La alta competencia en el mercado y el creciente nivel de demanda de los consumidores obliga a las empresas a organizarse internamente.
Este trabajo implica innumerables acciones de las más diversas áreas de una empresa para, de esa forma, poder ofrecerle a los clientes productos, servicios y/o soluciones que están en constante evolución y perfeccionamiento. Todo comienza con una comunicación eficiente.
Después de todo, ¿cómo hacer un trabajo de calidad, combinando productividad y eficiencia, si los profesionales que conforman tu equipo no se comunican con claridad o, incluso, no participan en todo el proceso de ejecución de un proyecto?
Una reunión de kick off es extremamente importante para el mejor desempeño de todos los participantes, pues todo lo necesario para la ejecución eficiente de un proyecto estará perfectamente alineado con los profesionales que participan en el equipo de trabajo.
Por lo tanto, abordaremos algunos puntos fundamentales sobre la importancia de celebrar reuniones de kick off dentro de tu organización. ¿Tienes curiosidad y quieres saber más? ¡Continúa leyendo este artículo y encuentra las respuestas para tus preguntas!
¿Qué es una reunión de kick off?
En una traducción libre al español, significa algo así como “el puntapié inicial”, es una expresión del mundo de los deportes que tiene por objetivo dejar el inicio de un juego claramente marcado.
Con el tiempo, sin embargo, comenzó a usarse, cada vez más, en el mundo corporativo y, por lo tanto, surgió el concepto de reunión de kick off, es decir, una reunión para comenzar un proyecto específico.
En la práctica, es una reunión para presentar una idea, mostrar lo que se espera de un proyecto y las funciones de cada profesional participante. En resumen, hacer que todos tengan la misma visión de las tareas que necesitan ser realizadas.
El objetivo es que todo tu equipo comprenda que es un proyecto en particular y, de esa forma, se puedan evitar posibles fallas de comunicación.
Una reunión de kick off es, por lo tanto, una forma de invertir en trabajo en equipo, asegurando que todos los profesionales sepan de qué trata el tema que se abordará en la reunión.
En lugar de que únicamente los gerentes planifiquen una estrategia para rediseñar tu blog, por ejemplo, y solo después se incluyan en la conversación a los diseñadores, en este modelo todos participan desde el principio.
En esta reunión, la idea es aclarar todas las dudas, validar los objetivos, plazos, ideas, en resumen, poner al día a todos los empleados sobre qué es lo que hay que hacer, cómo se llevará a cabo y cuándo deberá entregarse.
De esta forma, los profesionales pueden dar sus sugerencias, cuestionar ideas y debatir cuáles son los mejores caminos para la empresa.
Esta práctica es extremamente necesaria para el gerente que quiere conquistar la admiración y la dedicación de su equipo.
Es una actitud de liderazgo que sirve para valorar el conocimiento y el trabajo de los profesionales que formarán parte de la ejecución del proyecto.
Por lo tanto, la tendencia es que los resultados sean más fáciles de alcanzar, reduciendo errores y aumentando la precisión.
¿Cuáles son los beneficios de esta reunión para tu equipo?
Pero en la práctica, ¿por qué una reunión de kick off es tan importante para tu empresa y para los profesionales involucrados en un proyecto?
Las ventajas de poner en práctica esta idea son las más diversas y, por lo tanto, hemos separado las principales para que no tengas dudas. ¡Continúa leyendo!
Alinear la relación con el cliente
El primer punto, quizás el más importante, es poder alinear todo lo que el cliente desea con relación al desempeño de tu empresa.
Es decir, ¿qué es lo que necesitas entregar para satisfacer los deseos y demandas de tu audiencia?
Además, es el momento ideal para hacer preguntas, evacuar dudas y aclarar cualquier otra cuestión que pueda surgir.
Motivar al equipo
El papel de un gerente también es motivar a su equipo, ¿verdad?
Para hacer esto de manera eficiente y transparente, nada mejor que asegurarte de que tu equipo participe en la ejecución de un proyecto, desde el momento inicial hasta los últimos ajustes.
Es una forma de valorar el conocimiento y la opinión de quienes ayudarán a tu empresa a entregar el resultado final.
Presentar las calificaciones de los miembros
En contacto con los clientes, la reunión de kick off también puede ser el momento ideal para presentar a los profesionales que forman parte de tu equipo y mostrar la calificación de cada uno de ellos.
De esta manera, el cliente aumentará su confianza en el trabajo que se realizará, pues conocerá el know how de tu empresa para realizar las tareas necesarias.
Aumentar el compromiso de los profesionales
Un desafío al administrar un equipo es garantizar que los integrantes del mismo estén comprometidos, motivados y con un alto nivel de productividad.
Al poner a todo tu equipo al tanto de lo que debe hacerse en un proyecto de Marketing, permites que los editores, diseñadores y otros profesionales puedan dedicarse más tiempo a encontrar las mejores soluciones.
Aprovechar al máximo cada componente
Con profesionales más comprometidos con los objetivos y metas a alcanzar, la tendencia es que cada uno de ellos tenga más disposición para llevar a cabo sus funciones.
Además, es más fácil y preciso, definir los roles de cada persona dentro de la ejecución del proyecto, asegurándonos, de esa forma, que cada empleado realice las tareas para las que está más calificado.
Comprender los resultados esperados
La reunión de kick off también sirve para estipular los resultados esperados por todas las partes involucradas en el proyecto.
Clientes, gerentes y profesionales: todos estarán en la misma página, favoreciendo que no existan dudas sobre lo que se debe entregar y distribuyendo las instrucciones necesarias para que el resultado final sea satisfactorio.
¿Cómo hacer una reunión de kick off eficiente?
Ahora que conoces los beneficios de realizar una reunión de kick off, ¿qué tal comprender, en la práctica, cómo hacer una reunión extremamente productiva?
Después de todo, uno de los principales problemas del mercado es el tiempo que se pierde con reuniones inútiles y eso no es lo que quieres, ¿verdad? Entonces, ¡sigue nuestros consejos!
Definir el momento
El primer paso, por supuesto, es establecer una fecha para la reunión. Es decir, ¿cuál es el mejor momento para que realizar el kick off?
Este es el momento de consultar con el cliente, comprender las condiciones de trabajo de los profesionales en este momento y asegurarte de que todos estén con el tiempo, y la mente, enfocados en esta reunión y no, por ejemplo, con el cierre de otro proyecto.
Elige a los responsables
Para el gerente, también es importante tener en cuenta quiénes serán los profesionales que participarán en el kick off y, por supuesto, qué trabajos deberá realizar cada uno de ellos.
Asegúrate de que esta elección se base en lo que cada empleado puede ofrecer, de modo que nadie esté "excluido" durante la reunión o no tenga un papel claro, lo que sería una verdadera pérdida de tiempo.
Organiza el espacio (incluso virtual)
También es importante asegurar la productividad de la reunión.
Parte de este trabajo es saber organizar el espacio donde tendrá lugar la reunión de kick off, asegurándonos de que todo esté listo (ya sea verificar la presentación o garantizar el equipo para una transmisión en línea, por ejemplo) para, de esa forma, minimizar la pérdida de tiempo.
Conducir los temas
El gerente también debe ser responsable de conducir los temas que se abordarán durante la reunión.
Por lo tanto, antes de la reunión, es importante resaltar qué temas se discutirán y, durante el transcurso de la misma, asegurarnos de que todos los asuntos sean discutidos en un momento determinado sin que se traspapelen.
Elaborar el cierre
Al final del kick off, le corresponde al gerente aclarar todas las dudas y confirmar los objetivos de todos los involucrados en el proyecto.
Al final de cuentas, después de la reunión, lo ideal es que los profesionales ya comiencen a ejercer sus respectivas funciones y, por lo tanto, es importante que no haya dudas sobre qué es lo que deben realizar.
También es importante comprender que no existe un modelo exacto de cómo debería ser una reunión de kick off.
De esta forma, puedes adaptar esta práctica y su ejecución de acuerdo con la cultura organizacional de tu empresa, el perfil de los profesionales y, también, el tipo de proyecto que se esté ejecutando. Lo importante es alinear a todo tu equipo en torno de un modelo que funcione.
Te guste o no, invertir en prácticas como las reuniones de kick off es una forma de estar más cerca de tu equipo, aumentar la productividad de todos y, además, la satisfacción dentro de tu empresa.
¿Quieres saber más sobre el tema? ¡Entonces lee nuestro artículo sobre clima organizacional!
