Por Redator Rock Content

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Publicado em 9 de maio de 2019. | Atualizado em 25 de julho de 2019


A gestão de tarefas colabora para a produtividade e a eficiência do seu trabalho, o que pode ser um diferencial competitivo em um mercado tão concorrido. Evitar atrasos e funcionários sobrecarregados são apenas alguns dos benefícios da organização. Por isso, contar com ferramentas de gestão de tarefas é fundamental.

Para quem precisa administrar um negócio, seja ele um pequeno e-commerce ou uma grande multinacional, a gestão de tarefas é, sem dúvidas, um dos principais desafios a serem enfrentados. Não basta ter excelentes profissionais e uma estrutura de trabalho se, na prática, a produtividade da sua empresa é baixa.

Muitas vezes, o tempo e os recursos disponíveis são poucos, o que torna ainda mais importante organizar as tarefas dentro da sua organização. Afinal, para conseguir realizar tudo o que foi planejado e conseguir alcançar os objetivos traçados, é preciso saber priorizar as suas obrigações e responsabilidades.

Felizmente, a transformação digital permite que os profissionais tenham acesso às mais diversas soluções para seus problemas do dia a dia. As ferramentas de gestão de tarefas são um exemplo. Que tal, então, se aprofundar no assunto e conferir algumas dicas para aumentar a sua produtividade? Então continue a leitura!

O que é a gestão de tarefas?

Poucas coisas são mais frustrantes do que estabelecer um plano de marketing, com estratégias e ações a serem utilizadas para melhorar a comunicação e publicidade do seu negócio e, na prática, muitas das ações não serem realizadas. As razões podem ser muitas, da falta de recursos até a má gestão de tarefas.

Para gastar menos tempo com trabalhos burocráticos e operacionais, por exemplo, é preciso investir no gerenciamento das responsabilidades da sua equipe. A gestão de tarefas é, portanto, uma forma de organizar e distribuir as atividades de cada integrante de uma equipe, otimizando ao máximo a produção na sua empresa.

Estabelecer prazos, controlar compromissos e realocar responsabilidades fazem parte da gestão de tarefas. O objetivo é encontrar uma divisão das obrigações que seja justa para todos, garantindo que os profissionais tenham o tempo necessário e capacidade para realizar determinada atividade.

Controlar todas as tarefas evita, por exemplo, que atrasos prejudiquem o desenvolvimento de um projeto mais complexo. Para um gestor, a prática inclui monitorar e ajudar os seus funcionários no desempenho de suas funções, garantindo a execução das tarefas da maneira mais produtiva possível.

Para conseguir realizar todo o planejamento traçado e, consequentemente, alcançar os objetivos da sua empresa, é preciso que cada uma das atividades seja realizada no tempo e da maneira certa. Mas isso só vai ser possível com esse trabalho de gestão de tarefas sendo colocado em prática.

Portanto, assim como uma loja de roupas precisa gerenciar e organizar seu estoque, uma equipe de Marketing deve realizar a gestão de tarefas. Evitar que os funcionários fiquem sobrecarregados ou ociosos, por exemplo, vai garantir uma maior eficiência e produtividade por parte da sua equipe.

Utilizar as soluções disponíveis no mercado para facilitar esse trabalho é uma obrigação de qualquer gestor. Portanto, contar com o auxílio de ferramentas de gestão de tarefas deve, sem dúvidas, ser uma decisão a se considerar dentro da sua empresa.

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Quais as 5 melhores ferramentas para realizar a gestão de tarefas?

Para que você tire o melhor da sua equipe e saiba como investir melhor os recursos disponíveis, utilizar uma ferramenta de gestão de trabalho no dia a dia da sua empresa pode ser um diferencial. Para facilitar essa tarefa, separamos as 5 melhores soluções disponíveis no mercado. Confira!

1. Trello

O Trello talvez seja a ferramenta mais conhecida quando falamos em programas para a gestão de tarefas. Com um design simples e intuitivo, é muito fácil utilizar essa solução, garantindo a rápida adaptação da sua equipe. Dividido em etapas, o quadro de tarefas fornece uma visão geral do que está sendo produzido.

Por meio de pequenos cards, você pode separar as tarefas “a fazer”, “em andamento” e “concluídas”. Dessa forma, o seu controle é muito maior sobre em qual etapa está uma atividade, por exemplo. Você pode estipular prazos, prioridades e os responsáveis em cada tarefa, evitando atrasos e mesmo a refação.

2. Quire

Com um fluxo de trabalho muito similar ao Trello, o Quire também foca na experiência do usuário por meio da visibilidade das suas tarefas. A ferramenta permite que você atribua uma tarefa para um funcionário, também estabelecendo os prazos, e acompanhe todo o seu desenvolvimento.

Além disso, você pode verificar o progresso de todas as tarefas da sua equipe. Com os mais variados tipos de gráficos, é possível identificar se a produtividade está, de fato, aumentando ou não.

3. Asana

Saber quem está com uma tarefa e o que foi desenvolvido até agora é fundamental quando falamos em gestão de tarefas, certo? O Asana oferece um visual em forma de calendário de tudo o que está sendo produzido pela sua equipe. Assim, você pode identificar projetos que precisam de uma ajuda para serem concluídos, por exemplo.

Além disso, com a descrição e o responsável de cada atividade, você evita que dois profissionais realizem o mesmo trabalho. Com um chat na própria ferramenta, a comunicação também pode ser facilitada, seja para tirar uma dúvida ou fazer alguma mudança no planejamento.

4. Evernote

Para compartilhar projetos, anotações ou ideias, o Evernote é excelente por contar com muitos recursos visuais disponíveis. Dessa forma, você pode anexar uma imagem nas suas tarefas, seja para ilustrar alguma ideia ou apenas facilitar a visualização das informações.

A ferramenta também permite que você digitalize documentos e, ainda mais importante, salve páginas ou endereços na internet que possam ser do seu interesse. Assim, você garante que não vai perder aquele artigo que achou interessante para complementar um trabalho ou projeto, por exemplo.

5. Microsoft OneNote

O grande diferencial do Microsoft OneNote é justamente a integração com outros programas e ferramentas da Microsoft. A partir dele, é possível organizar todas as suas tarefas em blocos e, assim, ter um maior controle sobre a produção da sua equipe. Além disso, você também consegue destacar atividades que devem ser priorizadas.

Outro benefício do OneNote é a possibilidade de adicionar variados arquivos de mídia aos seus cards. Ou seja, quer dar uma sugestão que pode ser interessante para o trabalho de outro profissional? Coloque um vídeo ou um documento do Word, por exemplo. O compartilhamento das suas atividades também é simples e fácil de ser feito.

Quais os benefícios de contar com uma ferramenta de gestão de tarefas?

Com uma concorrência cada vez mais brutal e consumidores exigentes, não ser produtivo é o primeiro passo para que a sua empresa perca espaço na sua área de atuação. Portanto, para que você não pense duas vezes antes de contar com uma ferramenta de gestão de tarefas, listamos os principais benefícios.

Informações centralizadas

Poder centralizar todas as informações em um único lugar é um alívio para qualquer gestor. Com as ferramentas de gestão de tarefas, você tem, disponível em um único lugar, dados de tudo o que foi realizado. Isso facilita o trabalho, por exemplo, na hora de produzir um relatório com o desempenho da sua equipe.

Comunicação aprimorada

Um problema muito grave no mundo corporativo é a falta de comunicação, o que pode acarretar em uma série de problemas, como a perda de prazos ou retrabalho. Uma ferramenta de gestão de tarefas exige a comunicação entre os profissionais envolvidos em um projeto para que tudo saia como o esperado.

Controle e gestão das atividades

Nada melhor do que conseguir visualizar o desempenho de cada tarefa ou funcionário de maneira simples e prática, certo? É exatamente isso o que essas ferramentas têm para oferecer: organização. Isso torna possível uma gestão mais eficiente das tarefas e, consequentemente, proporciona melhores resultados para o seu negócio.

Qual o impacto da gestão do tempo no processo de design?

Algumas atividades necessitam ainda mais de um trabalho eficiente de gestão de tarefas e também de tempo. É o caso do Design, em que o trabalho criativo é extremamente necessário e saber administrar as suas responsabilidades pode significar uma criação que realmente cumpra o seu propósito.

Muitas vezes, o tempo para realizar uma tarefa pode parecer longo, porém, na prática, é o tempo necessário para se produzir um trabalho de qualidade. Por deixar de se organizar e realizar as tarefas perto do prazo de entrega, a tendência é um resultado final longe de entregar a qualidade ideal.

Por isso, é fundamental trabalhar a gestão do tempo disponível para evitar o acúmulo de tarefas e, consequentemente, resultados ruins. São problemas que podem ser solucionados com a utilização das ferramentas de gestão de tarefas, por exemplo.

Assim, fica evidente como a gestão de tarefas é um método que deve ser aplicado em qualquer tipo de negócio que busque o sucesso. Seja para gastar menos tempo em atividades pouco produtivas ou investir melhor os recursos disponíveis, utilizar as ferramentas disponíveis pode ser um diferencial.

Com a gestão de tarefas sendo realizada de forma eficiente, a tendência é que a sua equipe aumente a produtividade. Isso significa produzir mais em menos tempo, o que é um fator muito importante para se destacar.

Agora, que tal entender qual a é importância da gestão do tempo no processo do Design?

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