O que é um projeto e como aplicá-lo dentro de uma empresa

Talvez você já tenha pensado sobre o assunto, mas, ao longo da vida, constantemente é necessário desenvolver um projeto que gera produtos, serviços ou determinados resultados. Pode ser algo pequeno ou enorme e complexo.

Seja a organização de uma grande festa ou simplesmente acordar e trabalhar, encontramos processos que podem ser planejados e mais bem executados com a gestão de projetos adequada.

Recortando a aplicação de projetos para a vida de uma empresa, sabemos que essa técnica é fundamental para ajudar na organização, facilitar o entendimento de todos os colaboradores a respeito de quais são os objetivos do negócio e como cada um pode somar, além de garantir o sucesso das ações desenvolvidas.

Neste artigo, você confere várias informações fundamentais para entender o que é um projeto e implementar essa técnica na sua agência. Abordaremos os seguintes tópicos:

• Entenda o que é um projeto e para que serve
• Conheça os principais tipos de projeto
• Saiba a diferença entre projeto e processo
• Acompanhe os benefícios de aplicar um projeto na empresa
• Veja como um projeto pode otimizar a rotina de uma agência
• Descubra os principais passos na implementação de um projeto
• Evite os erros mais comuns na gestão de projetos

Entenda o que é um projeto e para que serve

Imagine que você decida reformar sua casa ou fazer uma viagem. Estes são dois exemplos de acontecimentos relativamente normais na vida das pessoas, mas que, ao mesmo tempo, não são fatos tão corriqueiros quanto comer ou dormir, não é mesmo?

Para garantir que eles se realizem dentro das expectativas, é comum criar um passo a passo, prevendo o que precisa ser executado.

Em geral, o projeto está ligado a trabalhos com uma duração determinada. Ou seja, para montar um projeto, é preciso que exista início, meio e fim. O trabalho de um colaborador, por exemplo, não pode ser determinado como um projeto, pois ele é contínuo.

Entretanto, quando é inserida uma avaliação de desempenho, podemos considerar o período avaliado destacado das demais ações, criando uma visão de projeto em relação à atuação do funcionário.

O objetivo principal do projeto é viabilizar a concretização de um trabalho. A consequência pode ser um produto físico, a realização de um serviço ou mesmo o alcance de um resultado estabelecido — para uma agência, o resultado poderia ser algo como aumentar a interação com os clientes ou conseguir novos contatos.

Além disso, o desenvolvimento de um projeto também serve para:

• ter uma visão ampla em relação ao caminho que precisa ser feito para alcançar o que foi idealizado;
• definir o caminho mais eficiente;
• conseguir enxergar e corrigir possíveis falhas;
• identificar oportunidades e aproveitá-las;
• definir o cronograma de atividades, permitindo que cada um tenha um entendimento claro da sua atuação e de como ela interfere na realização do projeto;
• encontrar as melhores soluções para orçamento, além de abrir um espaço para contar também com imprevistos.

Conheça os principais tipos de projeto

Vivemos um momento em que a previsibilidade chegou ao seu ponto máximo na história, uma vez que as tecnologias e o universo on-line trouxeram novos horizontes para a capacidade preditiva.

Na área de projetos, isso se transforma em uma grande vantagem, pois uma das principais competências envolvidas é o planejamento, o exercício de ir além daquilo que a vista alcança e chegar o mais distante e próximo possível do real.

Um projeto pode ser direcionado para praticamente qualquer área de conhecimento. Separamos os principais tipos de projeto para que você entenda como essa técnica tem uma aplicação realmente vasta.

Projeto de lei

As leis são fundamentais para ajudar na organização da nossa sociedade. Normalmente propostas por políticos em exercício, membros do poder judiciário ou mesmo pela população, elas se apresentam em um sistema complexo de diretrizes para que direitos ou deveres sejam assegurados.

Justamente por conta da complexidade, antes que uma lei seja implementada, ela precisa ser apresentada e então vetada, alterada ou aprovada. O projeto de lei mostra quais serão os direcionamentos e o objetivo com a proposta da lei.

Projeto social

De caráter ambiental ou social, esse tipo de projeto tem a finalidade de resolver alguma dor presente na sociedade. Um projeto social pode ter os mais diversos enfoques, como entretenimento, educação, saúde, conscientização e ação ambiental.

Normalmente desenvolvidos por ONGs e atores do terceiro setor, esse tipo de projeto normalmente é requisito para a captação de recursos do governo ou empresariais.

Projeto de pesquisa

O meio acadêmico também reconhece a jornada do conhecimento por meio de projetos. Os projetos de pesquisa têm a finalidade de sistematizar uma descoberta, assegurando a veracidade dos fatos cientificamente.

Apesar de serem normalmente desenvolvidos por estudantes, os projetos de pesquisa também podem ser realizados pelos pesquisadores científicos.

Projeto arquitetônico

Tão popular quanto os exemplos de projetos anteriores, o projeto arquitetônico é desenvolvido para garantir que aquilo que for idealizado acontecerá conforme os planos.

Sendo assim, o arquiteto ou engenheiro tem o objetivo de, por um lado, apresentar sua ideia para o cliente, conseguindo a aprovação, e, por outro, assegurar que a equipe da construção tenha entendido as diretrizes e executará a obra de acordo com o que for estabelecido.

Projeto de TI

A engenharia de software não difere muito da engenharia civil quando o assunto é projeto. Também é fundamental que o profissional desenvolva um material para assegurar a criação conforme as necessidades e diretrizes do contratante. Afinal, o checklist de pedidos de funcionalidades e direcionamentos do cliente é longo.

Nessa área, surgiram as metodologias ágeis, transformando completamente a lógica dos projetos. Um dos pontos altos foi a definição de que as etapas não precisam ser realizadas de maneira cronológica, caso não sejam diretamente interdependentes.

Assim, o conceito como a construção incremental e as reuniões sprint (do Scrum), por exemplo, contribuíram para a execução de projetos nas mais variadas áreas.

Projeto empresarial

Tanto para a criação de um novo negócio — ou o desenvolvimento de um novo produto ou serviço — quanto para outras estratégias que impulsionam o crescimento da empresa, o projeto é fundamental. As aceleradoras, por exemplo, contam com projetos para direcionar o trabalho e garantir maior tração para as empresas que elas impulsionam.

Além disso, o projeto dentro de uma empresa garante que o empreendedor amplie sua visão sobre o negócio, projetando as ações ideais e descobrindo como será possível alcançar os resultados desejados, ao mesmo tempo em que prevê e reduz vários riscos.

Projeto de comunicação e marketing

Se você trabalha ou já trabalhou dentro de uma agência, provavelmente já observou como o modelo de atendimento em projetos tem se estabelecido nesse modelo de negócio.

Afinal, a área de comunicação conta com mudanças constantes e é importante ter a ferramenta mais adequada para lidar com adaptações. Seja para a gestão da agência ou o acompanhamento de clientes, a liderança normalmente se expressa no gerente de projetos.

Esse tipo de projeto tem o objetivo de identificar todas as informações relevantes sobre a empresa, o mercado, a concorrência e o perfil do cliente ideal. Um projeto de comunicação e marketing diminui a quantidade de refações, aumenta a satisfação do cliente e garante que a estratégia aplicada terá o retorno previsto.

Saiba a diferença entre projeto e processo

Muitas vezes usadas como sinônimas, essas palavras têm particularidades na aplicação. Enquanto o projeto é desenvolvido com a finalidade de realizar algo único, com um começo, meio e fim, o processo se baseia na execução de ações contínuas para conseguir o resultado esperado. A rotina administrativa, por exemplo, pode ser otimizada quando são analisados os processos envolvidos.

O PDCA (planeje, faça, cheque e melhore) é uma das metodologias que pode ser aplicada no processo. Afinal, uma vez que este é visto como um ciclo repetitivo de ações, o objetivo é encontrar novas técnicas ou atalhos que otimizem o ciclo.

Já o projeto se caracteriza por sua finitude. Talvez isso gere alguma confusão para as pessoas que trabalham em agências, por terem projetos com os clientes. Entretanto, o projeto de comunicação e marketing (campanha) normalmente é tratado isoladamente em relação aos outros.

Acompanhe os benefícios de aplicar um projeto na empresa

A gestão de projetos é muito importante para uma empresa garantir os melhores resultados. Mesmo que vários processos estejam fora desse escopo, as atividades-chave que são desenvolvidas por meio de projetos têm a oportunidade de apresentar melhor performance que ações aplicadas aleatoriamente.

Veja as principais vantagens de implementar um projeto na sua empresa!

Calendário

Imagine que sua empresa oferece determinado produto ou serviço e, para entregá-lo ao cliente, existe um conjunto de processos pré-estabelecidos que devem ser executados. Entretanto, com a capacidade de personalização, alguns processos são incluídos e outros retirados em relação a cada projeto que seu negócio fecha.

Com a implementação do modelo de projeto, você não precisa mais acompanhar cada passo. Existe um cronograma que direciona as ações e os responsáveis pela entrega de cada atividade. Assim, você garante o cumprimento do prazo e diminui a tensão entre os colaboradores, permitindo que cada um se programe de acordo com suas questões pessoais.

Custo-benefício

Da mesma forma que a gestão do tempo é otimizada com o projeto, os índices de produtividade também aumentam. Infelizmente, ainda vivenciamos um cenário no qual os funcionários cumprem horários e tarefas, mas o projeto ajuda na mudança de foco para resultados! Com um modelo mais enxuto, o trabalho apresenta melhor custo-benefício.

Organização

Mesmo que o nível de complexidade e a quantidade de ações sejam muitas, dentro de um projeto, tudo faz mais sentido e está dentro de uma lógica. Modelos de organização como o Kanban ajudam a controlar o fluxo de atividades. Dessa forma, a informação é apresentada de maneira inteligente, com rápida assimilação por parte de todos os membros da equipe.

Controle de riscos

Os imprevistos são responsáveis pela maior parte dos prejuízos de uma empresa. Por conta de um cenário como a pandemia causada pelo novo coronavírus, por exemplo, várias empresas precisaram declarar falência e fechar as portas. Entretanto, por mais que alguém planejasse, não seria possível identificar tal evento.

O projeto conta com o acompanhamento de KPIs (indicadores-chave de performance) e o monitoramento das ações. Assim, quando surge algo diferente do que foi desenhado, é possível identificar e criar estratégias para contornar a situação, impedindo ou minimizando prejuízos.

Lucratividade

Em um projeto, é possível entender melhor quais são as entradas e saídas referentes ao trabalho. Dessa forma, o valor identificado como lucro é real e o processo desperta para o desenvolvimento de insights que podem otimizar a lucratividade da empresa.

Tomadas de decisão

A agilidade nas tomadas de decisão é fundamental no contexto corporativo. Em áreas como comunicação e marketing, essa habilidade é fundamental, contribuindo para o melhor aproveitamento da verba direcionada pelo cliente.

O projeto normalmente conta com um dashboard para reunir as informações relevantes em um só lugar, proporcionando uma tomada de decisão mais rápida e certeira.

Autonomia para a equipe

Ter funcionários engajados e proativos é algo realmente positivo para uma empresa. Entretanto, não é apenas salário diferenciado no mercado e bonificações que funcionam para incentivar a participação deles.

Com a execução das atividades orientadas por um projeto, cada colaborador entende com clareza o que precisa fazer para contribuir com o sucesso daquela missão e se sente parte importante do processo.

Relacionamento e satisfação do cliente

Se por um lado o projeto beneficia o relacionamento entre a empresa e seu público interno, por outro é também fundamental para fortalecer o relacionamento com o cliente.

É possível permitir que o consumidor acompanhe cada etapa, questionando e interferindo quando a execução sai do idealizado. Além de aumentar a qualidade do produto final, o projeto também melhora o índice de satisfação do público externo.

Veja como um projeto pode otimizar a rotina de uma agência

Uma agência agile, orientada para o desenvolvimento de projetos, certamente haverá uma equipe mais independente e processos mais eficientes. Além disso, às vezes, a área de comunicação pode se apresentar subjetiva. Então, mesmo que o cliente concorde com o projeto apresentado, pode ser que a cor do anúncio ou o termo usado sejam evitados pela marca.

Assim, o projeto agiliza o trabalho das equipes, que podem atuar simultaneamente em algumas situações, como também pivota o desenvolvimento de trabalhos rapidamente, otimizando a gestão do tempo.

Descubra os principais passos na implementação de um projeto

Depois de perceber as vantagens tanto para a rotina empresarial quanto para os trabalhos específicos de uma agência, você provavelmente deve querer implementar um projeto no seu negócio.

Separamos as etapas fundamentais para que você consiga desenvolver o planejamento, a execução e a entrega — com direito a processos para promover a melhoria das ações. Confira!

Definindo a metodologia de trabalho

Você provavelmente já ouviu falar de uma das ferramentas mais tradicionais para trabalhar com projetos, o PMBOK. Com foco no desenvolvimento completo, ele é muito aplicado no meio corporativo, mas pode ser usado para implementar projetos nas mais diversas áreas. Entretanto, essa não é a única opção, uma vez que existem as metodologias ágeis como Scrum, Lean, Kanban e Smart.

Por isso, é fundamental entender o tipo do projeto e seu nível de complexidade, escolhendo a metodologia ideal. Um ponto importante nesse sentido é entender se o time já conhece o método proposto ou se precisará de novas capacitações e treinamentos. Às vezes é melhor escolher o modelo que todos sabem usar do que aquele indicado para a situação.

Identificando processos e atividades-chave

Em seguida, é hora de entender o que precisa ser feito para que o sonho se transforme em algo real. A identificação das etapas, ou atividades-chave, do projeto permitem uma visão completa e minimizam a possibilidade de se esquecer de algo fundamental. É um caminho do grande para o pequeno, que ajuda a cobrir todos os detalhes.

Desenvolvendo o planejamento de ações

O planejamento de ações está relacionado com o contexto em que os processos acontecerão. Se o projeto é modular e incremental, pode ser que várias ações aconteçam ao mesmo tempo e parte do projeto só possa prosseguir após a aprovação do cliente em relação ao que já foi desenvolvido.

Para a execução de uma campanha publicitária, por exemplo, processos como o briefing, a criação da persona, o planejamento de mídias e estratégias, o desenvolvimento das artes e a veiculação serão fundamentais e precisam estar descritos detalhadamente, além da identificação do responsável pela entrega, quando e como isso será feito.

Alinhando expectativas e demandas

Assim que o planejamento está pronto, é hora de mais uma rodada de apresentações — uma para o cliente e outra para o time responsável pela execução do projeto. Assim, é possível atender às demandas, alinhar as expectativas e garantir o sucesso das ações desenvolvidas.

Nessa parte do processo, também podem ser feitos combinados que estejam de acordo com o compliance da empresa, fortalecendo a integração e o comprometimento do grupo.

Realizando testes

Dependendo do nível de complexidade do projeto, ele pode ser implementado em um único bloco, mas o mais comum é que seja dividido em módulos. Assim, uma parte importante na gestão de projetos é garantir a qualidade e a eficiência daquilo que será entregue. Para isso, é importante que tudo seja testado antes de se apresentar o módulo ao contratante.

Monitorando o andamento do projeto

Existem vários formatos para acompanhar tudo o que está acontecendo. Sistemas ERP, por exemplo, podem trazer informações cruciais sobre os recursos alocados, além de favorecer a comunicação entre os integrantes do time.

Com o timesheet, é possível calcular o tempo que cada pessoa está dedicando ao projeto e os resultados obtidos. É preciso estabelecer métricas relevantes e usá-las para checar o sucesso da execução, corrigindo o curso, se necessário.

Entregando o resultado final

Uma vez concluído o projeto, não significa que o trabalho acabou. É hora de assegurar a satisfação e o sucesso do cliente, entendendo em quais pontos algum processo ou produto final poderia ser melhorado. Além disso, também é possível reunir o time e fazer rodadas rápidas de exercícios como: onde acertamos, onde erramos e o que podemos melhorar.

Evite os erros mais comuns na gestão de projetos

Veja quais são as falhas mais recorrentes quando as pessoas desenvolvem projetos:

• não fazer o planejamento adequado — etapa fundamental e que traz coerência para o projeto, às vezes é pulada ou desenvolvida sem a atenção necessária, gerando prejuízos e aumentando o risco da execução;
• dificuldades na delegação de tarefas — quando a liderança tem um perfil mais autoritário ou centralizador, pode ser difícil a abertura do planejamento e a apresentação clara do papel de cada um no projeto. Isso dificulta a fluidez das ações, além de criar situações como sobrecarga de trabalho para alguns colaboradores e ócio para outros;
• ausência da análise de risco — se a previsão de riscos não for contemplada no projeto, qualquer evento que sair do planejado durante a execução pode causar prejuízos ou atrasos;
• falta de comunicação — diferente das atividades que acontecem na rotina de uma empresa, dentro de um projeto, todo o time deve estar sintonizado. Afinal, a ação de uma pessoa pode trazer consequências para todo o time. Por isso, é muito importante garantir uma comunicação clara e direta entre a equipe.

Gostou de entender como desenvolver um projeto para sua empresa? Você deve ter percebido que esse modelo de trabalho deixa as ações mais claras e preenche de sentido a relação entre cada atividade desenvolvida. Dois pontos fundamentais para o trabalho com projetos são as métricas e a comunicação. Ambos podem ter melhor desempenho com o uso de ferramentas de gestão.

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