Conheça 5 aplicações de exemplo de PDCA na sua agência

PDCA é uma metodologia que garantem a solução de um problema específico numa empresa. Para identificá-lo, é preciso ter em conta as metas que devem ser alcançadas e os obstáculos que estão impedindo o negócio de chegar lá. Assim, será possível colocar em prática alguns tipos de exemplo de PDCA.

O método em si é dividido em três estágios: planejamento, execução e controle. Vamos conferir cada um deles?

• Planejamento: nesta primeira etapa é escolhido o processo de ações que devem ser feitas para atingir os objetivos esperados.
• Execução: aqui, o planejamento é colocado em prática por todas as pessoas ou times que foram incluídos no planejamento.
• Controle: nesta etapa, os resultados são analisados para saber se o planejamento foi bem executado e identificar possíveis erros que tenham ocorrido a fim de resolvê-los. 

Para que você consiga fazer essas aplicações dentro da sua agência, desenvolvemos este artigo em que trazemos cinco exemplos práticos de PDCA, são eles:

• Planejamento de Marketing Digital;
• Identificação de personas;
• Processos de comunicação interna da agência;
• Acompanhamento dos fluxos de trabalho;
• Otimização da rotina de líderes e gestores da agência.

Vamos conhecê-los?

1) Impulsionamento do planejamento de Marketing Digital

Antes de mostrar como o PDCA pode ser aplicado neste primeiro exemplo, vamos tratar de entender o que é o planejamento de Marketing Digital. 

Esse plano reúne todas as estratégias e ações que devem ser feitas para que a empresa alcance o objetivo de negócio. A nível estratégico, são três os pontos principais que precisam ser determinados: a buyer persona, funil de venda e os canais online a serem trabalhados.

A buyer persona – ou simplesmente persona – é o personagem semi-fictício que representa o seu cliente ideal. Assim, todos os conteúdos devem ser criados com foco nela. Caso você ainda não tenha criado a sua, não se preocupe,. este gerenciador que desenvolvemos pode te ajudar.

O funil de vendas nada mais é do que a jornada de compra que todo cliente da sua agência traça para chegar até a sua oferta. Conhecer bem as etapas desse funil é essencial para saber como direcionar suas mensagens a partir do momento de atração, consideração e conversão da sua persona.

Afinal, essa mensagem será propagada nos canais online que devem ser definidos por você com base naqueles que seu público mais costuma acessar. 

Para que esse planejamento de marketing realmente leve a sua agência a conquistar o seu objetivo, é fundamental seguir a execução implantada pelo PDCA assim como o controle que deve ser feito para saber se você e seu time estão no caminho certo.

2) Use um exemplo de PDCA para identificar personas

Muito embora o padrão seja negócios criarem somente uma buyer persona, algumas exceções podem ocorrer. A própria Rock Content tem mais de cinco personas voltadas aos serviços específicos que são oferecidos: estratégia de Marketing de Conteúdo, criação de sites a partir do Stage, gestão de agências por meio do Studio, entre outros.

Caso a sua agência também conte com variados tipos de serviços ou produtos, a criação de mais de uma persona possa ser pertinente e os passos do PDCA podem ser de grande valia.

No que diz respeito ao planejamento, trate de saber quais são as ações que o seu público realiza na internet e que podem levá-lo a comprar as suas ofertas.

A partir disso, você passa a saber quantas personas serão criadas de acordo com as dores de cada uma delas e a forma como sua empresa conseguirá saná-las, isso corresponde à parte da execução.

Por fim, no controle, o alcance das suas ações de marketing destinadas a cada persona deve ser feito a fim de conferir se estão sendo efetivas. O time de vendas, inclusive, pode dar esse feedback ao dizer se as leads estão mais educadas e alinhadas com a proposta comercial da agência.

3) Processos de comunicação interna da agência

Todos os processos de uma agência precisam estar alinhados. Por exemplo: toda vez que um vendedor traz um novo cliente, o setor de atendimento precisa saber precisamente o que ele quer para montar o briefing. O analista de Sucesso do Cliente também deve entender o que será feito em prol da estratégia desse cliente. Os produtores de conteúdo igualmente precisam estar a par disso para fazer as peças que correspondam a esse trabalho.

Por isso, é fundamental que os times estejam alinhados na comunicação interna da agência, especialmente nos trabalhos que envolvem a participação de todos. Afinal, já pensou que constrangedor seria, por exemplo, o seu analista de CS cobrar do cliente o pagamento do serviço sendo que esse já foi feito, mas não foi informado pelo financeiro? 

Por essa razão, uma boa comunicação deve ser estabelecida dentro da sua agência. Isso fortalece o uso de soluções como o Studio em que todas as tarefas podem ser inseridas num só lugar. Dessa forma, todos os times passam a ter ciência dos projetos que estão em execução e todos os membros envolvidos neles.

Porém, nem mesmo o melhor carro se locomove sem combustível, não é mesmo? Por isso, é necessário que a ferramenta seja utilizada dentro de uma estratégia que traga o planejamento de todas as ações que serão feitas e seu controle sobre o qual falaremos a seguir.

4) Acompanhamento dos fluxos de trabalho

Os fluxos de trabalho são compostos por checklists de todas as atividades realizadas pelos integrantes da sua agência. Vejamos a seguir um caso muito comum nas equipes comerciais.

O vendedor analisa as leads que chegam a partir das ações e campanhas de marketing realizadas pela agência. Em seguida, entra em contato com aquelas que possuem um maior potencial de compra dos produtos ou serviços prestados. Assim, é realizada uma chamada por telefone ou conferência para fazer a oferta.

Como pôde perceber, se trata de um fluxo de vendas usado por um representante comercial para converter leads em clientes. Contudo, para que se tenha certeza de que todos estão utilizando-o da forma correta, o gerente de vendas deve fazer o acompanhamento de cada vendedor a fim de conferir que estejam seguindo-o adequadamente.

Portanto, aqui se aplica justamente a parte de controle do PDCA em que é preciso ver a eficiência no desempenho da aplicação do fluxo. Agora que vimos um exemplo em vendas, vamos ver como pode funcionar no marketing?

Um analista do time de marketing tem, entre suas funções, aumentar exponencialmente o tráfego do site da agência assim como a geração de leads que por ele chega. Para isso, se faz necessária a produção e divulgação de conteúdos e materiais ricos, além de analisar o resultado dessas conversões.  

5) Otimização da rotina de líderes e gestores da agência

Dentro de todas as empresas, os líderes e gerentes têm um objetivo principal: fazer com que suas respectivas equipes alcancem as metas que estão conectadas com o objetivo que o negócio precisa alcançar. Logo, seu dia a dia é composto por tarefas que otimizem o trabalho a fim de levar seus liderados em direção ao sucesso.

Para que esses líderes tenham certeza das ações que estão dando certo e daquelas que não estão funcionando conforme o esperado, eles devem ter uma visão sistêmica para identificar esses atributos. Vejamos exemplos de cada caso considerando as três etapas do PDCA para que isso fique claro.

Consideremos um analista que bate as suas metas sem dificuldades todo mês. Ao conferir sua forma de trabalho, percebe-se que ele começa o mês planejando bem tudo que será feito, executa e fica atento a todos os resultados que precisa conquistar por dia ou semana para que o fim do mês traga a meta necessária.

Por outro lado, temos um analista que executa muito bem suas funções, mas não faz um planejamento que envolva o ponto em que ele está no momento e qual quer conquistar, muito menos como fazer isso. Em suma, trata-se daquele colaborador que faz as tarefas que são passadas a ele, mas reza para que a meta simplesmente seja batida no fim do mês.  

Ao ter um entendimento pleno de como planejar, executar e controlar as tarefas, os líderes e gestores podem orientar seus funcionários no caminho mais assertivo de sucesso para que todos os colaboradores – inclusive o do segundo exemplo – possam conquistar seus objetivos a partir da metodologia.

Ao seguir essas 5 aplicações, você e os membros da sua agência poderão ter uma gestão mais eficiente por meio do PDCA. Afinal, para que ela possa se destacar num mercado cada vez mais competitivo, a boa gestão empresarial é fundamental. Um dos grandes problemas enfrentados por agências nos dias de hoje é a falta de clareza na gerência geral por conta de tarefas que não são devidamente delegadas e processos que simplesmente não funcionam.

Assim, para que você saiba como gerir bem a sua organização, continue conosco e confira agora este artigo que escrevemos sobre os usos e benefícios da gestão empresarial em agências.