Gerenciador de agência: conheça as 3 principais ferramentas do mercado

Manter a excelência no atendimento e na execução das demandas dos clientes de uma agência é fator primordial para se ter sucesso nesse negócio, não é mesmo? Para ajudar nessa importante missão, é fundamental contar com um gerenciador de agência. Com essa ferramenta ERP, é possível otimizar processos como briefing dos clientes, produção, aprovação e correção de conteúdos.

Além disso, ter uma visão geral de todos os processos, o que permite identificar gaps antes mesmo que sejam percebidos pelos clientes. Com o gerenciador de agência, os processos de marketing são otimizados de forma ampla, facilitando o trabalho do time interno e a aprovação pelos clientes, o que significa uma importante economia de tempo para ambas as partes.

É por essa razão que 77,1% das agências brasileiras utilizam alguma ferramenta de gestão de projetos. O dado é da pesquisa TechTreds, realizada pela Resultados Digitais, em parceria com a Rock Content.

Para ajudar você a saber o que é gerenciador de agência e os principais do mercado, preparamos este artigo. Nele, você vai encontrar:

O que é um gerenciador de agência?

Um gerenciador de agência é um sistema que possibilita aos usuários fazer a automatização de tarefas. Essa solução foi mais um avanço proporcionado pela transformação digital e, com ela, os gestores das agências contam com um fluxo de trabalho mais organizado.

Além disso, podem usufruir de certas facilidades, como ter uma visão maior acerca do negócio. Para isso, contam com dados extraídos do próprio sistema, o que permite uma tomada de decisão mais rápida e certeira.

De forma prática, o sistema que, em sua grande maioria, funciona de forma online — ou seja, você, sua equipe e seus clientes acessam de onde estiverem — permite acompanhar, participar e direcionar as demandas de trabalho de qualquer lugar com acesso à internet. Para o gestor da agência, isso confere mais eficiência para o fluxo de produção e aprovação, o que é um grande diferencial de mercado, além de outras vantagens, que veremos ao longo desta leitura.

Separamos aqui alguns artigos que podem interessar:

• Quer aprender a converter leitores em leads? Saiba como neste artigo!
• Ainda não sabe por que você e a sua marca precisam pensar em acessibilidade digital? Saiba tudo neste artigo!
• Preocupado com a migração do seu site? Insights para uma transição perfeita. Saiba tudo aqui!

Como o gerenciador de agência funciona?

O gerenciador de agência funciona concentrando as demandas de trabalho, como a produção de conteúdos para as redes sociais, blogs, newsletter, artes gráficas, entre outras demandas. Dessa forma, é possível organizar as informações e estabelecer um fluxo de atividades, delegando as tarefas de acordo com as competências de cada profissional da agência.

Ao saber quais são as responsabilidades de cada membro da equipe, fica mais fácil seguir os fluxos de aprovação, que são primordiais para que se possa cumprir os prazos. O gerenciador de agência ainda pode integrar vários setores da empresa, como financeiro e compras.

Há, ainda, funcionalidades de gestão de projetos, que são fundamentais para garantir um fluxo de trabalho otimizado para todas as partes envolvidas no negócio. Desse modo, é possível:

• definir as etapas e o fluxo de jobs;
• lançar atividades na pauta para uma ou mais pessoas;
• apontar horas de trabalho para cada job;
• organizar as etapas dos processos criativos;
• executar ideias;
• melhorar o relacionamento com fornecedores, entre outros.

Qual é a importância do gerenciador de agência?

Em um mercado cada vez mais competitivo, a agência que consegue demonstrar um maior nível de profissionalismo é capaz de conquistar e manter seus clientes satisfeitos. Com o gerenciador de agência, é possível ter uma visão completa de todas as atividades, o que é fundamental para uma tomada de decisão mais acertada.

Ainda, é possível contar com relatórios, que ajudarão a identificar como os processos da agência precisam ser melhorados. Assim, fica mais fácil analisar o desempenho de funcionários, fornecedores e, até mesmo, se os clientes estão transmitindo todas as informações necessárias e se a aprovação está sendo realizada em tempo hábil para que as campanhas de marketing aconteçam de acordo com o cronograma.

Logo, o gerenciador de agência é um recurso de gestão que pode e deve ser utilizado para profissionalizar e otimizar todos os processos do negócio.

Quais os benefícios de um gerenciador de agência?

Além de facilitar a tomada de decisão, o gerenciador de agência ainda traz diversos outros benefícios. Veja os principais, a seguir!

Integração dos processos

Já pensou em gerenciar todos os setores da agência em um único ambiente online? Com o gerenciador de agência, além de você ter uma visão geral de todos os processos do negócio, ainda é possível integrar diversos departamentos da empresa em uma única plataforma.

Com isso, é possível ter um visão estratégica de tudo o que está acontecendo na agência. Você passa a contar com um fluxo de trabalho altamente otimizado e com menos burocracia.

Gestão de dados e informações e histórico dos clientes

Como uma agência de comunicação e marketing trabalha, essencialmente, com serviços, pensar em criar e manter um relacionamento consistente com os clientes é fundamental para se alcançar o sucesso nesse mercado. Com um gerenciador de agência, você tem dados para identificar as demandas e as características de cada cliente.

Assim, fica muito mais fácil organizar o fluxo de trabalho e propor soluções, de acordo com as características de cada um deles. Isso acontece porque o sistema possibilita acesso a todos os dados de um perfil completo de cada cliente.

Você ainda pode visualizar todos os trabalhos realizados para cada um deles, pois os sistemas contam com espaço para armazenar todos os jobs. Com isso, você economiza tempo e pode aproveitar melhor as capacidades dos profissionais da sua agência, que não vão precisar dedicar muito tempo para tarefas operacionais, como busca de arquivos.

Mais segurança

Grande parte dos sistemas de gerenciamento de agências já contam com backups diários das informações, além de serem criptografados para evitar a presença de invasores. Além disso, como o acesso ao sistema se dá por meio de senhas, todas as ações dos usuários são identificadas.

Assim, é possível manter seguras as informações dos clientes e os históricos de jobs anteriores, que ainda podem ser usados em outras campanhas. Logo, o sistema favorece manter um ritmo constante de crescimento, o que é indispensável para se conseguir os resultados pretendidos.

Quais as principais ferramentas do mercado?

Agora que você já sabe o que é um gerenciador de agência, como funciona e os seus benefícios, veja quais são as principais ferramentas disponíveis no mercado.

1. iClips

O iClips é um software de gerenciador de agência. A ferramenta possibilita otimizar o tempo de acompanhamento de projetos, ajudando os gestores nas tomadas de decisões e em seus resultados. Isso porque o software permite fazer a estruturação de processos internos, ao mesmo tempo em que a produtividade da equipe é elevada.

A solução oferece relatórios inteligentes, nos quais você pode acompanhar as principais métricas de crescimento da agência. A ferramenta ainda possibilita a integração de todos os setores da sua agência, ajudando a organizar o fluxo de trabalho e o controle financeiro, tudo em um mesmo ambiente online.

2. Ziflow

A Ziflow é uma ferramenta de gestão de projetos para agências compatível com mais de 12 mil arquivos. Entre os recursos disponibilizados, estão ferramentas para gestão de campanhas, gerenciamento de documentos, gestão de tarefas, controle de horas por jobs, entre outras. Seu uso é pago, mas você pode testá-la gratuitamente.

3. TrafficLIVE

O TrafficLIVE é uma ferramenta que possibilita às empresas gerir as suas demandas de forma eficiente, por meio de funcionalidades como painel de gastos, tempo empregado nas demandas, detalhamento dos projetos, tabelas personalizadas e outros recursos. Com ele, você pode acompanhar demandas de leads e clientes de forma rápida e prática, otimizando tempo e recursos.

É uma ferramenta paga e ainda pode ser personalizada de acordo com as necessidades da sua agência.

 Como escolher o melhor gerenciador de agência?

Para escolher o gerenciador de agência ideal para o seu negócio, você precisa pensar nas demandas atuais, de médio e longo prazo. Dessa forma, pode identificar a ferramenta que apresente as melhores soluções, de acordo com as necessidades da agência. Também é importante pensar nas particularidades dos projetos realizados pela agência.

Outra questão relevante é avaliar o suporte oferecido pelos desenvolvedores e se o sistema é realmente seguro. Além disso, contar com ferramentas capazes de integrar todos os setores da agência garantirá a você uma gestão muito mais estratégica, o que pode se tornar um grande diferencial competitivo para o seu negócio.

Como vimos, um gerenciador de agência é uma ferramenta estratégica para você economizar tempo e recursos, ao mesmo tempo em que organiza de forma estratégica as demandas da sua empresa. Com a ferramenta iClips, você tem à sua disposição recursos para o suporte no planejamento, treinamento e execução de processos da sua agência, o que possibilita atender da melhor forma ao seu cliente.

Se você gostou deste artigo sobre gerenciador de agência, aproveite para conhecer tudo o que a ferramenta iClips pode oferecer!