Toda persona que desea emprender tiene dificultades para gestionar el negocio.
A pesar de tener conocimientos en el área de administración y gestión financiera, es difícil aplicar la teoría en la práctica y las situaciones del día a día exceden los conocimientos que se tiene.
Entonces, ¿qué hacer para tener más eficiencia y eficacia en la gestión de tu empresa? Lo mejor es comprender qué es un sistema de información.
Ese sistema tiene como elemento fundamental la información y, por ello, su finalidad es gestionar, almacenar y proveer datos e informaciones que puedan apoyar los procesos y funciones realizados en la empresa, además de también subsidiar la toma de decisiones.
Para entender más, sigue la lectura.
¿Qué es un sistema de información?
La primera cuestión que tenemos que pensar con relación a ese asunto es que un sistema de información no está restricto a un hardware o software.
Este es un concepto bastante común y que asusta algunas personas, pero que necesita ser desmitificado, ya que estos sistemas son de alcance mucho mayor.
En realidad, el objetivo de los sistemas de información es entender y analizar cómo ocurre el impacto de la adopción de las tecnologías de información en los procesos de decisión gerenciales y administrativos de las empresas.
Por eso, como ya afirmamos, su elemento principal es la información, ya que es esto lo que guiará las tomas de decisiones. ¿Pero de dónde surge esta información?
Básicamente, de la interacción que ocurre entre procedimientos, personas y tecnologías, que trabajan en conjunto con los sistemas de información para alcanzar las metas definidas por la empresa.
En este sentido, necesitamos destacar que el sistema el dividido en subsistemas.
Uno de ellos es social (incluyendo personas, informaciones, procesos y documentos) y el otro, automatizado (compuesto por máquinas, redes de comunicación y ordenadores).
Eso demuestra que realmente las personas son fundamentales para esta herramienta.
¿Cuáles son las características de este sistema?
El sistema de información puede trabajar con diversos elementos. Entre ellos están software, hardware, base de datos, sistemas especialistas, sistemas de apoyo a la gerencia, entre otros.
Es decir, están inclusos todos los procesos informatizados, que pueden disponibilizar la información correcta y hacer la empresa funcionar de manera adecuada.
Sin embargo, existen algunas características inherentes a este sistema que deben ser llevadas en consideración. Ve cuáles son.
Relevancia
El sistema debe generar informaciones relevantes y necesarias a la empresa, que deben ser generadas a tiempo y ser confiables.
Así, esas informaciones tienen un costo cercano al estimado por la organización y atienden a los requisitos de gestión y operación de la empresa.
Integración
Hay que tener una integración entre el sistema de información y la estructura de la empresa.
De esta manera, es más fácil coordinar los departamentos, sectores, divisiones y otros tipos de unidades de organización.
Además, este proceso de integración facilita y agiliza la toma de decisiones.
Flujo independiente
Esa característica es bastante diferenciada, porque, al mismo tiempo en que hay un flujo de procesamiento de datos, que ocurre de manera interna y externa, también hay un flujo independiente de los sistemas de información.
Está integrado a los subsistemas existentes y, por eso, actúa de manera más rápida y con menos costos.
Control
No es obligatorio, pero los sistemas de información pueden contener herramientas de control interno, cuya finalidad es asegurar que las informaciones generadas son confiables y actuar de manera a proteger los datos controlados.
Directrices
Sirven para garantizar que los objetivos de la empresa serán atingidos de manera objetiva, eficiente y directa.
¿Cuáles son los tipos de sistemas de información?
Como existen diferentes tipos de información y ellas son categorizadas en nivel, también hay diferentes tipos de sistemas.
Cada uno de ellos tiene especificidades y particularidades, vueltos para el suministro de determinado tipo de información.
Estos diversos tipos de sistemas trabajan de manera integrada, atendiendo a intereses empresariales diversificados. Ellos actúan en los niveles estratégico, operacional, de conocimiento y táctico.
Para simplificar, existen 4 sistemas de información principales. Ellos son bastante conocidos y utilizados en las organizaciones del mundo todo. Ve cuáles son.
ERP
Los sistemas Enterprise Resource Planning (o Planeamiento de Recursos de la Empresa) son softwares que integran diferentes procesos y datos de la empresa, reuniéndolos en un solo lugar.
De esta manera, los datos de todos los departamentos de la organización son integrados y almacenados.
Los datos brindados por los softwares ERP ayudan a traer más agilidad a los procesos y permiten cumplir la producción por demanda, también llamada de just in time.
El objetivo es reducir los stocks hasta eliminarlos, evitando los costos de almacenamiento.
Un ejemplo de funcionamiento de software ERP es en el momento de la venta de una mercancía.
Mientras la venta es realizada, los departamentos de producción y de compras son automáticamente alertados.
Así, es posible verificar si hay todos los productos o si será necesario adquirir algo. Además, es posible identificar la necesidad de reponer los estoques.
CRM
Los softwares Customer Relationship Management (o Gestión de Relación con el Cliente) automatizan todas las funciones relativas al contacto con los clientes, permitiendo que las organizaciones recolecten y almacenen los datos de contacto, las preferencias de los clientes, el histórico de compras de ellos, entre otros.
Así, la empresa puede contactar los clientes para estrategias específicas, con el objetivo principal de atender a las necesidades de los consumidores de manera anticipada.
SCM
Ya los sistemas Supply Chain Management (o Administración de la Cadena de Suministro) integran los diferentes procesos relativos a los proveedores de servicios, productos e informaciones.
La finalidad es crear valor para el consumidor, satisfaciéndolo cuando él adquiere un producto o servicio.
Así, ese tipo de software integra los datos relativos a fabricantes, proveedores y puntos de venta, garantizando que los productos sean entregues en las cantidades necesarias y en el plazo correcto, evitando la falta de mercancía o el exceso de stock.
Así, se alcanza un buen nivel de servicio al mismo tiempo que los gastos son reducidos.
Es importante resaltar que este software es compuesto por los sistemas de gestión de suministros y componentes, de la cadena de suministros, de la estructura de producto, del rastreo de origen y uso y de control de la cadena de suministros.
De esta manera, se consigue hacer desde la previsión de ventas, inventario y clasificación de productos hasta reducir el costo de manipulación y creación de piezas.
SIG
Los Sistemas de Información Gerenciales son dirigidos hacia el apoyo a la toma de decisiones y actúan en los niveles estratégico, operacional y táctico.
Las informaciones pueden ser reportadas por medio de gráficos, hojas de cálculo o, los habituales informes.
En el caso de los informes, ellos pueden ser categorizados en 4 tipos, como verás ahora.
Informes programados
Son una de las formas más tradicionales para la visualización de informaciones. Como el propio nombre afirma, ellos son programados, o sea, son generados de acuerdo a una programación.
Algunos ejemplos de informes programados son los de ventas por día y por semana y las demostraciones financieras mensuales, por ejemplo.
Informes de excepción
Son generados en situaciones excepcionales con la finalidad de obtener informaciones específicas.
Por ejemplo, un informe enfocado en la lista de deudas por cobrar o uno que presente a los clientes que sobrepasan el límite de crédito ofertado.
Informes y respuestas por solicitación
Presentan las informaciones de acuerdo con la solicitación del emprendedor. Por eso, no informan datos específicos, pero sí una visión general para que el gestor pueda analizar los datos rápidamente y encontrar soluciones inmediatas.
Informes en pilas
Las informaciones son puestas en pilas en el área de trabajo en red del gestor o emprendedor. Así, él puede acceder al informe siempre que quiera o necesite.
¿Cómo el sistema de información ayuda el funcionamiento de la empresa?
Como vimos, los sistemas de información tienen diferentes niveles y funcionalidades. Por eso, es evidente que estos softwares ayudan a la empresa a funcionar de manera más adecuada.
Por medio de la adopción de estos sistemas, el gestor consigue reunir una serie de informaciones importantes, que pueden impactar tanto en el servicio al cliente como en los procesos internos.
Además, la obtención de estos datos permite que el gestor o el emprendedor analice los datos y pueda interpretarlos.
De esta manera, las informaciones pueden ser usadas para la toma de decisiones estratégica, controlando las informaciones y los datos y asegurando que la empresa esté funcionando con el máximo de eficiencia.
Con esto, el resultado es un ganancia de competitividad, ya que el emprendedor consigue identificar fallas y oportunidades, atendiendo a demandas no satisfechas y a nichos específicos de mercado y diferenciándose de la competencia.
Considerando todo lo que fue visto en esta publicación, podemos comprender que los sistemas de información, independientemente de su tipo o características, son fundamentales para cualquier empresa, desde las más pequeñas hasta las grandes corporaciones.
En el caso de las pequeñas y medianas, sirve como un orientador para la toma de decisiones. Para las grandes, ayuda a organizar los datos, reunir las informaciones y organizar las tomas de decisiones, que pasan a ser más estratégicas.
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