O que é comunicação interna? Aprenda as 14 estratégias para fazer a da sua empresa!

Quando falamos em ações de comunicação e marketing, o primeiro público-alvo que vem à mente da maioria dos empreendedores é o externo, composto predominantemente por clientes. Certo?

Por outro lado, nem sempre o público interno é lembrado, o que é um grande problema para as empresas. Afinal, são os colaboradores que fazem a máquina funcionar.

Sem ter uma boa comunicação com eles, suas estratégias dificilmente alcançarão os resultados esperados. Ou você acredita que um funcionário desinformado e desmotivado será produtivo?

Tais problemas podem ser resolvidos ou minimizados com a comunicação interna.

Essa ferramenta é importantíssima para as empresas que sabem que precisam de profissionais engajados para atingir seus objetivos.

Se você se interessou por isso, então acompanhe este artigo até o final! Você verá o que é comunicação interna, seus benefícios e mais 10 estratégias para você aplicar em seu negócio. Fique conosco!

O conceito de comunicação interna

A comunicação interna é uma área da comunicação integrada que foca suas ações nos colaboradores de uma empresa.

Trata-se da transmissão e do compartilhamento de informações relevantes e estratégicas em um ambiente corporativo.

Essa troca pode ser feita tanto de forma vertical (entre superiores e subordinados e vice-versa) ou de forma horizontal (entre os funcionários de um mesmo nível hierárquico).

Mas do que se tratam essas informações?

Bom, isso pode variar de uma mensagem mais ampla, como a propagação dos valores, missões, visões, estratégias de mercado e objetivos organizacionais, até algo mais segmentado e restrito a um grupo de funcionários, como feedbacks e metas por departamento.

O principal objetivo da comunicação interna é manter os colaboradores alinhados e engajados com os objetivos, causas e discursos da organização. Dessa maneira, são estabelecidas e estimuladas condutas que vão de encontro ao que a empresa prega.

Para que isso aconteça, o relacionamento com os profissionais da casa deverá ser transparente, constante, empático e simples.

A importância da comunicação interna para uma empresa

Para entender melhor a relevância dessa área, vamos elencar as vantagens de ter uma comunicação interna eficaz na empresa. Confira:

Melhora o clima organizacional

Se você já foi funcionário, deve ter ideia de como é chato um ambiente de trabalho em que pessoas pouco interagem entre si, não é mesmo?

Por meio da comunicação interna, os profissionais são estimulados a desenvolver relacionamentos interpessoais e o espírito de cooperação.

As distâncias entre os departamentos são reduzidas e, com isso, as pessoas podem interagir mais e trabalhar em sintonia.

Com um maior envolvimento entre os funcionários, o entrosamento aumenta e o time sai mais fortalecido, contribuindo, assim, para um clima mais leve, respeitoso e produtivo.

Aumenta a produtividade interna

A partir do momento em que os colaboradores se sentirem engajados com os objetivos da empresa, é natural que eles se esforcem mais para contribuir com a organização.

Cada funcionário passa a entender melhor seu papel dentro da empresa, sua importância e o impacto que seu trabalho gera nos resultados globais da companhia.

Isso faz com que os profissionais saibam o quanto eles e suas respectivas equipes precisam produzir para que o negócio, como um todo, seja beneficiado.

Enfim, com mais motivação e foco, a tendência é de que a produtividade também seja maior.

Diminui a taxa de rotatividade

Essas noções de produtividade e de relevância para a organização também contribuem para um tempo maior de permanência dos colaboradores.

Mas não é só isso. Funcionários mais motivados, reconhecidos e inseridos em um ambiente de trabalho agradável são mais felizes e quase não têm motivos para sair da empresa.

Uma mudança de ares será menos considerada quando a qualidade de vida no trabalho for recompensadora o suficiente.

É como em um relacionamento conjugal: se a relação for verdadeira, transparente e entrosada (valores que a comunicação interna propõe), as chances de separação diminuem.

Facilita a integração de novos funcionários

Um novo contratado que chega conhecendo a história da empresa, sabendo as funções que deverá cumprir e sendo bem recebido pelos atuais colaboradores tende a se integrar mais facilmente.

Como a comunicação interna prega a existência de um clima organizacional amigável e interativo, é essencial que os novos funcionários não fiquem isolados e se adaptem o mais rápido possível.

É importante que não existam barreiras. Assim, os novatos se sentirão mais à vontade para tirar dúvidas, dar sugestões e se aproximar das outras pessoas.

Minimiza os boatos e as fofocas

Se tem uma coisa que detona com qualquer ambiente de trabalho são os boatos, rumores e fofocas internas.

Isso é fruto de informações escondidas, desencontradas e mal distribuídas pelos líderes e seus funcionários.

Imagine, por exemplo, que o diretor de uma empresa tenha contado para um funcionário próximo que está negociando a mudança de escritório para uma outra cidade, mas sem revelar o destino.

Se esse funcionário contar para mais uma pessoa, essa informação incompleta vai se espalhar aos poucos pela organização, abrindo margem para especulações e preocupações desnecessárias sobre a nova sede da empresa.

Se for para levar a comunicação interna a sério, o jogo precisa ser aberto com os colaboradores, ok?

Reduz os efeitos de uma crise

Quando uma empresa passa por um momento difícil e resolve mostrar para o público interno sua real situação e as estratégias projetadas para melhorar, ela consegue reforçar a união entre os funcionários.

Mas é bom deixar claro que isso só será possível se todos os benefícios anteriores forem percebidos pelos colaboradores.

Não espere comprometimento de um profissional desalinhado com os objetivos da empresa, insatisfeito com o ambiente de trabalho ou desprestigiado.

Um exemplo de ação de comunicação interna que contribui com a redução de uma crise é a abertura para a participação dos colaboradores nas decisões estratégicas da companhia.

Se houver um canal em que eles possam deixar suas propostas de melhorias e receber um feedback por isso, as chances de as soluções aparecerem serão maiores.

14 melhores práticas de comunicação interna

Colocar esse conceito em prática não é algo tão complexo como parece. Existem estratégias simples que podem melhorar bastante a troca de informações dentro da empresa.

Quer conhecer essas ações? Então, confira as 10 que listamos:

1. Conheça bem sua empresa e seus colaboradores

Vamos partir do princípio. Como a comunicação interna busca um alinhamento entre os funcionários e as estratégias da organização, é preciso estudar ambos muito bem.

Comece com sua empresa e seus respectivos valores, objetivos, história, cultura e dados de mercado. Essas informações serão básicas para saber o que será compartilhado com o público interno.

Por sua vez, os colaboradores devem ser compreendidos com base em suas experiências profissionais, valores pessoais, personalidades, níveis de formação e outras características que ajudarão a definir as formas como as informações serão repassadas.

2. Elabore um planejamento para essa área

Assim como qualquer outro projeto, a comunicação interna demanda um planejamento para colocar em ordem tudo que será feito posteriormente.

Uma estratégia organizada e consistente depende de um planejamento que antecipe as ações a serem executadas e os objetivos a serem alcançados.

No caso da comunicação interna, os objetivos variam de empresa para empresa, mas alguns mais conhecidos são:

• aumentar o alinhamento dos colaboradores com os discursos da organização;
• alavancar o nível de satisfação dos funcionários;
• diminuir o turnover da empresa;
• melhorar a participação de profissionais nas reuniões estratégicas ou nas ações sociais da companhia;
• e impulsionar o índice de metas alcançadas por funcionário ou equipe.

3. Incentive a comunicação clara e acessível

Simplicidade nos diálogos é requisito básico na comunicação interna. Não importa se uma mensagem vem de cima para baixo ou entre diferentes departamentos, ela precisa ser compreendida por todos os destinatários.

E, para isso acontecer, é importante que cada um conheça bem o perfil de quem receberá a informação.

O responsável pelo setor financeiro precisa evitar ao máximo uma linguagem técnica quando for se comunicar com alguém do marketing, por exemplo.

Quando um chefe faz um pedido para um novo funcionário ou um estagiário, ele não pode deixar sua posição hierárquica ou a diferença de instrução prevalecerem na mensagem.

Nesses dois exemplos, é fundamental imprimir uma abordagem mais explicativa para evitar ruídos e erros nas tarefas demandadas.

4. Seja transparente com os funcionários

Já falamos sobre isso no texto, mas não é demais reafirmar a importância da transparência no relacionamento com os colaboradores.

Manter os funcionários por dentro das novidades boas e ruins da empresa é uma das maneiras de ter a confiança e o comprometimento do público interno.

Portanto, faça com que eles sejam os primeiros a conhecer as mudanças que impactarão sua rotina de trabalho. Afinal, é melhor que eles saibam por fontes internas do que externas.

Para isso, você pode enviar comunicados especiais por emails, vídeos, redes sociais internas e em reuniões presenciais.

5. Desburocratize o contato entre os departamentos

Qualquer tipo de barreira de contato entre as diferentes áreas de uma empresa só reforça a criação de grupos isolados e a retenção de informações importantes.

Não tem muito cabimento o preenchimento de formulários ou o agendamento de horários para que os funcionários consigam se comunicar com seus superiores ou com colegas de outros setores.

Os processos precisam ser mais simples e rápidos. E isso pode ser feito, por exemplo, com a eliminação de barreiras físicas, com a inclusão de uma área de lazer conjunta ou com a utilização de um software de comunicação interna.

O importante é abrir espaços para as conversas e fazer as informações fluírem de modo mais solto.

6. Ouça o que o público interno tem a falar

O funcionário que é ouvido tende a se sentir mais valorizado pela empresa. Esse é um dos fatores que fortalecem a sensação de pertencimento à organização.

Os colaboradores gostam de ver suas opiniões sendo recebidas, consideradas e reconhecidas por seus líderes.

Eles sabem que, por vivenciarem mais a parte tática e operacional da empresa, têm condições de apontar falhas e sugerir melhorias para muitos dos processos internos.

Então, não deixe de abrir canais, como pesquisas internas de opinião, para receber as ideias e críticas dos funcionários. Seja receptivo e mostre que você está disposto a ouvi-los.

7. Utilize diferentes canais de comunicação

Deixamos para exemplificar os demais canais neste tópico pela variedade e pelas diferentes formas de abordagem de cada um.

Os meios mais usuais são: email, vídeos, murais, convenções, reuniões, intranets e TVs corporativas.

Você não precisa utilizar todos, mas é bom variar entre os meios tradicionais, os eventos presenciais e os canais digitais.

Assim, você atenderá as preferências de todos os funcionários e terá mais opções para adaptar os conteúdos das mensagens.

Por exemplo, o mesmo balanço financeiro de um mês pode ser enviado por email (texto), áudio, slides ou vídeo. Desse modo, se um funcionário estiver ocupado e não puder ler o conteúdo, poderá ouvi-lo

8. Crie ações e eventos de relacionamento

Para estimular um convívio melhor entre os funcionários e agilizar a integração com os novos contratados, a promoção de eventos internos é sempre uma boa ideia.

Isso pode ser feito com festas temáticas, almoços em conjunto, happy hours, viagens para a equipe (caso ela seja pequena, obviamente) e com comemorações por metas batidas.

Enfim, essas reuniões sociais são ótimas para aproximar os colaboradores e aprimorar suas relações interpessoais.

9. Reconheça os esforços dos colaboradores

Se as informações, opiniões, críticas e sugestões são trocadas frequentemente na comunicação interna, por que as ações de reconhecimento também não podem?

Aliás, é altamente recomendável reconhecer publicamente e recompensar os esforços e os bons resultados de um funcionário ou uma equipe.

Divulgue os melhores e aqueles com um comportamento exemplar para a organização.

Faça isso em eventos internos, em posts nos grupos do Facebook da empresa ou por qualquer meio que chame a atenção dos outros colaboradores.

A intenção é fazer os profissionais da casa se sentirem mais valorizados e dispostos a darem o melhor de si para a empresa.

10. Acompanhe e otimize os indicadores do setor

Para garantir que as ações de comunicação interna atinjam os resultados esperados e possam ter o seu valor provado, você precisará de métricas. Com elas, é possível fazer uma mensuração correta.

Por exemplo, se o objetivo for reduzir a saída de funcionários em 6 meses, deve-se medir a taxa de turnover nesse período.

As métricas e indicadores de desempenho são sempre muito ligados com os objetivos estratégicos da comunicação interna.

Seus dados devem ser levantados por ferramentas de gestão e análise (como no caso dos turnovers) ou por meio de pesquisas internas (caso o objetivo esteja ligado com a satisfação ou com o alinhamento de funcionários).

As informações coletadas servirão de base para continuar com o que deu certo e reavaliar as ações que não cumpriram com as expectativas.

11. Dê protagonismo aos seus colaboradores

Para melhorar a comunicação interna e o endomarketing é importante oferecer boas condições aos seus funcionários. Nesse sentido, existem várias boas práticas que podem ser adotadas no cotidiano do seu negócio. Abaixo, listamos várias delas.

• crie grupos na empresa: uma boa prática que pode ser adotada são os grupos de minorias. Eles são importantes para entender as perspectivas, experiências e demandas dos colaboradores, além de auxiliar na correção de potenciais problemas;
• ofereça espaço para debates: boas conversas podem proporcionar ideias interessantes para melhorar os resultados da empresa. Assim, vale investir em formas que facilitem o diálogo e a troca de informações no ambiente de trabalho;
• realize pesquisas de área: esse tipo de ação pode ajudar a entender quais são as tendências na comunicação interna e como é possível incorporá-las na empresa;
• ofereça oportunidades para liderar: outra boa tática para melhorar a comunicação na sua empresa é incentivar a liderança dos colaboradores. Assim, eles conseguem se desenvolver e melhoram a performance no dia a dia;
• desenvolva a confiança: ter uma boa relação é importante para que os funcionários entendam que podem falar abertamente. Para isso, é necessário criar formas para que sua equipe consiga expressar opiniões;
• incentive o envio de conteúdos: outra boa prática é incentivar o envio de materiais pelos colaboradores. Nesse sentido, é possível criar um blog ou um canal oficial para o compartilhamento de informações e ideias.

Essas são algumas formas de dar protagonismo aos colaboradores e melhorar a comunicação interna. Além disso, vale reconhecer boas ações e adotar uma cultura de feedback para motivar o seu time.

12. Utilize comunicação inclusiva

Retirar os obstáculos existentes que atrapalham a comunicação interna e o endomarketing na empresa é fundamental. Assim, todos os membros do time, independentemente de possíveis limitações, conseguem ter acesso às oportunidades e direcionamentos importantes para a marca.

Nesse sentido, há várias boas dicas que podem ajudar a utilizar uma comunicação inclusiva e que garanta acessibilidade aos colaboradores. Abaixo, destacamos algumas delas:

• tenha um processo de comunicação acessível para todos os funcionários do negócio;
• ofereça opções de comunicação alternativas para acessar os conteúdos do negócio, como ampliação do texto, uso de áudio e vídeo, legendas e linguagem de sinais;
• desenvolva manuais de acessibilidade na intenção de que todos os membros da sua equipe tenham ciência e familiaridade com as regras e práticas de acessibilidade;
• assegure que as mídias usadas na comunicação interna e endomarketing sejam acessíveis para todos os usuários;
• ofereça treinamentos e capacitações aos funcionários com o intuito de ajudar na compreensão e aplicação das diretrizes de acessibilidade;
• inclua as diretrizes de acessibilidade em todos os documentos de políticas internas, garantindo o conhecimento das boas práticas e regras adotadas no negócio;
• certifique-se de que todos os membros da equipe estejam cientes das diretrizes de acessibilidade e de comunicação inclusiva;
• crie um canal de feedback para que os funcionários apontem potenciais adversidades quanto a acessibilidade.

Tais dicas podem acabar com os obstáculos e garantir acesso à informação para todos os membros da equipe. Assim, tem-se mais clareza e transparência no cotidiano de trabalho, assegurando melhores resultados.

13. Envolva o colaborador na produção de conteúdos

Ter uma equipe participativa e que compartilhe os conhecimentos adquiridos é importante para melhorar os resultados do negócio. Além disso, engajar os colaboradores na produção de conteúdo pode ser uma boa maneira de aumentar a motivação.

Ainda é possível alcançar diversos benefícios ao colocar o seu time no desenvolvimento dos materiais utilizados pela empresa. Por exemplo, há funcionários com diferentes capacitações, assim, pode-se obter conteúdos de alta qualidade para diferentes setores.

Também é viável aumentar o alcance dos materiais desenvolvidos e gerar maior conexão com o público da sua empresa. Assim, é válido aplicar as dicas que apresentamos logo a seguir:

• estimule o compartilhamento de ideias para os conteúdos da empresa;
• crie incentivos para que os colaboradores se envolvam com essa etapa;
• ofereça treinamentos para gerar maior motivação e capacitação para a produção de conteúdos;
• solicite a participação no desenvolvimento de conteúdos nos quais exista capacidade técnica;
• dê feedbacks positivos e reconheça a qualidade dos materiais que foram desenvolvidos.

Essas práticas vão auxiliar na hora de envolver sua equipe na produção de conteúdo, além de aumentar a motivação e gerar mais qualidade no trabalho em conjunto.

14. Compartilhe a visão da empresa

Outra boa prática que pode ajudar a otimizar a comunicação interna é compartilhar a visão da sua empresa. Essa informação melhora o alinhamento dos colaboradores com a missão, os valores e os objetivos organizacionais. Assim, é possível ter uma comunicação mais clara e forte no cotidiano de trabalho.

Além disso, a partir do momento em que todos estão com uma única visão, é possível melhorar o trabalho em equipe. Desse modo, o clima organizacional melhora e é possível construir um ambiente mais harmônico para trabalhar.

Consequentemente, os colaboradores tendem a ficar mais motivados, trabalhar com mais afinco e aumentar a produtividade. Sem contar na melhora da reputação da sua marca no mercado, o que auxiliará a chamar a atenção dos talentos, melhorando o seu processo seletivo e potencializando o crescimento do negócio.

Portanto, vale adotar formas para deixar claro a visão e os principais aspectos sobre a sua marca. Para isso, vale utilizar um manual, reforçar tais questões em reuniões e dar feedbacks para amparar os colaboradores no dia a dia.

Diferenças entre comunicação interna e endomarketing

Tais conceitos trabalham igualmente na relação entre os colaboradores e sua respectiva corporação. Por isso, surgem diversas dúvidas sobre quais as diferenças entre essas duas abordagens e como identificar qual o melhor caminho para adotar em sua empresa.

Primeiro, a comunicação interna é o processo de compartilhamento de informações entre membros da organização com o intuito de aumentar a produtividade e o desempenho do time, logo, ela está ligada aos processos que fazem a empresa funcionar.

Já o endomarketing é uma estratégia de marketing que consiste em promover a marca da organização para os funcionários, ou seja, está ligada a elementos estratégicos e a criação de uma cultura de marca na empresa. Veja, a seguir, quais as principais distinções entre essas abordagens.

Objetivos

Enquanto a comunicação interna pretende informar, orientar e motivar os funcionários de uma empresa sobre os processos e procedimentos internos, o endomarketing visa promover, incentivar e vender a imagem da empresa para seus funcionários.

Isso significa que o primeiro termo apresenta uma perspectiva mais prática e ligada a tarefas de curto prazo, enquanto o segundo se refere a uma abordagem estratégica e de longo prazo.

Ambas são importantes para atender as metas da corporação, especialmente porque elas podem atuar de maneira complementar. Enquanto a comunicação interna promove a troca de informações relevantes para obter um bom andamento das atividades, o endomarketing é responsável por criar um clima organizacional mais agradável e atrativo para os colaboradores.

Ferramentas

Outro importante ponto de distinção entre essas duas estratégias se refere às ferramentas utilizadas em cada caso. Para otimizar a comunicação interna, a equipe normalmente utiliza recursos mais diretos como e-mails, intranet, reuniões, avisos e outros elementos simples.

Enquanto isso, o endomarketing é desenvolvido de maneira mais estratégica, ou seja, por meio de recursos que conseguem gerar uma relação emocional entre o colaborador e a sua corporação.

Programas de reconhecimento, benefícios, campanhas de incentivos, treinamentos e apoio para a qualificação, são excelentes canais para implementar o endomarketing.

Portanto, é necessário identificar quais são as suas ferramentas disponíveis, utilizando-as de forma otimizada na estratégia de gestão. Assim, você consegue determinar quais os recursos mais interessantes para alcançar essa ligação mais próxima com o time.

Responsáveis

Também há diferenças entre os responsáveis pela organização e implementação de cada uma dessas abordagens. Enquanto a comunicação interna é feita a partir dos líderes ou entre colegas do mesmo setor, o endomarketing fica sob responsabilidade de uma equipe específica.

Isso acontece porque as etapas de endomarketing podem se tornar complexas e envolver membros de diversos setores da empresa, tal como o do Marketing, RH, comunicação e demais setores estratégicos na relação entre empresa e colaboradores.

Vale destacar que essa estrutura muda conforme o tamanho da corporação. Nos casos em que a empresa conta com poucos colaboradores, geralmente as estratégias de endomarketing são desenvolvidas pelos próprios líderes.

Contudo, à medida que sua empresa ganha escala, é importante desenvolver projetos mais robustos e detalhados para melhorar a relação com seus colaboradores.

Conteúdo

É importante destacar que há uma grande diferença no conteúdo de cada abordagem, mesmo que ambas compreendam a comunicação entre os colaboradores e sua empresa.

Como a comunicação interna procura transmitir a informação da maneira mais prática e eficiente possível, o seu conteúdo é constituído de registros, dados, documentos, prazos, cronogramas e demais elementos responsáveis por transferir registros de um colaborador para outro, de maneira clara e objetiva.

Já no caso do endomarketing, as mensagens são focadas na promoção, no incentivo e na motivação dos colaboradores ao fazer parte de um determinado projeto.

Por isso, o conteúdo apresenta um caráter mais emotivo, utilizando gatilhos mentais e ainda trazendo vários elementos que aumentem o engajamento dos colaboradores.

Conclusão

A comunicação interna é, definitivamente, uma ferramenta indispensável para o sucesso de uma empresa.

Seu conceito prega um relacionamento mais aberto, integrador e estreito com um dos ativos mais valiosos de qualquer negócio: os funcionários.

E isso é fundamental para promover um melhor serviço para os clientes, uma equipe mais engajada, uma cultura organizacional forte e uma empresa mais competitiva.

Bom, um conceito que está muito próximo de comunicação interna e que acaba confundindo muita gente é o de endomarketing.

Ambos são parecidos, mas não são a mesma coisa! Então, saiba o que é endomarketing e como esse método também pode contribuir com a motivação e a produtividade dos seus colaboradores.