Confira por que usar um modelo de orçamento na sua agência

Um modelo de orçamento traz mais organização e praticidade para a sua equipe. Continue lendo e descubra como preparar esse documento e elevar as chances de aprovação pelo seu cliente!

Ter um bom modelo de orçamento é essencial para quem trabalha com prestação de serviços. Afinal, esse parecer influencia muito a decisão de compra do seu cliente e ajuda na manutenção da saúde do negócio e na gestão financeira.

Basicamente, o documento dá início ao processo de venda, uma vez que é um demonstrativo da necessidade e do interesse dos clientes em relação aos seus serviços.

Para que tenha mais chances de ser aceito e aprovado, o orçamento tem que ser objetivo e completo, de modo que não deixe nenhuma dúvida para as partes envolvidas na negociação.

A elaboração do parecer precisa conter todos os detalhes relevantes para negociar com o público-alvo, como tipo de serviço oferecido, quantidade e validade da proposta. Assim, pode-se chegar a um acordo vantajoso e seguro para a agência de comunicação e o cliente.

Quer usar essa ferramenta ao seu favor? Confira, neste post, qual a importância e como construir um modelo de orçamento de sucesso!

Quais informações um bom orçamento deve ter?

Há informações que são obrigatórias no documento. Os serviços prestados e quantidades são dados imprescindíveis, por exemplo. Veja o que não pode ficar de fora:

  • identificação do colaborador responsável por cuidar do orçamento;
  • formas de contato entre a agência e o cliente (telefone, redes sociais e e-mail);
  • descrição dos serviços a serem prestados, quantas vezes e valores;
  • valor total do serviço orçado.

Além disso, também é importante mencionar quais são as formas de pagamento oferecidas e o prazo em que a oferta do orçamento é válida. Outro ponto é reservar um espaço para observações, no qual você possa adicionar informações pertinentes, como o tempo necessário para a entrega do serviço.

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Por que utilizar modelos de orçamento?

O uso de modelos de orçamento para enviar propostas, processos internos ou recebidos traz diversas vantagens para a empresa. A partir de um modelo predeterminado, você terá muito mais facilidade para produzir o documento sempre que os seus serviços forem solicitados por um cliente.

Diante disso, a agência otimiza o tempo na realização de uma tarefa simples, podendo focar mais em atividades estratégicas. Como se vê, o modelo de orçamento agrega praticidade para a sua equipe, fazendo com que as atividades fluam melhor e haja um aumento na produtividade.

Sem falar que um modelo pronto também significa mais organização por parte do seu time, o que auxilia nos processos internos e ainda padroniza o procedimento, gerando mais credibilidade para os seus clientes.

Quais cuidados devo tomar ao entregar um orçamento para um cliente?

Para garantir a eficiência do orçamento é necessário tomar alguns cuidados com a entrega desse documento para o cliente. Antes de qualquer coisa, verifique qual meio de comunicação realmente é eficaz para o cliente em questão. Ele usa mais e-mail ou telefone? Assim, ambos terão fácil acesso para negociar.

Conheça todas as características do seu cliente para elaborar um orçamento que vá de encontro às necessidades dele. Após a entrega do documento, certifique-se de que o cliente o recebeu e se tem alguma dúvida sobre as informações contidas nele.

Também é fundamental demonstrar respeito e disposição para atendê-lo, deixando à vontade para esclarecer qualquer questão e ciente de que está sendo bem tratado. Quando o atendimento é excelente, o serviço segue a mesma tendência.

Como fazer um bom modelo de orçamento?

O seu modelo de orçamento tem que ser escaneável e fácil de ler e interpretar, principalmente no que diz respeito aos valores, haja vista que qualquer erro pode afugentar o cliente, impedindo que ele siga com a negociação. Aprenda como fazer cada parte do orçamento.

Cabeçalho

Primeiro ponto observado, o cabeçalho chama a atenção do cliente. O ideal é que essa parte seja colorida e contenha a logomarca da agência na lateral esquerda da folha. Do centro para a direta, insira as seguintes informações:

  • nome da empresa;
  • CNPJ;
  • inscrição estadual;
  • endereço;
  • telefone fixo;
  • celular;
  • site;
  • e-mail.

Como são muitas informações, utilize uma letra menor nesse espaço. Portanto, determine 4 cm de cabeçalho para inserir todos os dados e a logomarca sem comprometer o restante do orçamento.

Endereçamento

Em seguida, é necessário utilizar informações que tragam uma prévia de quem receberá o orçamento. Aqui, não é feita a caracterização do cliente, isso será feito posteriormente. Você deve considerar:

  • para — para quem é o orçamento (empresa);
  • de — nome da agência;
  • data — cidade e data de emissão;
  • número do orçamento — número do orçamento em questão.

Dados do pedido

Essa etapa é composta pelos dados do pedido do cliente. Geralmente, essas informações se repetem para todos os clientes, por isso pode-se criar um modelo de orçamento. Os principais dados a serem registrados são:

  • item — o serviço a ser prestado, bem como as suas etapas;
  • código do serviço — corresponde ao código pelo qual o serviço está registrado no sistema da empresa;
  • quantidade — quantas vezes o serviço será prestado;
  • preço — a discriminação dos valores de todos os serviços, de maneira especificada e detalhada. Por último, informe o preço total do serviço.

Cliente

Para esse campo, identifique o cliente. Aproveite o momento para colher e registrar o máximo de informações sobre o cliente, o que permite montar um banco com potenciais clientes, para quem você pode oferecer serviços específicos posteriormente.

Informe os dados do cliente para quem a proposta está endereçada, como:

  • nome;
  • CNPJ;
  • pessoa compradora;
  • inscrição estadual;
  • endereço completo;
  • telefone;
  • e-mail.

Desse modo, a agência transmite maior credibilidade para a empresa, já que demonstra mais formalidade e seriedade.

Formas de pagamento

A descrição desse fator pode ser determinante para a aprovação ou não da proposta da agência. Muitas empresas aceitam realizar um pagamento mais caro por um serviço se tiverem acesso a condições de pagamento mais acessíveis ou que estejam dentro do esperado por elas.

Sendo assim, deixe claro quais são as formas de pagamento aceitas e os prazos para que os valores sejam quitados. Com isso, o receptor poderá escolher a opção que mais atenda às suas necessidades.

Entrega do serviço

Escreva como será feita a entrega, em qual data e quem é o responsável por ela. Ao ler essas informações, o cliente pode ficar tranquilo, pois isso mostra que a agência é capaz de entregar o serviço a tempo, trazendo segurança para o solicitante.

Por meio dessas informações, o cliente também pode se preparar para lidar com os resultados do serviço prestado.

Informações adicionais

Normalmente esse espaço é utilizado para dar ênfase para alguma informação, com o intuito de evitar possíveis problemas. Por exemplo, a validade do orçamento pode ser ressaltada para que o cliente não venha a solicitar o serviço pelo valor que foi informado no documento após o seu vencimento.

Outra possibilidade é apontar que, se houver necessidade de alterações de valor por conta de tarefas adicionais, a agência vai entrar em contato para checar se o cliente tem interesse em executar o serviço nessas condições.

Finalização

A finalização caracteriza-se como uma etapa mais formal, que requer o nome da agência e do colaborador que fez o orçamento e a sua assinatura.

Antes de inserir a assinatura, você pode demonstrar cordialidade usando o termo “atenciosamente”. Feito isso, o documento está pronto para ser enviado para o cliente.

Quais os principais tipos de orçamento?

Como vimos, o orçamento é de fundamental relevância para a gestão financeira da agência e dispor de um modelo adequado vai ajudar no controle mais preciso das finanças, com o direcionamento certo dos recursos. Para optar pelo modelo ideal, convém conhecer os diferentes tipos de orçamento.

Orçamento estático

O orçamento estático ainda é uma das práticas mais populares e mais aplicadas nas empresas do país. Ela se caracteriza por elaborar todos os elementos de um orçamento: faturamento, receitas, despesas, custos, investimentos. Tudo é calculado considerando volumes de vendas e produção predefinidos.

Esses valores predefinidos estabelecem o volume de tarefas que será efetuado por cada setor e serve de fundamento para o orçamento de gastos com pessoal, orçamento de investimentos e orçamento de despesas operacionais.

Depois que é concluído de forma definitiva, o orçamento não pode mais ser mudado — ainda que, durante a realização dos trabalhos, a empresa perceba que esses volumes não serão alcançados.

Apesar dessa inflexibilidade, o orçamento estático é muito usado, especialmente nas empresas maiores, pois elas precisam consolidar os orçamentos de todos os setores em apenas um único documento. Nesse caso, esse modelo de orçamento é significativo, pois possíveis mudanças de volume em qualquer dos setores não causarão impactos relevantes no resultado dos orçamentos.

Sempre que essas mudanças forem realmente significativas, o orçamento estático não faz sentido. Ele não servirá como base para uma tomada de decisões efetiva — desse modo, é preciso reavaliar os dados por meio de uma revisão orçamentária.

Algumas vantagens do orçamento estático são a facilidade para o acompanhamento do que foi planejado, tempo mais curto para sua elaboração (não permite revisões após o fechamento), estimula a avaliação das tendências e dos erros dos gestores, fato que contribui para que os orçamentos futuros sejam mais precisos.

Orçamento flexível

Para contornar as limitações do orçamento estático, desenvolveu-se o modelo de orçamento flexível. Esse modelo certamente é mais adequado à gestão empresarial de agências que o modelo estático. Nesse orçamento, as peças orçamentárias não são fixadas conforme um volume de produção/vendas predefinido, mas se admite um valor de variação nos orçamentos de despesas, custos e investimentos.

Consequentemente, caso o volume de produção/vendas aumente, admite-se um crescimento proporcional dos orçamentos de impostos, matérias-primas, comissões e outras peças. Isso é inevitável, pois, para produzir e vender mais, esses elementos também aumentarão. Algo perfeitamente compreensível, já que os custos de produção e vendas são despesas variáveis e acompanham as oscilações do ciclo de produção e das vendas dos produtos.

Porém, o orçamento flexível vai além. Ele também admite mudanças nos orçamentos de gastos com pessoal e despesas operacionais, ainda que de maneira moderada, já que não variam diretamente de acordo com as vendas ou a produção — por isso recebem a denominação de “despesas fixas”.

Uma boa base para a montagem de um orçamento flexível é a diferenciação apropriada entre despesas e custos. Enquanto os custos acompanham as variações da produção e das vendas, as despesas são tratadas como sempre.

Orçamento de desempenho

O orçamento de desempenho, também chamado de “orçamento por realizações”, dá ênfase aos resultados dos custos e das despesas e não apenas aos custos e despesas em si mesmos. Enfatiza-se o desempenho empresarial. Ele apresenta dois pontos importantes:

  • o objeto de gasto, que é secundário;
  • um programa de trabalho, no qual constam as ações implementadas.

O gestor analisa os objetos dos gastos e os benefícios que eles proporcionam à empresa. Ainda que exista um desenvolvimento quando comparado ao modelo de orçamento convencional, o orçamento de desempenho ainda não está devidamente vinculado ao planejamento das ações do governo.

Isso significa que não há um instrumento central de planejamento governamental associado à peça de orçamento. É uma limitação séria, pois desvincula planejamento e orçamento, o que pode interferir no compliance.

Orçamento colaborativo

Outro modelo de orçamento é o colaborativo, também chamado de “orçamento descentralizado” ou “orçamento participativo”. Sua finalidade é a descentralização do planejamento orçamentário. Desse modo, mais pessoas se envolvem no processo de decisão.

Em vez de o orçamento ser determinado pelos executivos da direção e gerência, os líderes de cada setor também cooperam de forma ativa no planejamento e acompanhamento dos gastos e receitas.

Isso exige uma cultura empresarial que motiva a cooperação e a autonomia dos funcionários e líderes. Os setores contam com mais autonomia para planejar as metas de orçamento e os meios para alcançá-las. Isso contribui para que todos tenham um sentimento mais profundo de responsabilidade.

Orçamento contínuo

O modelo de orçamento contínuo costuma ser mais dinâmico. Enquanto no estático há uma revisão periódica a cada trimestre, semestre ou outro período específico, no contínuo a revisão é feita todos os meses, sempre realizando uma projeção de 12 meses adiante.

Desse modo, a agência consegue manter seu orçamento atualizado. Assim, as pessoas ficam mais comprometidas com o assunto, já que existe uma recorrência em sua elaboração.

Uma vantagem desse modelo é que, como o orçamento é revisto todos os meses, não é necessário parar toda a organização ao final de cada ano para fazer o orçamento anual. Basta olhar o que foi feito, fazer uma revisão dos dados e fechar tudo.

Orçamento ajustado

O orçamento ajustado também é chamado de “orçamento revisado”, “orçamento impactado” ou rolling forecast. Ele surgiu como uma solução para as constantes mudanças que costumam ocorrer em uma empresa.

É um orçamento calculado para cada mês e precisa de revisão periódica, que pode ser mensal, bimestral, trimestral, semestral. Esse modelo leva em conta o que foi planejado, efetuado e revisado. Assim, é possível garantir o alcance das metas, ainda que ocorram mudanças imprevistas.

Orçamento baseado em atividades

Esse modelo de orçamento representa os gastos relacionados com as atividades e os processos praticados. As atividades estão associadas com a totalidade de recursos necessários para produzir um serviço ou bem. Os recursos abrangem máquinas, tecnologias, materiais, funcionários.

O ponto de partida do orçamento baseado em atividades é prever o volume de vendas para um determinado período. É preciso estimar as tarefas necessárias para a produção ou entrega do volume esperado. O cálculo dos gastos é definido considerando os recursos requeridos para dar suporte ao trabalho.

Como você notou, com o modelo de orçamento a sua agência ganha praticidade para negociar com os seus clientes. Lembre-se: quanto mais claras forem as informações desse parecer, mais chances você terá de fechar negócio e trazer mais jobs para a sua equipe. Um software de gestão (ERP) pode ajudar bastante nesse sentido.

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