¿Qué es la productividad? ¿Qué hacer para producir más? En este artículo, discutimos todo sobre el tema, desde un cambio en tu noción sobre el concepto hasta interesantes metodologías para mejorar la productividad en los equipos de mercadotecnia.
La productividad es uno de los temas más recurrentes en el mundo de profesionales y empresas. Y es que no puede ser diferente, ya que define en gran medida la agilidad de un negocio, la capacidad de trabajo de una persona, la eficiencia, la optimización e incluso el valor de un servicio en el mercado.
Esto es aún más relevante cuando se trata de agencias de publicidad, que necesitan productividad para mejorar la creatividad y asegurar el éxito con sus clientes .
Es por ello que decidimos crear una guía completa sobre el tema. Vamos a explicar desde el concepto básico de la palabra productividad, hasta cómo mejorar y medir esta evolución en el día a día de una empresa. ¿Te gustó la idea? ¡Entonces vamos a comenzar!
¿Qué es la productividad?
La productividad es la capacidad de realizar la mayor cantidad de trabajo posible con los recursos mínimos requeridos. Es una búsqueda de optimización que nos acompaña en nuestra vida personal y dentro de las empresas. Una búsqueda que forma parte de la mentalidad de quienes quieren tener éxito individual y colectivo.
La productividad en general siempre está conectada a un equilibrio de dos “indicadores”, si podemos llamarlo así: la cantidad/calidad del trabajo realizado y los recursos gastados para realizar este trabajo.
Mencionamos cantidad y calidad porque el éxito de una tarea a realizar depende mucho de su naturaleza. A menudo el objetivo es cuantitativo —necesito escribir 3 informes—, otras veces es cualitativo —necesito crear una pieza innovadora para que el cliente la apruebe—.
Por otra parte, hablando de recursos gastados, el más valioso de ellos es, sin duda, el tiempo. Después vienen cuestiones como el dinero, los recursos físicos —suministros de oficina o suministros para producir un producto básico—, los recursos de personal —tamaño del equipo—, entre otros.
¿Qué significa ser productivo?
Podemos ampliar la discusión un poco más determinando mejor qué es esta búsqueda. La noción más importante que debe estar en la cabeza de cualquiera que quiera ser productivo es que la eficiencia es diferente a la prisa.
La persona productiva no es la que trabaja a 100 caballos de fuerza todo el tiempo. Tampoco es el que puede pegar la actividad que está haciendo con la siguiente.
Optimizar es diferente. Es estructurar las tareas de tal manera que se realicen siguiendo una jerarquía de prioridad, disponibilidad y disposición. Así, naturalmente, se llevarán a cabo de la mejor manera posible, respetando los límites del profesional y atendiendo las demandas más importantes.
La conclusión de esta reflexión es interesante: la productividad tiene mucho más que ver con la planificación que con la ejecución real de las actividades.
Ser productivo es saber organizar tus responsabilidades y tener la disciplina para seguir lo establecido. Cuando cambias el enfoque de tu trabajo a esta nueva visión, se vuelve mucho más fácil ver oportunidades para mejorar tu desempeño tanto en tu rutina personal como en tu carrera.
De una manera divertida y rápida, el psicólogo Shawn Achor comenta en su TED Talk a continuación que la felicidad puede ser un excelente motor para la productividad. ¡Descúbrelo!
[Video]
¿Cuál es la diferencia entre producción y productividad?
Esta es una cuestión que a veces surge en los profesionales, pero es muy fácil de resolver. La producción generalmente se refiere al resultado, es decir, la capacidad total de trabajo que se entrega de una persona o equipo en un contexto dado.
La productividad, por otro lado, se trata de cómo el proceso y las personas llegan a esa entrega. Es donde puedes ver estrategias, estructuras y herramientas que potencian el resultado final a través de la acción de tus agentes.
¿Cómo tener más productividad?
El cambio de perspectiva que mencionamos anteriormente ya marca una gran diferencia para mejorar tu productividad. Pero podemos ser aún más objetivos aplicando esta idea a la rutina de una agencia, tanto para tu trabajo como para la gestión de equipos. ¡Conoce algunos consejos al respecto!
Productividad individual
La productividad individual requiere más disciplina, ya que tiene mucho que ver con tu percepción de responsabilidad por las demandas en tu vida y trabajo.
En este sentido, podemos señalar consejos muy sencillos que ya tienen un gran impacto en tu productividad:
- comienza siempre con tareas simples y rápidas para entrar en el ritmo de trabajo;
- utiliza algún tipo de metodología o lista para monitorear tu evolución;
- divide los grandes objetivos en pequeñas tareas, tanto para mejorar tu motivación como para estructurar la productividad de manera más eficiente;
- no fuerces la ejecución de más de lo que es posible en la situación actual;
- cuando sea imposible lograr todo lo planeado, enfócate en lo importante y urgente;
- saber dar como concretada una tarea cuando su conclusión es subjetiva.
Incluso quisimos reforzar este último punto, ya que nos estamos enfocando en las agencias. Cuando el trabajo es creativo, al profesional a menudo le resulta difícil dejar una tarea hasta que se ejecuta exactamente como se imaginaba.
Esto es excelente para mejorar la calidad de tu trabajo, pero a veces la productividad también tiene que implicar cierto desapego. Comprender cuándo es lo suficientemente bueno para el cliente es una forma de mejorar en gran medida tu eficiencia a diario.
Productividad colectiva
Los gerentes no solo tienen que lidiar con su productividad, sino también con los equipos bajo su mando. Esta parte es generalmente más compleja porque involucra la gestión de personas con diferentes perfiles y capacidades productivas. Aquí hay algunos consejos que podemos dar:
- estructura siempre el proyecto de forma visual y clara para todos los miembros del equipo;
- no tengas miedo de delegar;
- apuesta por herramientas de comunicación y colaboración;
- fomenta la confraternización entre equipos dentro y fuera del trabajo;
- incluye el descanso y el ocio en la planificación productiva;
- céntrate en controlar las tareas, no las personas;
- está abierto a todos los miembros del equipo para brindar información sobre mejores formas de hacer el mismo trabajo;
- realiza un seguimiento de los indicadores de productividad (hablaremos más sobre ellos en este texto).
La mejor manera de trabajar en la productividad colectiva es expandir la idea de optimizar tu propio trabajo a todo un equipo. Entonces, cuando ves a un grupo de personas como un sistema, trabajando hacia un solo objetivo, aumentarás la productividad general.
¿Quieres incrementar tu productividad ahora mismo? Nada mejor que un sistema de gestión para eso. Simplemente haz clic en el banner a continuación para suscribirte a Studio (No encontré web similar en español) de forma gratuita, la plataforma de gestión más completa para su agencia.
¿Cuáles son las ventajas de una agencia productiva?
Por supuesto, la productividad siempre es positiva. Pero lo que queremos ahora es definir cómo.
La importancia de cambiar esta mentalidad sobre la planificación productiva es el impacto práctico que tiene en las agencias. ¡Descubre los beneficios que obtienes a cambio una empresa centrada en la optimización!
Más agilidad y eficiencia
El efecto más evidente de aumentar la productividad es simplificar las tareas, las actividades y los procesos. Esto influirá directamente en los plazos dados a los clientes y la disponibilidad de los profesionales, que siempre tienen la flexibilidad de trabajar en varios roles de forma alternada.
Ahorro de recursos
Como dijimos, productividad significa hacer más con lo mismo que mucho o menos. La consecuencia de esto es siempre el ahorro de los recursos que hemos mencionado, especialmente el tiempo.
Esto también influye en la reducción de desperdicios e incluso puede hacer que la empresa sea más sostenible, una preocupación importante para el futuro.
Reducción de costos de producción
Si la empresa gasta menos recursos, gasta menos dinero. Si gasta menos dinero es capaz de incrementar la rentabilidad y, con ello, algunas ventajas importantes en el mercado: precios más competitivos, mayor capacidad de inversión y la posibilidad de contratar nuevos talentos.
Más competitividad
Además del precio, la relación entre la calidad y la velocidad de entrega es vital para el éxito de una agencia. Cuanto más productivo se es, más de ambos podrás ofrecer para ganarse al cliente. Es difícil enfrentarse a una empresa que hace mucho, lo hace bien y lo hace rápido.
Más enfoque en la creatividad
Los procesos optimizados y la productividad bien estructurada crean un entorno más estimulante para la creatividad dentro de una agencia.
Esto es producto de que el equipo no está constantemente siguiendo el calendario y siendo presionado con retrasos. La eficiencia les da la tranquilidad de probar, discutir y correr riesgos. Donde hay estructura, hay creatividad.
Atracción de nuevos talentos
Si una agencia está bien organizada en sus procesos, es competitiva en el mercado y está abierta a la creatividad de los profesionales, naturalmente será un atractivo para nuevos talentos.
Teniendo esto, es posible crear un círculo de valor, en el que las personas competentes aumentan la eficiencia y atraen a más personas competentes. Tener esta imagen en el mercado marca la diferencia para atraer tanto a profesionales como a clientes.
¿Qué afecta negativamente la productividad?
Luego de conocer los factores que mejoran la productividad y sus beneficios, es el momento de entender el impacto negativo de no preocuparse por este tema dentro de una empresa. ¡Descubre lo que sucede en una rutina ineficiente y mal optimizada!
Falta de organización operativa
El colapso de una agencia puede convertirse en una bola de nieve. Los equipos no saben exactamente en donde se encuentran dentro del proyecto, hay muchos ruidos de comunicación y el retrabajo es constante.
Estas son características terribles para la productividad. Cuantas más incertidumbres, más difícil es entregar un buen trabajo a tiempo.
Falta de definición de responsabilidades
Hablando de incertidumbres, delegar es una responsabilidad y una obligación de los buenos gerentes. Cuando un profesional en este puesto quiere abarcar todo el proyecto, lo que provoca son cuellos de botella en su propio negocio.
La productividad requiere decisiones y acciones rápidas. Esto no se logra haciendo que todo el equipo espere a que una sola persona procese toda la información para decidir qué hacer a continuación.
Problemas para priorizar tareas
Como hemos recalcado, la productividad está fuertemente influenciada por la planificación estratégica antes de la ejecución. En el corazón de esta idea está tu capacidad para priorizar qué tareas deben realizarse en qué orden.
Cuando no existe tal preocupación, puede haber una falsa sensación de un entorno productivo, lleno de muchas actividades que se realizan y completan en poco tiempo. Pero cuando nos detenemos a repasar lo que se ha hecho, vemos que muchos de los realmente importantes quedan atrás.
Bajo apoyo a la creatividad
La creatividad genera productividad. No solo en fomentar un trabajo de calidad con pocos elementos, sino en los propios insights para llevar a cabo procesos de forma más eficiente.
Una empresa que no está abierta a nuevas ideas es una empresa estancada que no puede sacar el máximo partido a su productividad.
Falta de soporte tecnológico
La tecnología actual es fundamental para garantizar la productividad dentro de las empresas. Gran parte de la ineficiencia del proceso todavía está ligada a tareas análogas y mecánicas que consumen tiempo y recursos de los profesionales responsables.
Este es un punto tan importante que es casi imposible para una empresa competir en el borde del mercado sin asistencia tecnológica. Es un tipo de producción completamente inviable para el futuro.
Poco cuidado de la salud
Podemos hablar de procesos, herramientas, tecnologías, pero la productividad, al fin y al cabo, viene de las personas. Es su equipo el que busca soluciones creativas para ofrecer excelentes trabajos.
¿Y quién puede ser creativo o eficiente cuando llega el cansancio? ¿Cuándo el estrés y la ansiedad limitan su poder de análisis y decisión? ¿Cuándo los dolores corporales no permiten que una persona se concentre en lo que está haciendo?
Ser productivo no siempre significa hacer todo lo posible, sino hacer lo mejor que pueda. Una empresa que no se preocupa por la salud de sus empleados puede tener la percepción de muchas horas trabajadas, pero ese tiempo se vuelve vacío, improductivo.
Lo mejor que puedes hacer es equilibrar el bienestar y las obligaciones. Es entender que la estructuración de procesos es mucho más importante que exigir demasiado a las personas.
6 valiosos consejos para aumentar la productividad
Pero, relájate, no todo es un punto negativo en la productividad de tu agencia. De hecho, con unos simples consejos es posible corregir la mayoría de estos errores y comenzar a mostrar resultados increíbles.
Hemos separado 6 valiosos consejos de productividad para que los apliques en marketing.
¡Síguelos!
1. Establece metas claras
¿Estas de acuerdo de que para llegar a un lugar se necesita saber cómo hacerlo?
Entonces, el primer paso para saber a dónde llegar es definir objetivos claros. Pueden estar relacionados con lo que espera lograr con el Marketing Digital de tu empresa, o encontrar una solución para SAC 2.0, entre otros.
Establece objetivos comerciales importantes que sean alcanzables.
2. Crea un calendario de acciones
Ahora que sabes a dónde vas, debes organizar el "cuándo".
Un cronograma de acciones es importante para que puedas comprender lo que está haciendo cada miembro del equipo, y también para que sepas qué debe hacer y cuándo.
Este calendario no tiene por qué ser solo de acción. De hecho, todos los esfuerzos de la agencia merecen un calendario, desde el blog hasta las reuniones.
¡Intenta organizar todo!
3. Establece metas
Está bien, tienes un objetivo claro, pero ¿cuál es la forma de llegar hasta allí?
Quieres generar 100 leads en 6 meses, pero ¿qué indicará si hay un crecimiento en los leads generados?
Metas.
Las metas claras demuestran que todo está funcionando bien — o que hay que mejorar — y, al mismo tiempo lo que motiva al equipo y fomenta la optimización de esfuerzos. Después de todo, nadie quiere estar detrás de la meta establecida, ¿verdad?
4. Elige las métricas adecuadas
Para evaluar el desempeño de las acciones de la agencia, son indispensables métricas claras.
Ayudan a entender si se está alcanzando la meta esperada y motivan al equipo a seguir con el buen trabajo, y también a elevar el nivel de acciones, en caso de que los resultados no sean los esperados.
Escoge las métricas que mostrarán a tu equipo el estado real de las acciones y también proporcionarán insights sobre todo lo que se puede mejorar.
5. ¡Registra tus ideas en el momento!
Nuestra cabeza trabaja todos los días, las 24 horas. Y a menudo, una gran idea para la campaña de ese anuncio de Facebook llega en medio de una reunión.
Usa herramientas de notas (como Evernote, Keep o Notes de iOS) para guardar esas ideas en el lugar y explorarlas más tarde.
6. No digas que sí a todo
"Sí" es la palabra más peligrosa para los equipos productivos.
Puedes ser un profesional en demanda y con amplios conocimientos en tu área, por lo que es un punto de referencia para los compañeros.
Pero, ¿cuánta dificultad imprime eso a tus tareas diarias? No digas que sí a todo lo que te pregunten, y trata de seleccionar bien a qué vas a dar una respuesta afirmativa.
¿Cómo tener productividad en la oficina en casa?
El home office es cada vez más común en las empresas. Ya sea por comodidad, flexibilidad, necesidad o emergencias, trabajar desde casa ha sido una buena manera de mantenerse productivo sin tener que ir a la oficina.
Pero, ¿cómo mantener la productividad en casa? A continuación, hemos separado algunas buenas prácticas para poder mantener la concentración y la motivación en la oficina en casa.
Evitar el ruido
Primero, tienes que encontrar el lugar más tranquilo de tu casa. Mientras que algunas personas necesitan algo de ruido de fondo para funcionar, otras pueden encontrar cualquier ruido (el ladrido de un perro, un aire acondicionado, niños jugando, entre otros) bastante irritante.
Trabaja en un lugar alejado de televisores, camas y otras distracciones. Además, elige una habitación que tenga una puerta que puedas cerrar para estar aislado del resto de tu casa, si vives con tu familia o amigos.
Organiza tu escritorio
Es bastante obvio que nadar entre una gran cantidad de papel y material de oficina ralentizará su progreso. Pero, ¿qué deberías tener realmente a mano? Solo ten un cuaderno cerca para anotar cosas importantes y una agenda con tus actividades proyectadas. Los post-it también pueden funcionar para recordarte las tareas del día.
Demasiados libros, pilas de hojas, tazas y otros objetos te distraerán mucho de tu productividad, sin mencionar tu concentración. Sin embargo, no dejes tu mesa completamente vacía. Deja espacio para trabajar y pensar.
Escribe todas sus ideas (¡rápido!)
En ocasiones, puedes tener una gran idea, pero hasta que abres Google Docs o algún otro editor de texto, la idea puede desaparecer por completo. Asegúrate de que siempre que tenga una idea, la anotes inmediatamente. ¡No en veinte segundos, sino en el momento!
El home office es posiblemente uno de los mejores lugares para proponer ideas creativas e innovadoras, por lo que no tener un cuaderno o algo para escribir la idea rápidamente puede ser frustrante.
Use tu estación de trabajo para enfocar tu cerebro
¿Qué es lo primero que haces cuando te sientas a escribir? ¿Abrir Skype o tu fuente de noticias? ¿Vas a navegar por Internet? Así que necesitas hacer algunos "trucos" para mantenerte enfocado.
Por lo general, se recomienda responder a los emails al comienzo del día, pero puede ser más productivo hacerlo solo al final del día, dependiendo de tu estilo.
Además de mantener unos límites y establecer una rutina diaria, puedes aplicar algunos trucos para obligarte a concentrarte.
A veces, desconectarse puede ayudarte a evitar el mundo de las distracciones de Internet hasta que termines una tarea difícil o algún método como pomodoro puede mejorar tu concentración durante largos períodos de tiempo.
Tener plantas
Las plantas no solo son bellas desde el punto de vista estético, sino que también convierten los gases que liberas durante todo el día en oxígeno para que puedas respirar con tranquilidad. Ayudan a mantener tu medio ambiente más fresco y saludable.
Sin embargo, esto no significa que tengas que tener plantas dentro de la oficina, pero si trabajas cerca de un jardín o bosque, dejar la ventana abierta es un método simple y efectivo.
Usa una lista de tareas más pequeña
Antes de comenzar a lidiar con las actividades del día, tómate 10 minutos para crear un checklist detallado. Por lo tanto, invierte otros 5 minutos para hacer una lista mucho más pequeña que estés seguro de que podrás realizar en las próximas horas.
Si te propones demasiadas tareas, por supuesto que no las harás todas. Tener una lista más pequeña no solo lo ayuda a recordar tus tareas y planificar cada una, sino que también divides el día en tareas más pequeñas que se pueden completar.
Además, cada vez que pasas el lápiz sobre una tarea completada, estos logros por sí solos motivan a tu productividad.
¿Cómo utilizar la matriz de Eisenhower y el método Getting Things Done para mejorar tu productividad?
Ahora que hemos hablado mucho de productividad, podemos darte más ayuda práctica sobre cómo es posible mejorar esta característica dentro de un negocio como las agencias.
Para ello, separamos dos metodologías o frameworks creados exactamente para mejorar la eficiencia y agilidad en la realización de tareas dentro de una rutina de trabajo. ¡Mira cómo funcionan!
Matriz de Eisenhower
La matriz creada por el norteamericano Dwight Eisenhower es una propuesta para estructurar la prioridad en los proyectos de forma inteligente y objetiva.
Su idea es eliminar dos problemas críticos para la productividad: por un lado, las acciones que se posponen indefinidamente y, por otro, las que se deciden y ejecutan anticipadamente.
Ambos escenarios pueden llevar a una mala calidad del trabajo y fallas importantes que tomarán aún más tiempo para que el equipo las resuelva.
Para saber dónde y cómo es necesario actuar, la Matriz de Eisenhower propone que los gerentes creen un gráfico matricial (con dos líneas perpendiculares) y les asignen dos características: importancia y urgencia.
De esta forma, podrá distribuir visualmente las tareas a realizar en estos ejes, dándose cuenta de cuáles son prioritarias para el momento actual. Estarán en 4 categorías diferentes:
- Importante y urgente: que requiere decisiones y ejecución inmediata.
- Importantes y no urgentes: que necesitan atención, pero pueden programarse para una fecha más apropiada.
- No importante y urgente: que debe hacerse, pero puede delegarse en unas pocas personas o en alguien ajeno al proyecto.
- Ni urgente ni importante: lo que puede dejar espacio para otros sin mayores consecuencias.
Cuando distribuyes las tareas de un proyecto dentro de estas categorías, el orden y la atención a las mismas se vuelve mucho más claro para todo el equipo. Es de gran ayuda, especialmente cuando se trata de reuniones de alineación.
Resolviendo las cosas
GTD, creado por David Allen, es un método de productividad interesante porque se puede aplicar a varios niveles de complejidad, desde sus rutinas en casa hasta la ejecución de proyectos publicitarios.
Es más como planificar para organizar tu productividad sin perder de vista ninguna actividad que deba realizarse ese día, semana o mes. Para ello, sigue 5 pasos:
- el paso de captura es cuando recuerdas y escribes todas las actividades a realizar en el período dado;
- el paso de aclaración es cuando analizas las actividades anotadas y defines cuáles requieren acción o no;
- en el paso de organización priorizas y estructuras tu orden de ejecución de una forma visual práctica;
- el siguiente paso, la reflexión, es una revisión de toda la estructura ensamblada para ver si no quedó nada fuera y si se puede ejecutar en el tiempo planeado;
- el último paso es el compromiso. Donde sigue el orden determinado y completando las tareas dentro de tus capacidades.
Por lo tanto, puedes planificar la productividad de una manera muy controlada y eficiente. Un consejo que viene del GTD para crear esta organización es asignar 3 características a cada acción:
- El contexto: si la ubicación, el tiempo y las herramientas disponibles en el momento de la ejecución permiten realizar la tarea.
- Tiempo: si el tiempo disponible para la tarea es suficiente para un trabajo de calidad.
- El nivel de energía: si esta tarea se realizará en un momento físico y psicológico favorable, bajo la influencia de elementos como el estrés, el cansancio y el sueño.
La idea es configurar tu rutina como un rompecabezas y que cada actividad se ajuste al mejor equilibrio entre estos tres elementos. Es una forma de optimizar tu día a día.
¿Cuáles son los principales indicadores de productividad?
Con una buena idea sobre cómo impulsar la productividad, surge la pregunta de cómo acompañar esta evolución y asegurarse de que tus estrategias estén funcionando.
Como cualquier otro aspecto de una empresa, es posible definir indicadores específicos de productividad, ya sean individuales o colectivos. Vea cuáles se pueden incluir en su análisis:
Indicadores personales
En primer lugar, queremos poner algunos indicadores que se pueden utilizar en tu vida como una forma de medir el éxito basado no en la entrega de trabajo o el lucro, sino en tus expectativas y tus deseos personales.
El gran problema de este tipo de indicador es que es subjetivo y depende de las metas que te propongas ahora: desde el camino que quieres para tu carrera hasta los logros que quieres alcanzar en determinados periodos de tiempo.
La productividad personal es aquella que te permite tener logros profesionales, personales y de bienestar. Y no se debe frustrar si no se logra alguna meta, sino comprender que esta planificación está enfocando sus acciones en la dirección correcta.
Rentabilidad
Con la certeza de que tenemos bien encaminados nuestros objetivos personales y profesionales, es el momento de pensar en la empresa y en los indicadores de productividad más objetivos.
La rentabilidad del negocio, por supuesto, es la más completa de ellas. La ganancia determina la relación entre el precio cobrado y el costo de hacer el trabajo. Cuanto más alto sea, significa que se está introduciendo más eficiencia en la rutina de la agencia.
Horas por proyecto
Este indicador definirá básicamente cuánto tiempo se tarda en llevar a cabo cada proyecto dentro de la empresa. Es bueno recordar que prisa no significa calidad, por lo que el valor analizado debe tener en cuenta el contexto y servir como fuente de reestructuraciones más optimizadas.
Profesionales por proyecto
Aquí se aplica lo mismo con el indicador anterior. En este caso, estamos hablando del tamaño del equipo necesario para llevar a cabo cada proyecto.
Los equipos más pequeños significan que se realizan más proyectos al mismo tiempo, lo que aumenta la productividad de manera exponencial.
Nivel de calidad
Este indicador también puede ser subjetivo, pero es muy preciso cuando existe una buena metodología de control de calidad. Lo ideal para él es analizarse junto con la rentabilidad para encontrar un equilibrio cualitativo y cuantitativo en la agencia.
Churn rate
Las empresas productivas retienen a sus clientes con mucha más frecuencia. Por lo tanto, la tasa de abandono o churn rate se puede utilizar para definir la productividad.
Si es alto, es una señal de que tus procesos de producción de alguna manera están dando como resultado una calidad de entrega deficiente.
7 herramientas de productividad que necesita saber
Afortunadamente, existen varias herramientas para ayudarnos a ser más productivos.
Con tantas cosas por hacer al mismo tiempo, es necesario organizar ideas, enumerar tareas y desconectar un poco del mundo, ¿no?
Hemos separado 7 herramientas de productividad para el equipo de su agencia. ¡Descúbrelas!
1. Evernote
Evernote ya es un viejo conocido.
Reúne un sencillo bloc de notas con una serie de cuadernos, notas y varias opciones para que almacenes ideas. ¡Incluso te permite guardar contenido para leerlo más tarde!
Si quieres organizar tus ideas, no hay mejor herramienta. Evernote tiene una versión gratuita y puedes sincronizarla con hasta 2 dispositivos.
2. Any.do
Any.do es tu mejor amigo cuando se trata de organizar tareas y ponerte al día con tus actividades.
El secreto de muchos equipos de marketing productivos es establecer plazos para realizar las tareas. Dentro de Any.do puedes crear listas y organizar todo lo que tienes que hacer, estableciendo plazos, guardando notas y comentarios.
Además de recibir recordatorios a medida que se acerca el día de la entrega.
3. Cold Turkey
Si sufres del "síndrome de procrastinación de las redes sociales", Cold Turkey está hecho para ti.
Esta herramienta de productividad fue creada especialmente para bloquear el acceso a páginas que obstaculizan su desempeño. Leer: Buzzfeed, Facebook, Twitter, Youtube, 9GAG y cualquier otro sitio que elijas.
La versión paga lleva la productividad a otro nivel, con la opción de calendarios que determinan cuándo ocurrirá el bloqueo, así como la posibilidad de bloquear programas desde la propia computadora.
4. Zapier
Usar varias apps al mismo tiempo puede ser un trabajo pesado. Si ya usas Gmail, con Drive y también Trello (de la que te comentaremos en las siguientes líneas), ¿imagina recibir un email, tener el archivo adjunto guardado en una carpeta en Drive y recibir una notificación en Slack?
¡Eso es exactamente lo que hace Zapier! Conecta diferentes aplicaciones y crea zaps o workflows que realizan acciones automáticamente de acuerdo con reglas y filtros. ¡Es realmente muy útil!
5. Slack
Los emails toman mucho tiempo en el día a día del equipo de marketing. Ya sea por asuntos relacionados con el trabajo o no, los emails retrasan la vida de muchos analistas de marketing.
¡Para eso, necesitas conocer Slack! Es un comunicador corporativo, una especie de mensajero, pero con funciones que te ayudarán a ser más productivo.
Puedes hablar con cualquier miembro de tu equipo de inmediato, compartir archivos, eventos e incluso gifs.
También permite la creación de canales (o grupos) para abordar problemas específicos, donde todos dentro de ese canal reciben notificaciones.
Según la propia Slack, logran aumentar la productividad del equipo en aproximadamente un 32%, ¡reduciendo el número de emails en un 48,6%!
6. Trello
Delegar funciones es fundamental para mantener alta la productividad, así que nada mejor que utilizar Trello para organizar las acciones de cada empleado.
Así, puedes crear tableros específicos para cada proyecto o acción, y crear cards en cada uno de los boards para delegar funciones. Asimismo, es posible establecer plazos, crear checklists y mantener interacciones constantes. Incluso puedes integrarlo con Slack (y otras apps) para optimizar la productividad.
7. Studio
Studio es un software de gestión integrado destinado a dar servicio a las agencias de comunicación. El sistema es robusto y con una interfaz interactiva y fácil de usar.
Al ser una solución integrada, cuenta con gestión de proyectos, gestión de tráfico, gestión de agenda, gestión de medios, gestión financiera, informes de Business Intelligence, workflow personalizado y mucho más.
La integración mejora la comunicación entre las sucursales de la agencia y genera datos más asertivos sobre el negocio. Además, Studio tiene iJob, una interfaz de comunicación entre el cliente y la agencia.
El cliente tiene acceso a iJob y puede aprobar, comentar y solicitar ajustes directamente a través de la plataforma, que también está integrada en el Studio de la agencia. Esto mejora enormemente la relación entre agencia y cliente.
Hay varios planes, que varían según el tamaño de la agencia. Un punto interesante es que recientemente se lanzó el plan gratuito, es decir, es posible tener una herramienta de gestión de proyectos completa para toda la agencia sin gastar nada.
¿Cómo puede el software de gestión aumentar la productividad de la agencia?
Después de todo lo que hemos dicho aquí, está claro que la inteligencia y la eficiencia son las claves para personas y entornos más productivos.
En un contexto corporativo, la tecnología es un gran aliado para llevar estas dos cosas a tu rutina. El software de gestión, o ERP, tiene un enfoque principal en la integración de datos y procesos, creando una visión más completa de la productividad.
En una agencia, la solución puede ayudar a alinear equipos, colaborar en múltiples proyectos, estructurar las tareas a realizar y monitorear los indicadores. Todo ello de una forma más sencilla y automatizada.
Es decir, en muchos casos, invertir en tecnología es el primer paso para ganar productividad, para su vida o para su empresa.
El resto depende de mucha planificación, sincronía entre profesionales, uso consciente de los recursos y focalización en priorizar las actividades adecuadas.
Es un cambio de mentalidad, más que una búsqueda para hacer las cosas más rápido. Cuando entendemos esto, la productividad crece naturalmente y cosechamos las recompensas en muy poco tiempo.
¿Qué tal, entonces, convertirte en un experto en estimular y llevar la eficiencia para optimizar los resultados de tu equipo? ¡Aprende sobre 12 softwares de productividad más populares!
