Por Pedro Guajardo

Consultor de Transformación Digital a cargo de liderar el desarrollo de nuevos negocios. Miembro del equipo de Rock Content Internacional.

Publicado el 9 de mayo de 2019. | Actualizado el 8 de mayo de 2019


Utilizar un CRM en ventas hace que los procesos manuales sean optimizados para que los ejecutivos de ventas trabajen con más eficiencia y sean más estratégicos en sus tratativas.

Olvídate de guardar los datos en Excel y de sus gráficas, de las notas pegadas a la pantalla de tu computadora y todo aquel control que llevabas de forma manual, es hora de automatizar tu proceso de ventas.

Esta automatización es posible gracias al CRM en ventas, el cual te permitirá visualizar y llevar un mejor control de todos los procesos de ventas que se llevaban a cabo.

El Customer Relationship Management o Gestión de Relación con el Cliente te permitirá registrar todas las etapas de tu pipeline de ventas, determinar en cuál fase se encuentran tus leads y darles así, un seguimiento más adecuado.

Ahora bien, aunque es la base del proceso de la automatización, en este artículo nos enfocaremos en explicarte el por qué es necesario que consideres usar un CRM en tu empresa y responderemos dudas como:

  • ¿cómo se automatiza un proceso de ventas?
  • ¿Cuáles son los objetivos de hacer la transición?
  • ¿Cuáles son las ventajas del CRM en ventas?

¡Sigue leyendo y descúbrelo!

¿Cómo se automatiza un proceso de ventas?

Para lograr la correcta automatización es necesario que desde la primera instancia haya un acoplamiento integral con tu empresa y esto lo alcanzarás mediante:

La adopción del sistema CRM en ventas

Para su aplicación, este sistema requiere del componente humano, es por esto que los usuarios del sistema deben tener un entrenamiento previo y conocer el uso y la importancia del software de CRM en ventas.

Es necesario explicarles y demostrarles los beneficios específicos que posee. Asimismo, que no vean la utilización del CRM como una tarea extra o un controlador, sino que lo conciban como un facilitador de su trabajo en el día a día.

Es por esto que es necesario incorporar al personal lo más pronto posible en el nuevo sistema, es decir, permitir que expresen su opinión y punto de vista sobre el CRM en ventas y así logren aprovechar al máximo su potencial.

Personalizarlo a tu empresa

Para que el CRM en ventas cumpla con los objetivos que se propone realizar es necesario que esté personalizado para tu empresa, tu modelo de negocios, tus procesos comerciales y tu fuerza de ventas.

También es fundamental que esté muy bien definido y estructurado el pipeline de ventas, los leads, la prospección, la negociación, la oferta y propuesta.

Recuerda que las herramientas de automatización no funcionan de manera aislada, así que deberás tener definida tu estrategia de Inbound Marketing, por lo que, antes de empezar a automatizar todo tu proceso, los integrantes de tu empresa deben tener claro hacia dónde se dirigen.

Determinar cuáles procesos se pueden automatizar

Para lograr la automatización de los procesos es fundamental determinar cuáles de estos son susceptibles a dicho proceso y así lograr su eficiencia. Con los CRM en ventas es posible:

Automatizar la generación de clientes potenciales

Cuando el usuario interesado ingresa a tu página podrá introducir datos personales como: nombre, correo electrónico, empresa en la que trabaja, número de teléfono; esto permitirá al sistema crear un perfil de la persona en tu base de datos.

Estas funciones posibilitan enviar correos con información de su interés y permite al vendedor conocer mejor al prospecto antes de realizar la llamada que le permitirá identificar su disposición en ejecutar la compra y determinar en cuál etapa del embudo de ventas se encuentra.

Automatizar el envío de respuestas

En la actualidad los internautas prefieren recibir información y respuestas inmediatas y en tiempo real. Es por esto, que nacieron los chatbots y los live chats, los cuales buscan simplificar la forma en la que los usuarios pueden contactarse con las empresas.

Ambas herramientas funcionan perfectamente dependiendo de tu website, sin embargo un live chat requiere a una persona física para responder las preguntas de los usuarios en tiempo real, mientas que un chatbot lo hace mediante mecanismos de inteligencia artificial.

Ambos mejoran la relación con tus potenciales clientes brindando respuestas inmediatas a todas sus consultas en tiempo real, multiplicando la tasa de conversión y ventas.

Armado y envío de correos electrónicos

Plantillas de mensajes ya redactados que pueden ser reenviados sobre un producto o servicio y tarifas de precios son de gran ayuda para la automatización de tareas.

Pueden ir desde un simple documento con el logo de la empresa, hasta diseños muy elaborados realizados por diseñadores profesionales.

Además, si el cliente es potencial, es necesario que el vendedor contacte con el prospecto y realice un seguimiento posterior, aclare las dudas, mida los resultados, reconozca cuáles plantillas funcionan mejor y optimice las que no.

Automatizar el seguimiento a prospectos

Se realiza mediante correos de seguimientos y dan la oportunidad de agregar valor a los usuarios dependiendo de su etapa y ayuda a conocerlos en el proceso.

Los CRM permiten realizar estos seguimientos de forma correcta y automática mediante el uso de cadenas de correos para detectar, de forma instantánea, las acciones del usuario y lograr así accionar en consecuencia.

Detectar clientes potenciales

La etapa del embudo de ventas en la que se encuentra el cliente potencial, es fundamental. Con esta información se puede definir cuánto tiempo se le debe dedicar al prospecto en ese momento específico.

Además, es más sencillo para los vendedores conocer a quién deben contactar primero y conocer en cuánto tiempo aproximadamente el prospecto logrará la compra.

Para conseguir detectar estos puntos claves es necesario que el cliente potencial se registre en tu sitio web, donde, a medida que vayan realizando distintas acciones (abrir un correo, darle clic a un sitio específico de tu página), se le asignará una posición que determinará la clase de lead que es.

Agendar reuniones

Un correo preguntando cuándo puede realizarse la reunión, la hora, disponibilidad o cuál es su sitio de preferencia, es un proceso que también puede automatizarse.

Es importante recalcar que estas reuniones pueden ser tanto personales u online, como un webinar y significa que probablemente se consiga la venta, ya que al añadirle una cara a tu marca es más sencillo conectar con el cliente.

Existen muchas otras tareas que se pueden automatizar:

  • marcar un número de teléfono;
  • dejar un mensaje en el contestador;
  • registrar una llamada;
  • hacer reportes;
  • tomar notas;
  • hacer recordatorios y tags, entre otros.

Implementar el sistema

De nada te servirá tener un software si no lo implementas, es por eso que es fundamental que no solo los representantes de ventas logren dominarlo sino, también, los equipos de marketing y finanzas, ya que el sistema tiene información necesaria para los tres departamentos.

Integrar el sistema CRM a todas los sectores involucrados evitará que haya información desactualizada e inexacta entre los distintos departamentos y logrará minimizar la introducción de datos por duplicado.

Además, te recomendamos tener un sitio web responsive, así lograrás que tus representantes de ventas tengan acceso al sistema desde cualquier lugar con conexión a Internet.

¿Cuáles son los objetivos de la transición?

Si estás comenzando a introducirte en el mundo de la mercadotecnia y el marketing digital sabrás que sus estrategias están basadas en que tus clientes potenciales compren tus productos o servicio y, además, que sean fieles a tu marca, pero ¿cómo lograrlo?

Pues, es fundamental hacer que tus vendedores cumplan con el objetivo de lograr cerrar más ventas, ¿no te parece?.

Sin embargo ¿qué pasa cuando los vendedores no están enfocados al 100% con el propósito de su contratación? Un estudio de Hubspot revela que estos dedican solo el 34% de su tiempo en vender, mientras que el resto de su jornada se dedica en un:

  • 21% de su tiempo a escribir correos;
  • 17% a buscar prospectos;
  • 17% a ingresar datos de los clientes potenciales;
  • 12% a programar reuniones;
  • y el resto de la distribución de su tiempo se divide en entrenarse, buscar información y asistir a reuniones.

La herramienta de CRM en ventas ha estado en el mercado durante el tiempo suficiente para que este gasto significativo de tiempo no suceda.

La automatización de los procesos se presenta como una vía para aumentar la eficiencia y productividad de los empleados, cuyo objetivo es evitar realizar tareas manuales y, además, usar el tiempo de los vendedores para lo que es realmente crucial: vender.

¿Cuáles son las ventajas de la automatización del proceso de ventas?

Obtención de datos

La automatización de CRM en ventas da la oportunidad de acceder a la información en tiempo real permitiendo dar seguimiento puntual a las oportunidades de negocios.

Además, permite conocer en cuál etapa se encuentra el prospecto, el nivel de decisión de compra y si es necesario cambiar la estrategia.

Como leíste anteriormente, para llevar a cabo una venta es necesario que participen las áreas de mercadotecnia, ventas y administración por lo que la buena comunicación entre estos departamentos es fundamental.

La automatización de los procesos de ventas facilita el flujo de información entre estas áreas, permite cerrar acuerdos en conjunto y dar respuestas más rápidas y exactas.

Ahorro de tiempo

El CRM evita el trabajo por duplicado, agregar información de forma manual e incluso, realizar tareas que no representan ganancias directas a la empresa.

Aunado a esto, se evita perder tiempo con personas que no son clientes potenciales y que no están preparados para realizar la compra.

Mayor productividad de la fuerza de ventas

Al reducir a cero el tiempo que se dedicaba a buscar datos de contactos, hacer proyecciones, reportes o redactar correos, el equipo podrá cumplir con sus ventas.

Además, se logra concentrar en los objetivos importantes e ir directamente, por la relación con el cliente potencial para que finalmente realice la compra.

Si has trabajado con el proceso manual, sabrás que es una tarea ardua y complicada. Pero no solo eso, también disminuye la eficiencia de tu empresa y merma las posibilidades de conseguir las oportunidades de venta ¡y sabemos que no quieres esto!

El CRM en ventas está diseñado para todo tipo de empresas, así que si lo que buscas es que tu empresa consiga los objetivos sin perder tiempo ni esfuerzo en tareas repetitivas, te recomendamos que analices el obtener un CRM en ventas.

Para que puedas optimizar los procesos de tu empresa y generar los resultados que deseas, te recomendamos nuestro ebook sobre los departamentos de ventas, para que aprendas a estructurar, gestionar y escalar al siguiente nivel con tu equipo.

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