a partir do ticket de um cliente no Zendesk;
• YouTube, para automatizar o upload de gravações do Zoom no canal do YouTube.

Zoom Video SDK

Para quem quiser desenvolver aplicativos e integrações, o Zoom oferece uma plataforma para desenvolvedores. É possível encontrar APIs, Webhooks e SDKs para criar aplicativos personalizados e potencializar negócios.

Quanto custa usar o Zoom?

O Zoom oferece diversas opções de planos para diferentes necessidades e tipos de clientes. Há desde o plano gratuito para realizar reuniões até opções completas para cada produto da plataforma.

Os preços do Zoom são diferentes para cada solução que a empresa oferece:

• Zoom Meetings: a partir de U$ 149,90/ano (por licença);
• Zoom Rooms: a partir de U$ 499/ano (avaliação gratuita de 30 dias);
• Zoom Video Webinars: a partir de U$ 400/ano (por licença);
• Zoom Phone: a partir de U$ 96/ano (por usuário);
• Zoom United (Reuniões, Telefone, Chat): a partir de U$ 300/ano (por usuário).

No Zoom Meetings, que é a solução do Zoom mais procurada, há um plano gratuito. É possível realizar reuniões individuais ilimitadas, mas as reuniões em grupo só podem ter até 100 participantes e tempo máximo de 40 minutos.

Nos planos pagos do Zoom Meetings, é possível fazer reuniões em grupo sem limite de tempo, hospedar mais participantes (até 1000 com o uso de um complemento) e gravar na nuvem, entre outros recursos adicionais. 

Já no Zoom Video Webinars, os valores dos planos variam conforme o número de participantes que você deseja incluir, que pode variar de 100 (U$ 400/ano/licença) a 10.000 usuários (U$ 64.900/ano/licença). Se você falar com a equipe do Zoom e personalizar o plano, é possível chegar a até 50.000 participantes.

Existem ainda planos adicionais para aprimorar o uso da plataforma, como o armazenamento na nuvem, o plano de áudio e outros serviços profissionais. Há também planos específicos para clientes da área de Educação e Saúde, com valores mais vantajosos.

Quais são os prós e contras?

O Zoom é uma plataforma completa de videoconferências, com diversas soluções para comunicação em áudio e vídeo e inúmeros recursos de controle das transmissões. A plataforma conquistou milhares de clientes em 2020 e mostrou a sua força.

Porém, algumas características do Zoom podem não atender exatamente ao que você precisa ou que você espera de uma plataforma de videoconferência.

Então, vamos ver agora alguns prós e contras do Zoom para que você possa avaliar se a plataforma atende às suas demandas:

Qualidade e recursos transmissão

O Zoom oferece uma excelente qualidade de transmissão de áudio e vídeo, que alguns concorrentes não conseguem oferecer.

Além disso, a plataforma oferece recursos valiosos para realizar eventos online ao vivo ou reuniões com times grandes. Você pode enviar convites, enviar links de acesso e criar um ambiente de colaboração. E os usuários podem participar de reuniões e webinars sem a necessidade de ter uma conta na plataforma, o que alguns concorrentes exigem.

Participantes simultâneos

O Zoom é a plataforma de videoconferência que oferece o maior número de participantes simultâneos no plano gratuito. É possível incluir até 100 usuários com vídeo.

Nos planos pagos, é possível aumentar para até 1000 participantes nas reuniões e até 10.000 participantes nos webinars.

Limitação de tempo

O limite de tempo das reuniões é uma desvantagem do Zoom. No plano gratuito, é possível fazer reuniões em grupo de até 40 minutos (as reuniões individuais são ilimitadas). Já nos planos pagos, não há limite de tempo.

O Google Meet, um dos seus concorrentes, permite realizar videochamadas em grupo gratuitas de até 60 minutos. O WhatsApp, por sua vez, não tem limite de tempo, embora só permita até 8 participantes e tenha algumas limitações de qualidade e recursos.

Plataforma completa de soluções em áudio e vídeo

O Zoom não é apenas uma plataforma de videoconferências. Com todas as suas soluções, é possível realizar reuniões, webinars, chamadas e integrar todas essas ferramentas com plataformas de vendas e marketing. Para isso, o ideal é assinar um plano pago, mas existem opções para empresas de todos os portes.

Problemas de suporte

O crescimento do Zoom em 2020 foi vertiginoso. Milhões de novos usuários chegaram e surpreenderam a empresa, que teve que se adaptar. A ferramenta era focada em clientes corporativos, mas a explosão do uso durante a pandemia trouxe usuários de diversos tipos, que queriam usar a plataforma para as mais diversas finalidades.

Nesse processo, demandas inesperadas surgiram, e muitos usuários reclamaram da falta de suporte da empresa e atraso nas respostas. Segundo o Zoom, os problemas foram sanados nos meses seguintes, com a criação de novos recursos e ampliação da capacidade de suporte, além de webinars, treinamentos e tutoriais de uso da plataforma.

Problemas de segurança

O crescimento da base de usuários também levou a problemas imprevistos de segurança. Incidentes de assédio, invasões a reuniões privadas e acesso de hackers a câmera e microfone de usuários, por exemplo, foram motivo de preocupação para a empresa.

Por isso, medidas foram adotadas para aumentar o controle dos anfitriões e a segurança e privacidade dos dados dos usuários, inclusive com a criptografia ponta a ponta, que aumenta a proteção e era uma demanda recorrente dos usuários.

Como usar o Zoom?

Vamos ver agora um tutorial de como usar o Zoom e realizar as principais ações na plataforma, desde a criação da conta até os principais controles de anfitriões.

Se você quer apenas participar de uma reunião ou assistir a uma apresentação, não é preciso criar uma conta no Zoom. Você só precisa clicar no link fornecido pelo anfitrião e acessar a videoconferência pelo navegador, pelo programa para Windows ou Mac ou pelo aplicativo para celulares.

Mas se você quer organizar uma reunião, um webinar ou uma apresentação, o registro é obrigatório. A seguir, vamos explicar como dar os primeiros passos:

Como criar conta no Zoom

Criar a conta no Zoom é o primeiro passo para utilizar a plataforma. Para isso, vá até o site oficial do Zoom e clique no botão para se registrar. A plataforma pede o seu email e envia uma mensagem para ativar a conta. Ao clicar no link de ativação, sua conta já é criada.

Em seguida, o Zoom sugere que você convide colegas para a plataforma, mas é possível pular esse passo. Depois disso, você já recebe uma URL pessoal para as suas reuniões e já pode fazer uma reunião-teste.

Como baixar o Zoom

Quando você inicia a reunião-teste, o Zoom solicita que você baixe o programa, seja no desktop, seja no celular.

O site oficial do Zoom oferece uma Central de Downloads que oferece todas as versões da plataforma, como o programa para Windows ou Mac e o aplicativo para Android ou iOS.

Como organizar uma reunião no Zoom

Para organizar a sua primeira reunião, basta abrir o programa e convidar os participantes. O Zoom oferece um painel de controle na parte inferior da tela, com recursos de segurança (criar sala de espera, esconder fotos de perfil etc.), convidar participantes, abrir o chat, compartilhar a tela e gravar a reunião.

No canto inferior esquerdo, você também tem os controles de microfone e vídeo. Nas opções de vídeo, é possível incluir filtros e um fundo personalizado.

Como agendar uma reunião

Pelo navegador, você pode agendar uma reunião. Basta fazer o login e clicar em “Agendar uma reunião”. Nesse momento, você já pode definir algumas configurações, como o horário de início, a duração, a senha de acesso, a criação de uma sala de espera, a permissão de os participantes ingressarem a qualquer hora, entre outras.

Como fazer upgrade do plano

Se você quer fazer reuniões com mais de 100 participantes, mais de 40 minutos de duração ou outros recursos de transmissão, deve adquirir um dos planos pagos da plataforma.

Nas configurações da sua conta, vá em Gerenciamento de Conta > Cobrança. Essa página informa qual é o seu plano atual e os benefícios de fazer upgrade da conta.

Ao clicar em “Fazer upgrade da conta”, o site leva para uma página de checkout, que guia sua compra de acordo com as suas necessidades e preferências. A plataforma pede que você informe a quantidade de licenças que deseja, o plano, o ciclo de cobrança (mensal ou anual), opções adicionais (como gravação na nuvem e reuniões com mais participantes) e a inclusão de outros produtos do Zoom.

Em seguida, você informa seus dados de pagamento, revisa o pedido e confirma a assinatura. É possível pagar com cartões de crédito internacionais ou PayPal. Então, você já pode aproveitar os benefícios dos planos pagos.

Enfim, enquanto experiências remotas forem relevantes, o Zoom terá um público cativo para a sua plataforma. E não pense que isso vai acabar com a pandemia. Encontros remotos vão continuar em alta por muito tempo na era digital.

Agora você já sabe como usar e aproveitar essa ferramenta que passou a fazer parte do dia a dia de muitas pessoas em 2020. Utilize no seu trabalho, nos seus estudos, na sua vida pessoal, mas também aproveite todo o potencial do Zoom para o marketing do seu negócio!Agora, leia as nossas dicas de como planejar e executar uma reunião virtual de sucesso, que exige alguns cuidados para ser proveitosa.