11 passos para criar um plano de comunicação eficaz

Você já tentou elaborar um plano de comunicação para a sua empresa, mas sentiu que não saiu do lugar? Então este post é para você!

Sem uma boa divulgação dos produtos ou serviços, dificilmente uma empresa conseguirá prosperar. Essa divulgação vai muito além das campanhas de publicidade e dos posts patrocinados no Instagram e outras redes sociais.

Para que o seu negócio consiga visibilidade neste mercado competitivo, você precisa pensar a comunicação do ponto de vista estratégico. O plano de comunicação funciona como um mapa, que vai orientar todas as ações da empresa para o objetivo que você deseja alcançar.

Neste post, nós vamos explicar passo a passo como fazer um planejamento eficaz para que a sua empresa se destaque no mercado:

Fique conosco e aproveite a leitura!

Qual o papel do plano de comunicação no crescimento do negócio?

Até hoje, infelizmente, existem empresas cujos diretores acreditam que trabalhar a comunicação se resume a fazer alguns posts nas redes sociais e imprimir panfletos.

O que essas pessoas não sabem é que um bom planejamento de comunicação pode ser a diferença entre uma empresa de commodities (ou seja, que vende produtos sem nenhum valor agregado) e uma super marca, conhecida internacionalmente.

O plano de comunicação é um documento estratégico, que deve ser revisto periodicamente para verificar se ainda faz sentido para a empresa. A seguir, vamos explicar o que deve conter em um bom plano de comunicação, para que ele cumpra o seu papel dentro da organização. Acompanhe!

Objetivo

A comunicação nas empresas precisa ser pensada de um ponto de vista estratégico. Ou seja, ela tem um objetivo claro a ser alcançado, e ele vai se transformando ao longo da história da empresa.

O plano de comunicação deve explicitar qual é o objetivo naquele momento. Alguns exemplos são:

• conquistar notoriedade no mercado;
• posicionar-se como líder;
• ampliar o market share;
• introduzir uma nova linha de produtos/serviços;
• fazer um rebranding

Falar para um público que ainda não conhece a marca é muito diferente de falar para clientes que já estão fidelizados. Por isso, o objetivo do plano de negócios vai ditar muitas decisões nos campos tático e operacional da comunicação.

Mensagem

Definido o objetivo, a empresa precisa traçar também qual é a mensagem a ser comunicada. Mas, tão importante quanto “o quê” é o “como”. O plano de comunicação deve incluir também o tom de voz adotado pela organização.

Para uma imagem sólida, é fundamental que a empresa seja coerente tanto nas mensagens quanto no tom de voz aplicado para lidar com os públicos em seus diferentes canais.

Públicos

Muitas empresas associam a palavra “público” aos consumidores. Mas, se você olhar um pouquinho mais a fundo, vai perceber que há uma série de públicos que interagem com a empresa.

Os colaboradores, fornecedores, parceiros estratégicos, a comunidade são apenas alguns exemplos. Se há relação, deve haver comunicação. Um bom planejamento de comunicação deve considerar todos os públicos estratégicos da empresa.

É possível fazer planos direcionados para somente um ou alguns dos públicos da empresa. Normalmente, esses documentos são usados para ações pontuais, sempre considerando o contexto mais amplo da organização.

Estratégia

Outro aspecto que deve ser contemplado no planejamento de comunicação são os canais por onde as mensagens serão veiculadas. Essa decisão será muito orientada pelo público.

Vamos supor que a marca deseje dialogar com o seu público de investidores. Nesse caso, dificilmente o Instagram ou o Facebook serão os melhores canais para transmitir as mensagens. Da mesma forma, se a marca quer se aproximar do público jovem, talvez não faça tanto sentido investir em anúncios em jornais impressos.

Para definir os melhores canais, a frequência e outras questões estratégicas da transmissão da mensagem, é essencial a marca conhecer bem o público-alvo para o qual a comunicação está dirigida.

Avaliação

Não existe comunicação estratégica sem monitoramento e avaliação dos resultados. As mensagens chegaram corretamente até o(s) público(s)? O alvo atingido foi o definido pela estratégia? O objetivo do plano foi alcançado?

Obter essas respostas depende de estabelecer, antes mesmo de colocar o planejamento em execução, KPIs de comunicação. Veja o que faz sentido ser usado como métrica para o plano em questão e trace uma estratégia para monitorar esses resultados.

Como criar um plano de comunicação eficiente?

Agora que você já sabe o que deve conter em um plano de comunicação, precisa ficar atento à sua construção, para que as decisões tomadas no documento reflitam a situação da empresa e levem aos resultados desejados.

Veja as dicas a seguir.

1. Entender a situação de mercado da empresa

Toda jornada é composta por dois parâmetros: o ponto de partida e o ponto de chegada. Alcançar os seus objetivos com o plano de comunicação vai depender, em grande parte, de onde a sua empresa está agora.

Faça uma análise da situação atual da organização. Considere o posicionamento, os canais utilizados, o tipo de mensagem passada, os públicos com quem a empresa se relaciona, a imagem que ela tem para cada um desses públicos.

Faça pesquisas de recepção sobre a empresa, conduza grupos focais, elabore uma análise SWOT, consulte dados secundários sobre o mercado e entenda onde a marca está, diante do cenário mais amplo.

2. Definir objetivos e metas

Os objetivos e as metas precisam ser definidos de forma bastante estratégica. Enquanto os objetivos — gerais e específicos — podem ser encarados como pontos de chegada do seu planejamento, as metas são espécies de check points, para você saber que está na direção certa.

Escolha metas que sejam SMART:

• S: specific (específicas);
• M: measurable (mensuráveis);
• A: achievable (possíveis, dentro do seu tempo e dos recursos disponíveis);
• R: relevant (relevantes, considerando o seu objetivo maior);
• T: time-bound (limitadas no tempo, ou seja, obedecendo a um cronograma).

Essas características vão garantir que você consiga monitorar e avaliar os resultados das ações posteriormente.

3. Recortar o público-alvo

A segmentação dos públicos evoluiu muito nas últimas duas décadas. Os dados demográficos, sozinhos, já não são suficientes para definir o perfil do público de uma organização ou ação.

Para elaborar o seu plano de comunicação, você precisará conhecer bem o seu público. Entenda quais são os seus valores, as suas dores, o que você pode fazer para ajudar, quais as formas mais eficientes para se comunicar com essas pessoas.

4. Definir o orçamento

Fazer ações de comunicação exige recursos. Antes de começar, você precisa saber de quanto vai precisar e, também, quanto tem disponível por parte da empresa. Assim, vai conseguir distribuir essa verba da forma mais inteligente, considerando o ROI de cada ação.

5. Estabelecer o cronograma

Um bom plano de comunicação deve prever quando as ações serão colocadas em prática. O ideal é que cada uma das etapas complemente as anteriores, de forma que o plano vá crescendo em complexidade.

Isso ajuda a reforçar a imagem da marca junto aos públicos e otimiza os recursos. Outra vantagem dessa estratégia é você poder corrigir rapidamente alguma ação que não leve a empresa na direção dos objetivos.

6. Estabelecer a orientação criativa

Tudo precisa estar coerente para que o planejamento de comunicação seja eficiente. A identidade visual das peças e das ações deve estar alinhada com o discurso, e todas as plataformas adotadas para o diálogo precisam seguir a mesma linha criativa.

Defina esses critérios antes de começar a executar as ideias e lançá-las. A coerência é um ponto muito importante para a imagem da marca.

7. Capacitar a equipe

A comunicação pode não ser a atividade fim da empresa, mas certamente é uma das atividades mais estratégicas de todas as organizações. A equipe desse setor tem a responsabilidade de construir a reputação da empresa e posicioná-la como referência no mercado.

Por isso, a qualificação dos profissionais é essencial. É possível que você perceba a necessidade de habilidades que não estão contempladas na sua equipe. Nesse caso, ofereça cursos aos profissionais, para que eles tenham domínio das técnicas.

8. Pensar a longo prazo

O plano de comunicação precisa ser elaborado tendo em vista dimensões maiores da empresa, como o seu propósito, a missão, o DNA organizacional. Mesmo que o seu planejamento seja para um ano, verifique se ele está levando a marca na direção da sua visão.

9. Fazer testes

Antes de lançar o seu plano de comunicação para o grande público, faça testes com grupos menores e verifique os resultados. Não é raro acontecer de uma mensagem ser interpretada pelo receptor de forma bem diferente da intenção do emissor.

Os testes preliminares evitam mal-entendidos que podem ameaçar a reputação da empresa.

10. Preparar-se para crises

Ninguém deseja que uma crise aconteça. Mas, caso ela surja, é imprescindível estar preparado para reagir e fornecer boas respostas para o seu público. A transparência e o posicionamento são atitudes que estão sendo muito cobradas das empresas.

Planeje como agir de acordo com elas se um imprevisto que pode ameaçar a reputação da marca aparecer de repente.

11. Avaliar, adaptar e melhorar

O monitoramento dos resultados deve ser feito não só ao fim do plano de comunicação, como ao longo de todo o processo. A avaliação constante de como as ações estão sendo recebidas garante o sucesso do plano.

Caso alguma das etapas não tenha o desempenho desejado, não tenha medo de interrompê-la, adaptá-la e melhorá-la para atender melhor aos objetivos da marca.

O plano de comunicação é um documento estratégico que pode fazer a diferença no sucesso de uma organização. Envolva os colaboradores na sua elaboração e engaje-os na execução do planejamento. O público interno é um dos melhores embaixadores da sua empresa.

Quais são os benefícios de um plano de comunicação?

Em um mundo cada vez mais conectado, a arte da comunicação assume um papel central no mundo dos negócios. Não é apenas sobre falar ou escrever, mas sim sobre transmitir mensagens de forma eficaz e garantir que sejam compreendidas.

É aqui que entra a importância de saber como criar um plano de comunicação bem delineado. Ao estabelecer diretrizes claras e objetivas, uma empresa não apenas melhora sua dinâmica interna, mas também fortalece sua imagem diante do mercado. A seguir, apresentamos os seus principais benefícios!

Transmissão de mensagens claras e objetivas

Um plano de comunicação bem estruturado pode ser a diferença entre o sucesso e o fracasso de uma empresa. Isso porque, no coração de qualquer negócio, a clareza é essencial. Dessa forma, mal-entendidos, que anteriormente poderiam surgir, são minimizados. Com isso, a eficiência da equipe cresce.

Melhoria na interação entre equipe

A interação é um ponto crucial em qualquer empresa. Quando a comunicação é aprimorada, o entendimento entre os membros de uma equipe se intensifica. Além disso, um plano sólido evita conflitos desnecessários. Assim, o ambiente de trabalho se torna mais harmonioso.

Aumento da coesão e alcance de objetivos

Em um ambiente onde todos compreendem bem os seus papéis, a produtividade prospera. Dessa forma, um plano de comunicação garante que os objetivos estejam alinhados. E, quando todos remam na mesma direção, o progresso é quase inevitável.

Melhora da reputação

Além dos benefícios internos, a percepção externa é moldada. Uma comunicação eficaz reflete uma empresa organizada e confiável. Por consequência, a imagem da marca se eleva, e a confiança do mercado também.

Crescimento da marca

Com todos esses benefícios, o crescimento torna-se uma consequência lógica. A eficiência interna e a boa reputação externa são dois lados da mesma moeda, impulsionando um ao outro.

Quais são os melhores aplicativos para a comunicação interna eficaz?

A comunicação interna, na era digital, tomou uma forma completamente nova. Com a ascensão dos aplicativos especializados, a velocidade e a eficiência na troca de informações entre as equipes dispararam.

Dessa forma, as empresas, equipadas com as ferramentas certas, encontram-se em um cenário privilegiado para otimizar suas operações. Conheça algumas ferramentas indispensáveis!

Slack

O Slack é mais que um simples mensageiro. Ele se destaca ao possibilitar a criação de canais temáticos, permitindo que a conversa flua com foco e propósito. Além disso, a capacidade de integração com uma variedade de ferramentas o torna uma escolha popular. Com isso, as equipes conseguem colaborar e se comunicar, reduzindo a lacuna entre ideias e ações.

Asana

O Asana não é apenas sobre conversas, mas sobre coordenação. É uma plataforma que une comunicação e gestão de projetos. Atribuindo tarefas e estabelecendo prazos, garante que todos estejam cientes dos seus papéis. Ou seja, é a centralização do trabalho, permitindo maior clareza entre os times.

Google Workspace

É um conjunto de ferramentas, antes conhecido como G Suite. Desde o tradicional Gmail até a colaboração em tempo real no Google Docs, ele busca atender todas as necessidades comunicativas. E a sua grande vantagem está na versatilidade e integração, permitindo que os membros da equipe se conectem de qualquer lugar.

Zoom

Por fim, temos o Zoom. Em algumas ocasiões em que a presença física pode ser inviável, esse aplicativo de videoconferência preenche esse vazio. Seja para rápidas reuniões, seja para grandes apresentações, ele garante que rostos e vozes estejam sincronizados, superando os obstáculos geográficos.

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