En el ámbito laboral, existen diversas herramientas que deben ser utilizadas para cumplir los objetivos que las empresas, o tú personalmente hayas fijado, pero, hay una que no debe faltar. Por supuesto, ¡me refiero al plan de trabajo!
El cual, es distinto en todos los casos que se vaya a aplicar, puesto que no existe una única fórmula para lograr el éxito.
En este artículo te explicaré qué es un plan de trabajo y la forma más efectiva para crearlo. ¡No pares de leer!
¿Qué es un plan de trabajo?
Un plan de trabajo es una herramienta se utiliza para organizar y sistematizar información relevante para la realización de un proyecto, investigación o tarea específica con objetivos y metas definidos.
También se dice que es una guía que propone una forma de interrelación entre los recursos humanos, financieros, materiales y tecnológicos.
Cada plan de trabajo tiene un tiempo determinado distinto, ya sea anual, semestral, trimestral, mensual o de acuerdo a las necesidades que así exija el proyecto o tarea.
El tiempo debe ser asignado dependiendo a las metas propuestas.
Para facilitar la ejecución del plan de trabajo, se debe elaborar un cronograma donde se especifiquen las fechas de las actividades a realizar para lograr optimizar los tiempos.
Es así, como dentro de éste, se encuentra inmersa la estrategia de marketing a utilizar.
Recuerda, aplicar una correcta planeación de acciones de marketing en una empresa es lo que va a garantizar el cumplimiento de los objetivos.
¡En la planificación está el éxito!
Características de un plan de trabajo
Las características del plan de trabajo, es todo aquello que lo hace imprescindible:
- optimiza los tiempos;
- divide tareas;
- sistematiza los procesos;
- involucra a un equipo de trabajo;
- elabora estrategias de ventas.
No existe empresa en la actualidad que trabaje sin un plan, debido a que es la forma más efectiva para triunfar.
Cuál es la importancia de aplicar el plan de trabajo
La importancia de la aplicación de un plan de trabajo, está directamente ligada con el cumplimiento de objetivos.
Planificar, controlar y dirigir un plan para que sea ejecutado correctamente, es lo que garantiza su efectividad. Esta planificación estratégica en tu empresa, es la herramienta que necesitas para encaminarla al éxito.
La estrategia que se vaya a elegir, debe involucrar a un equipo destinado a cumplir los lineamientos que en esta se designen para alcanzar su finalidad.
Además, el plan de trabajo ayuda a que la toma de decisiones sean eficaces y, la administración de los recursos y los procesos sean más eficientes.
¡No hagas nada sin un plan bajo la manga!
Tipos de plan de trabajo
Antes de comentarte acerca de los tipos de plan de trabajo, creo relevante nombrarte un excelente ejemplo de plan que puedes poner en práctica:
Gráfica de Gantt
La gráfica o diagrama de Gantt es una de las herramientas más utilizadas por su gran utilidad y eficacia a la hora de organizar un plan de trabajo, normalmente se hace mediante Excel.
Veamos cómo funciona:
Primeramente, hacemos una tabla, donde pondremos varios conceptos y valores en distintas columnas.
- N° de Actividad: puedes colocar tantas actividades sean necesarias en tu planificación.
- Tareas: se trata de organizar la estrategia y enfocarse en qué va primero y qué va después, listadas en una secuencia lógica.
- Inicio: como su nombre lo indica, es la fecha de comienzo de la estrategia.
- Fin: esta es la fecha de culminación de las actividades.
- Duración: una vez finalizado, se verifica el tiempo de duración, también es posible que la coloques antes como una duración límite.
De esta forma, es como la gráfica de Gantt se adapta a todos los tipos de planes de trabajo, como los siguientes:
De ventas
En este caso, ayuda a la elaboración de la estrategia de ventas que necesita la compañía para cumplir sus objetivos. Coordinar todas las actividades y las tareas a realizar con tu equipo de trabajo, es lo primordial.
Empresarial
Aquí, se trata de ejecutar acciones internas para que todos los departamentos de la empresa coadyuven para lograr el objetivo deseado.
Esta de mano de todo el equipo de trabajo y departamentos elaborar un correcto plan de contenidos para que la estrategia, ya sea de mercadotecnia o marketing de contenidos, surta el mayor efecto posible.
Educativo
Hay que dejar en claro algo, no sólo las empresas de venta de productos y/o servicios ejecutan planes de trabajo, ni son exclusivamente las que pueden hacer uso del diagrama de Gantt.
Para que estas tengan el personal calificado — que tanto exigen —, entonces, ante todo, el plan de trabajo debe iniciar en los organismos educativos. Llegar al nivel académico más alto requiere de un buen plan de trabajo para calificar tanto a sus docentes como a sus alumnos.
Para actividades personales
A ver, organizarnos nosotros mismos no debe ser una actividad menos. Lo mejor para elaborar proyectos y emprendimientos es planear, definir estrategias y objetivos tal cual lo hacen todas las empresas.
La organización de actividades y tareas es lo que nos va a llevar a materializar nuestros sueños.
Paso a paso de cómo hacer un plan de trabajo exitoso
Para hacer un buen plan de trabajo, sigue los siguientes pasos:
1. Visualización o proceso
Lo primero que debes definir son tus objetivos, para que indefectiblemente puedas responder a la pregunta, ¿a dónde quiero llegar?
Los objetivos deben ser específicos, medibles y posibles.
2. Diagnóstico de la situación actual
Conoce tu capacidad de factor humano, infraestructura y economía para comprender tus alcances y limitaciones, hará que puedas plantear tus objetivos de una manera realista.
3. Programación de actividades
Como te he comentado anteriormente, listar las actividades resulta fundamental para la planificación de un plan de trabajo, ordenar y diferenciar las tareas es lo primordial.
Nos da una visión de qué se debe hacer primero y lo que se debe dejar para después en un orden lógico secuencial.
4. Determinación de los recursos
Debes conocer cuáles son los recursos que tienes a tu disposición. Muchos planes de trabajo se caen porque son muy ambiciosos respecto a lo que en realidad tienen.
En conclusión
El plan de trabajo es una herramienta que puede ser utilizada en todos los ámbitos laborales, ya sean personales, empresariales o educativos. Se utiliza como el medio más idóneo para alcanzar los objetivos trazados.
Ya que conoces cómo elaborar un plan de trabajo, ahora te recomiendo leer este artículo para que conozcas las claves de la productividad.
