Por Ángel López

Abogado, redactor & revisor de contenidos de Rock Content.

Publicado el 20 de junio de 2019. | Actualizado el 26 de agosto de 2019


5W2H es una de las metodologías de gestión empresarial más utilizadas. Puede aplicarse en muchos momentos, empresas y proyectos, ayuda a responder una serie de preguntas decisivas para hacer que las acciones de un negocio sean más estratégicas y precisas.

¿Has oído hablar del método 5W2H? Esta herramienta fue desarrollada en Japón por profesionales de la industria automotriz. El objetivo era servir de ayuda en la creación de planes de acción.

En la práctica, el método permite el análisis de diferentes aspectos estratégicos para un proyecto. Cada acrónimo del término tiene un significado y representa un análisis.

Qué se hará, por qué, por quién, cuándo, dónde, cómo y cuánto costará. Todas estas preguntas se responden al aplicar el método que mostraremos en este contenido.

La mercadotecnia, las ventas, el desarrollo de productos, los proyectos e incluso las actividades diarias, son áreas que pueden explotar el método 5W2H para que la empresa defina mejor sus estrategias y tenga una efectividad más significativa.

Si también quieres estudiar este método y aplicarlo a tu negocio, ¡mira este contenido especial!

¿Cuál es la metodología 5W2H? 

Para comprender cuál es la metodología 5W2H, primero debemos definir el término proyecto. Se puede asignar a cualquier plan de acción que tenga pasos, responsabilidades y plazos.

Dicho esto, podemos pensar que en nuestra empresa desarrollamos varios proyectos. Una campaña publicitaria en Google Adwords, por ejemplo.

Planifica tu inversión, define los valores, los canales de comunicación, el responsable de las acciones y otras actividades. Es decir, creas un proyecto y necesitas rastrear su gestión.

En la creación de este proyecto, hay diferentes puntos que deben analizarse, como una verdadera lista de verificación.

Entonces, para estandarizar estos puntos de análisis en la gestión de proyectos, se creó el método 5W2H, que actúa como una lista de verificación para validar tu plan de acción.

¡Comprenderás mejor analizando el siguiente tema!

¿Cuáles son los elementos principales del 5w2h? 

Cada elemento del acrónimo tiene un significado. Las 5W representan lo que sería en ingles: “Qué”, “Por qué”, “Quién”, “Cuándo” y “Dónde”, mientras que las 2H representan “Cómo” y “Cuánto”.

Para aclarar todos los significados, creemos un ejemplo. Imagina que tu empresa desea aumentar las ventas y ha identificado que puede lograr esto mediante la compra de un software de automatización de marketing. Veamos cómo se podría aplicar el método 5W2H.

What: ¿Qué se hará? 

La primera W significa “Qué”, traducido al español. ¿Qué quieres o necesitas hacer?

Siguiendo nuestro ejemplo, podría llenar este campo con la siguiente redacción: ¡Quiero contratar un servicio / software para automatizar estrategias de marketing, como la creación de flujos de automatización de marketing por correo electrónico!

Why: ¿Por qué se hará? 

La segunda W significa “Por qué” en español. Aquí debe determinar por qué quiere hacerlo, por qué es necesario y por qué es relevante.  

En nuestro ejemplo, la razón para invertir en el software sería trazar un viaje de compra y encaminar a clientes potenciales hasta que se cierre el pedido.

Who: ¿Por quién se hará? 

La tercera W se refiere a quién tomará la acción determinada. Este punto es importante para designar a las personas responsables.

Si es el caso de un plan de acción de múltiples actividades y múltiples partes interesadas, todo debe estar bien descrito para que no haya errores.  

Siguiendo nuestro ejemplo, supongamos que tú mismo seas el responsable de evaluar y contratar el software, ¿verdad?

When: ¿Cuándo se hará? 

Ahora, en el cuarto W, determinemos cuándo debe llevarse a cabo la acción. Aquí, estamos hablando de la fecha límite y esto es fundamental en cualquier proyecto. Después de todo, un plan de acción sin plazos y pasos ciertamente no ocurrirá como se esperaba.  

Vamos decir que en nuestro ejemplo, la estrategia debe aplicarse dentro de una semana, con una fecha específica para la contratación.

Where: ¿Dónde se hará? 

La quinta y última W se refiere al lugar donde debe llevarse a cabo la acción. En algunos casos, dependiendo del proyecto, este lugar puede interpretarse como el punto en el que se tomarán medidas.

En nuestro ejemplo, podemos definir aquí qué compañía será contratada para proporcionar el software.

How: ¿Cómo se hará? 

La primera H significa “Cómo”. En la práctica, este campo se guarda para que especifique cómo se tomará el plan de acción.  

Cómo es extremadamente importante ya que es más detallado. Puede incluir más información, incluso alguna que ya esté poblada en otros campos.

Siguiendo nuestro ejemplo, podemos completar este campo de la siguiente manera: se contratará un software que permita la automatización del marketing, con marketing automático por correo electrónico para clientes potenciales que se registran en un formulario o página de destino.

How much: ¿Cuánto costará? 

La última letra, es decir, la segunda H, es relativa al costo de la acción. ¿Cuáles son los valores que involucran ese proyecto?

Para finalizar nuestro ejemplo, en este campo, debemos completar los valores relacionados con la contratación del software.

¿Cuáles son las ventajas de usar este método?

Ahora que sabe qué es 5W2H, echemos un vistazo a los beneficios clave que este método puede aportar a tu negocio.

Garantía de plazos y tareas 

Con el método aplicado, todas las tareas, plazos y personas a cargo se describirán clara y fácilmente a todo el equipo. Esto asegura que las acciones se tomarán en el momento adecuado, agregando garantía de tiempo.

Análisis completo del plan de acción

Usando 5W2H como lista de verificación, analizará tu plan de acción muy a fondo, con todos los puntos que deberían llamar la atención.

Los responsables, plazos, acciones, valores, ubicación, todos se describirán y completarán claramente para todos.

Facilidad para crear planes de acción

Crear un proyecto no es una tarea sencilla, especialmente cuando éste plan de acción involucra a muchas personas, actividades, plazos y un alto valor.

Imagina un edificio, por ejemplo. Muchos profesionales involucrados, suministros, maquinaria, equipos, empresas. Todo esto debe ser mapeado para que la planificación y la ejecución vayan juntas.

Para facilitar la administración y la descripción de todos los puntos requeridos en el plan, el método 5W2H agrega más facilidad ya que hay campos específicos para cada definición.  

Simplificación del análisis de problemas 

La metodología también puede agregar previsibilidad de defectos y errores. Esta futura revisión de tu plan de acción puede corregir los errores antes de que se cometan.

Optimización interna de procesos 

Finalmente, nuestro método en estudio también optimiza los procesos internos de una empresa. Al describir cada punto, podemos gestionar mejor los recursos internos, dirigirnos a las personas adecuadas y optimizar todas las acciones.

¿Cómo llevar el 5W2H a la práctica?

El método 5W2H se puede aplicar a diferentes empresas y proyectos, ya sean grandes, medianos o pequeños. No importa en qué nicho se encuentre la compañía o la persona a la que apuntan sus acciones, ¡este método promete ser de gran ayuda para el día a día!

Por cierto, ¡no es solo a nivel corporativo que podemos aplicar esta lista de verificación del plan de acción! También puede usarse esta estrategia para el uso personal, en un plan de trabajo.  

Ahora imagina simplemente planear un viaje que deseas hacer. ¿Veamos si es posible aplicar el método 5W2H en el viaje? ¡Vamos allá!

  • Qué: ¡Qué viaje tan increíble al Caribe! 
  • Por qué: El viaje será para descansar y conocer un nuevo destino. ¡Y qué destino!
  • Quién: El viaje será en pareja. ¡Tú y tu esposa (o), novia (o)! 
  • Cuándo (cuándo se hará): ¿Qué tal reservar el viaje para el receso de mitad de año?
  • Dónde (dónde se hará): ¡ah, conocerás las playas del Caribe, con arena blanca y un mar azul claro! 
  • Cómo: cómo se realizará el viaje, a través de una agencia de viajes. ¡Siempre habrá un guía para mostrarle todas las atracciones, los mejores lugares y todo lo mejor de la ciudad! Además, se alojará en un hotel y en total el tiempo de viaje será de 10 días. ¡Puedes disfrutarlo mucho! 
  • Cuánto: Tu dinero para este viaje está limitado a $ 3,000. No gastes más que eso, ¿de acuerdo?

¿Puedes ver cómo el método realmente se puede aplicar a casi todo? Todas las acciones importantes que debe tomar que tengan cierto grado de complejidad ya pueden aplicarse a la metodología.

¡Terminamos!

Entonces, en este artículo vimos qué es el método 5W2H y cómo funciona. También vimos que esta herramienta se puede aplicar como una lista de verificación en varias acciones, ya sea profesionalmente, dentro de la empresa o personalmente.

Presta atención a cada uno de los elementos que se muestran aquí, sus significados y corrija sus descripciones.

¡Esto asegurará que tu plan de acción sea un éxito, con todas las acciones necesarias tomadas y una mayor alineación entre lo planeado y lo ejecutado!

Ahora que ha aprendido todo sobre el método 5W2H, es hora de hacer un diagnóstico exhaustivo de los factores internos y externos que rodean su negocio. ¡Descubre todo sobre el análisis FODA y cómo ponerlo en práctica!

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