Confira as etapas para fazer a recuperação financeira da sua agência

Muitos motivos podem levar uma agência a ficar no vermelho. Além de estudar e encontrar os principais fatores que levam a esse tipo de situação, é importante encontrar estratégias para garantir a recuperação financeira.

Afinal, por melhor que seja a gestão da sua agência, podem surgir questões relativas ao ambiente externo. Por exemplo: a crise global causada pelo coronavírus impactou grande parte das empresas, mas não era algo previsto nem controlável.

Neste artigo, mostraremos os principais passos que sua agência deve dar rumo à recuperação quando surgir uma queda na performance. Continue o texto e entenda como montar um planejamento para se recuperar de um cenário extremo, fazendo uma gestão financeira eficiente.

No conteúdo a seguir, abordamos as seguintes etapas:

Boa leitura!

Entenda a situação em que sua empresa se encontra

Nem sempre a recuperação financeira significa que sua empresa está no vermelho. Pode ser que ela tenha apenas perdido parte de sua lucratividade. Para que todos entendam qual é o verdadeiro cenário e como podem atuar para se alinhar aos objetivos do negócio, é muito importante que as informações sejam apresentadas de forma acessível.

Claro que nem todos os dados relevantes para alguns precisam ser compartilhados com todos. É preciso ter um gerenciamento das informações, porém fazendo com que cada setor possa ver o que está acontecendo. Para isso, você pode criar um dashboard para ter um panorama da situação e monitorar a agência, por exemplo.

Em relação as outros membros da equipe, é preciso encontrar a melhor forma de mantê-los informados. Afinal, os resultados financeiros da agência impactam diretamente todos os membros do time e provavelmente implicarão cortes — dos mais pequenos, como a redução na quantidade de impressões, até a demissão de pessoas. Por isso, é fundamental que todos estejam cientes.

Reúna informações para fazer um planejamento financeiro

Muitas vezes, a empresa chega em uma situação delicada pois não faz um monitoramento adequado das finanças. Para desenvolver um plano nesse sentido, é essencial que você acompanhe determinadas atividades da gestão financeira. Assim, você entende melhor a situação na qual a agência se encontra.

A seguir, confira alguns pontos que devem ser considerados nesse planejamento:

Fluxo de caixa

Ter uma relação de tudo o que entra e sai (receitas e despesas) da agência é um ponto muito importante. O fluxo de caixa pode ser observado diariamente, quinzenalmente, mensalmente ou no período que você desejar. Use uma frequência que faça sentido para interpretar essa situação.

DRE

O Demonstrativo de Resultado do Exercício é igualmente importante, pois ele define se determinado fluxo de caixa representa lucro ou prejuízo. Assim, é possível ter uma visão mais acertada sobre o que abalou a gestão financeira da agência.

Projeção de caixa

Para uma agência que trabalha com contratos, é ainda mais fácil ter uma projeção de caixa. Para montá-la, é importante reunir todas as despesas fixas como aluguel, internet, água, luz e folha de pagamento, além das previsões de entrada (nesse caso, principalmente a taxa mensal paga pelos clientes, mas pode ser também uma estimativa em relação aos jobs fechados em períodos anteriores).

Identifique o que tirou a empresa do azul

Depois de reunir todas as informações relevantes, é hora de analisar o desempenho do negócio. É importante identificar o período no qual a empresa saiu da projeção de crescimento (ou mesmo de estabilidade). Também tente observar quais eventos podem estar ligados a essa situação.

Em um cenário desfavorável, um dos grandes desafios na gestão financeira é conseguir identificar as causas e não apontar os culpados. Então, em vez de construir acusações sobre como a jornada de conversão criada por determinado colaborador não funciona, o mais indicado é chegar à conclusão de que o pipeline não teve a eficiência esperada.

Em um período de recuperação financeira, toda ajuda é bem-vinda, mas certamente os colaboradores terão maior resistência e até mesmo medo de contribuir para uma gestão que pode acusá-los em caso de fracasso.

Tente encontrar o erro que tirou a agência dos trilhos, mas mantendo todos seguros de que vocês terão maturidade e agirão como uma equipe para sair da situação.

Corte gastos para a recuperação financeira

Pode ser que você encontre uma ou mais operações específicas que desestruturaram a empresa. Agências menores que trabalham com clientes grandes, por exemplo, correm o risco de chegar à falência quando perdem contas estratégicas. Entretanto, é hora de olhar por um ângulo que ainda não foi consultado: economias!

Faça uma lista de todos os gastos que poderiam ser enxugados: talvez a agência use muito o serviço de motoboy ou possa economizar na água, eletricidade ou planos de telefonia. É possível cogitar, ainda, a mudança da empresa para um escritório menor e até mesmo cortar benefícios e bonificações opcionais.

Monte uma lista com as opções encontradas para otimizar o fôlego financeiro e considere os cortes que fizerem mais sentido. Lembre-se de informar para a equipe o que foi cortado, qual o objetivo dessa decisão e como a empresa entende que determinado gasto pode ser retomado (ou não) após a recuperação financeira.

Integre setores e tenha uma agência mais enxuta

Cada cenário pode requerer um planejamento financeiro diferente para a recuperação da empresa. Entretanto, a integração dos setores não é fundamental apenas nesse período, como também contribui para o crescimento estruturado da agência. Por isso, pense que esse processo pode ser importante agora e ainda impactará o futuro do negócio.

Em um primeiro momento, o objetivo é deixar a estrutura a mais enxuta possível. Se o time de vendas trabalha como inside sales, talvez possa ajudar o pessoal do atendimento com o suporte. Encontre uma estrutura que faça sentido para a agência e inspire-se em outras estruturas.

No filme Fome de Poder, por exemplo, vemos que a lógica dos funcionários atrás do balcão foi um dos pontos cruciais que transformou a linha de produção do McDonald’s em um sucesso.

Monte um plano para reestruturação de dívidas

Um ponto que não deve faltar em uma recuperação financeira da agência é a identificação de todas as dívidas que a empresa tem em aberto. Além dos valores, é importante colocar qual a multa que já foi aplicada e os juros que incidem sobre cada débito em questão. Em seguida, compare essa lista com as entradas da empresa.

Vale destacar que, muitas vezes, parece ser mais fácil fazer um novo empréstimo para saldar todas as dívidas em aberto. No entanto, esse processo leva a um ciclo de dívidas cada vez maiores, conhecido também como efeito bola de neve. Por isso, caso essa seja a solução encontrada, é preciso estudar todo o cenário para se certificar de que a medida não colocará o negócio em risco.

Defina um formato para pagar os valores em aberto e, caso seja possível, procure as empresas com as quais a agência tem débitos para tentar renegociar as dívidas. É possível conseguir abater valores expressivos ao pagar à vista ou mesmo entregando um plano de quitação.

Acompanhe a produtividade da equipe

Tão importante quanto controlar as saídas é também ter uma visão focada nas entradas. Para uma recuperação financeira de sucesso, é essencial monitorar como está o desempenho dos colaboradores. Em situações de tensão como essa, a tendência é que o nível de produtividade diminua. Afinal, podem surgir rumores de cortes e demissões, o que impacta diretamente a vida do funcionário.

Crie ações voltadas para a motivação e alinhamento das equipes de acordo com os objetivos da empresa. Mesmo que o cenário seja muito negativo, estabeleça metas realistas para que, no longo prazo, a situação possa ser revertida. Lembre-se de promover qualidade de vida no trabalho e inspirar os colaboradores, pois essas ações tendem a ser mais eficazes para impulsionar a produtividade se comparadas à pressão.

Crie estratégias para retenção de clientes

Minimizar as perdas em um momento de recuperação financeira é muito importante. Assim, caso um dos motivos para o cenário tenha sido o fechamento de muitas contas, é fundamental trabalhar para garantir a retenção na agência. Vale lembrar que é mais fácil fechar novas vendas com clientes atuais que conseguir novos contratos.

Desenvolva um marketing focado em prospecção

Uma agência normalmente está envolvida com os processos de comunicação, marketing e vendas de seus clientes, mas nem sempre dedica seu tempo para manter a própria imagem e prospecção. Se esse for o caso da sua empresa, talvez esteja na hora de montar um planejamento de marketing eficaz e concentrar parte da energia da empresa na conquista de novas contas.

Você deve ter percebido que, para fazer uma recuperação financeira eficiente, é importante entender o cenário em que a empresa se encontra, o que levou a essa situação e, principalmente, o que fazer para contorná-la, garantindo o impulso da agência. Ferramentas de gestão são excelentes em momentos como esse, sendo capazes de prever situações de risco e gerar insights para evitá-las.

Para entender melhor como isso funciona, leia nosso artigo sobre como o Studio otimiza o setor financeiro de uma empresa e descubra como é possível turbinar a recuperação financeira usando a solução adequada.