Diariamente las empresas se enfrentan a varios desafíos, entre ellos la atención al cliente y la implementación de estrategias de mercadotecnia.
Para que estas sean efectivas, es necesario contar con instrumentos que ayuden a seguir los resultados y el camino hacia las metas, como el reporte de ventas, por ejemplo.
El reporte de ventas de una empresa es, esencialmente, un informe detallado del desarrollo de sus operaciones y actividades comerciales, que es elaborado de manera semanal, bisemanal o mensual.
En este artículo te enseñaremos las mejores técnicas para elaborar este informe de la manera correcta, así como los elementos que debes tomar en cuenta para hacerlo, lo que cual te ayudará a que las operaciones del equipo de ventas fluyan de acuerdo a los objetivos preestablecidos.
¡Empecemos!
¿Qué elementos tiene un buen reporte de ventas?
Estas premisas se basan en elementos que permitan conocer el contexto del funcionamiento del equipo y la aplicación de las estrategias de ventas. Algunos de ellos son:
Resumen de las ventas
En este renglón se debe incluir el crecimiento y las actividades relacionadas a las ventas, al igual que el rendimiento mensual y el alcance de las proyecciones en datos, como:
- los ingresos de ventas;
- llamadas realizadas;
- visitas comerciales;
- negocios cerrados por representantes de ventas.
Ganancias y pérdidas
Contiene los datos sobre las cotizaciones realizadas, los objetivos alcanzados, y la tasa de cierre mensual o anual, además de:
- incrementos de la cuota del mercado;
- tasa media de conversión de oportunidades.
Informe de contactos
Hacen parte los nombres de contactos, su giro, fecha de inicio de la relación y otros que sirvan para conocer a estos potenciales clientes, así como:
- cobertura del embudo de ventas;
- indicadores de fidelización;
- retención de usuarios.
Con toda esta información, los directivos pueden visualizar la realidad de las acciones de ventas del equipo y determinar las correcciones, estrategias o tácticas adecuadas para alcanzar las expectativas.
Técnicas para hacer un reporte de ventas
Ahora bien, ya sabes la definición de reportes de ventas y los elementos que sí o sí deben estar presentes para realizarlo, que permitan seguir y medir las actividades que se desarrollar de forma diaria y los resultados semanales, mensuales, trimestrales y anuales.
El siguiente paso es que conozcas, a ciencia cierta, las dos técnicas y prácticas que puedes aprovechar para desarrollar este informe: el uso de Excel y la gestión de ventas móvil.
Uso de Excel
Lo primero es tener el programa Excel en las computadoras de cada uno de los que participan o tienen que ver con el reporte de ventas. Luego, sigue estos pasos:
1. Reúne los datos
No es más que la recolección de los datos relevantes dentro de los procesos de evaluación y seguimiento, que a su vez sirven para optimizar la toma de decisiones.
2. Tabula toda la información
En Excel, crea tablas dinámicas con las casillas, en donde indiques el nombre del informe, incluyas columnas con los datos importantes, como el mes, cantidad de ventas generadas o específicas y tasa de crecimiento, entre otros.
3. Utiliza fórmulas
Excel cuenta con fórmulas para calcular automáticamente o hacer operaciones aritméticas.
Por ejemplo, se puede medir el crecimiento mes a mes, restando una casilla contra otra y mostrar la diferencia, ya sea en positivo o en negativo.
Otra posibilidad es calcular el porcentaje de crecimiento, haciendo una división simple de una casilla sobre otra y cambiar el formato a "Porcentaje" para mostrar los resultados de esta manera.
4. Aprovecha los diagramas o gráficos para mostrar los resultados
Excel permite mostrar gráficas basadas en los datos sobre el área de ventas contenidos en las casillas.
De esta manera es posible exponer de forma simple y atractiva las tasas de crecimiento, retención de clientes, nivel de fidelización y más.
Incluso, estos gráficos pueden adaptarse a colores, formatos y estilos que formen parte de la identidad visual de la empresa, para que sirvan cómo material de presentación en juntas de accionistas, conferencias y exposiciones ante posibles inversores.
Asimismo, existen diagramas de columnas para mostrar resultados mes a mes o año a año de los objetivos alcanzados por el equipo de ventas y, así, poder visualizar el crecimiento o decrecimiento.
Como puedes ver, Excel es una herramienta o técnica para un reporte de venta de manera manual.
Sin embargo existe un sistema que puede acumular toda información y emitir los reportes de manera automática, denominada gestión móvil de ventas.
Gestión móvil de ventas
Si optas por la gestión móvil de ventas acelerarás y automatizarás el seguimiento de las operaciones que son ejecutadas por la fuerza de ventas, así como recabar y tabular todos los datos para emitir un reporte, lo cual también permite Excel.
Para que esto sea posible, cada uno de los integrantes posee un dispositivo móvil para registrar ventas, nuevos contactos, órdenes y, al mismo tiempo, visualizar su desempeño para el cumplimiento de sus metas.
En concreto, utilizar esta técnica le permite ejecutar a la fuerza de ventas las siguientes tareas:
- órdenes y cancelaciones de clientes;
- rutas;
- buscar clientes a través de filtros;
- modificaciones de comprobantes;
- listas de precios;
- promociones;
- gestionar devoluciones;
- ejecutar descuentos;
- consultar stock en tiempo real;
- visualizar turnos, transportes, sucursales y depósitos;
- información de productos;
- histórico de ventas;
- informes de efectividad;
- estadísticas de ventas.
Además, sus beneficios más importantes son:
Administración y monitoreo de las ventas
Los superiores pueden gestionar y visualizar en tiempo real el desempeño de los vendedores, sin interrumpir su trabajo o rutina.
Reporte de ventas automático
Toda la información es recogida por el sistema y es reportada de manera detallada, de acuerdo a las necesidades de la empresa, con todos los datos necesarios para la toma de decisiones.
Fuerza de ventas informada
Asimismo, cada vendedor tiene información en tiempo real sobre promociones, disponibilidad de mercancía y más.
Conclusión
¡Listo! Ya sabes cómo hacer un reporte de ventas de forma eficiente. Como ves, tanto el uso de Excel como la gestión de ventas móvil presentan ventajas por sí solas, que las convierten en opciones atractivas para realizar y emitir este resumen.
Cada empresa tiene necesidades y objetivos diferentes y, teniendo esto en cuenta, es preciso escoger una de estas técnicas para llevar un control ordenado y detallado de todas las operaciones de ventas de la organización.
Después de todo, si no se cuida este aspecto fundamental es casi imposible garantizar o asegurar la buena salud de la compañía.
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