Por Ivan de Souza

Analista de Marketing na Rock Content.

Publicado em 21 de outubro de 2020. | Atualizado em 30 de outubro de 2020


Otimizar os processos operacionais da agência é essencial para ganhar agilidade na rotina de serviços. O sistema de gestão empresarial traz praticidade para as empresas por meio da integração dos setores, permitindo que os gestores se dediquem mais à parte estratégica do negócio.

Assim como nas demais empresas, em uma agência de comunicação também é necessário zelar pelos processos operacionais, como administrar finanças, gerar relatórios, emitir notas fiscais, entre outras atividades rotineiras.

Quando cada uma dessas tarefas é feita em ferramentas diferentes, a tendência é que se tornem complexas e tomem muito tempo dos colaboradores. Com um sistema de gestão empresarial, como um ERP ou CRM, é possível otimizar o negócio.

A partir do uso desse software, você gerencia todas as demandas da agência por meio de uma única plataforma. Isso traz sincronismo para as equipes, permitindo que elas ganhem eficiência nas questões operacionais e dediquem-se mais aos pontos estratégicos.

Quer saber mais? Confira, a seguir, quais são os principais sistemas de gestão para agências e como eles revolucionam o seu desempenho!

O que é um sistema de gestão empresarial?

Basicamente, o sistema de gestão empresarial é um software que viabiliza o gerenciamento das tarefas de todos os setores da empresa. Trata-se de uma plataforma inteligente cuja função é automatizar todos os processos operacionais, uma vez que conecta as demandas de todas as áreas.

A ferramenta centraliza as informações de cada departamento da agência, como atendimento e criativo. Desse modo, permite uma visão ampla do negócio, o que ajuda os colaboradores e gestores a tomarem decisões mais embasadas e precisas.

O sistema de gestão integrado é informatizado, sendo que as suas informações podem ser armazenadas na máquina física ou na nuvem. Geralmente, a plataforma tem a seguinte estrutura:

  • administração: possibilita aos gestores acompanhar o andamento dos setores da agência;
  • planejamento estratégico: devido ao fato de automatizar as atividades operacionais, há mais facilidade para verificar quais são os erros e acertos do negócio e, assim, elaborar estratégias que melhorem os resultados;
  • avaliação de desempenho: a praticidade do sistema permite a avaliação de desempenho de cada área da companhia;
  • implantação e execução: a partir da avaliação dos pontos fortes e fracos, o sistema ajuda na implantação de melhorias na organização.

Cada sistema voltado para a gestão empresarial de agências tem características e funcionalidades especificas que variam de acordo com o fornecedor. Porém, a maioria deles conta com as quatro categorias citadas acima e é comum que elas sejam usadas como referência para a integração de processos.

Quais são os tipos de sistemas de gestão empresarial?

Quando se fala em sistema de gestão empresarial para agências, as plataformas que mais se destacam são o Enterprise Resource Planning (ERP) e o Customer Relationship Management (CRM). Essas duas alternativas apresentam funções bastante diferentes e entendê-las é fundamental para fazer a melhor escolha para o seu negócio. Acompanhe detalhes de cada ferramenta.

ERP

Considerado o sistema de gestão mais popular entre as empresas, esse software é tido como uma evolução da tradicional planilha de Excel. O seu objetivo é facilitar o controle financeiro e de orçamentos, além de agilizar os processos contábeis e fiscais da organização. Isso acontece porque ele reúne todas as informações referentes aos pagamentos de despesas e recebimentos, tendo como base o custo de tributo envolvido em cada tarefa.

As plataformas de ERP são divididas em três camadas: aplicação, banco de dados e framework. Para facilitar a gestão e a tomada de decisões, elas também oferecem dois tipos de visão.

Visão departamental

Mostra o status de manutenção dos processos de cada setor. Todas as informações são disponibilizadas em uma única tela de modo a otimizar o manuseio das informações, além de agregar segurança para os usuários, pois somente os colaboradores autorizados podem acessar os dados.

Visão por segmento

Como o próprio nome sugere, é a visão que permite personalizar o software de acordo com as características e demandas de cada departamento. Por isso, tem como finalidade atender às necessidades específicas do ramo em que a empresa atua.

De modo geral, o ERP é um aliado para a redução de custos e otimização dos processos da agência, pois agrega eficiência às tarefas das equipes, bem como possibilita a integração e padronização tanto das estratégias quanto das ações.

O sistema traz agilidade para o negócio, diminui as chances de erros e poupa tempo e recursos, visto que evita que os colaboradores tenham que se deslocar para trocar informações entre os setores.

CRM

Também conhecido como Gestão de Relacionamento com o Cliente, é um sistema focado no consumidor. Em suma, ele acumula e processa os dados gerados pelos clientes atendidos pela agência, como ligações, visitas e interações nas páginas online. Com base nessas informações, a companhia monitora a jornada do cliente e pode desenvolver estratégias mais certeiras para atrai-lo.

Diante disso, a área de vendas e atendimento identificam com antecedência quais são as demandas do público em potencial e oferecem um serviço personalizado. O CRM tem quatro tipos de aplicações que preferencialmente devem ser utilizadas de maneira integrada. Veja quais são elas na sequência.

Operacional

Consiste nos processos de atendimento e suporte ao cliente durante e após a realização das vendas. O seu objetivo é reconhecer quais requerem melhorias e colher dados para impulsionar as vendas.

Analítica

Os dados colhidos na aplicação operacional são transformados em relatórios que geram informações para insights sobre as necessidades do consumidor, o que contribui para construir o perfil do cliente. A equipe de vendas pode se basear nesse perfil para abordar o público de forma mais eficaz.

Colaborativa

Nessa função, acontece a disseminação das informações colhidas pelos departamentos da agência — ação que gera oportunidade de diálogo e alinhamento entre as tarefas dos setores.

Estratégica

A aplicação faz uso de todas as funcionalidades de modo integrado, podendo utilizar o modelo Canvas com o intuito de direcionar as ações da companhia e assegurar o alcance das metas e objetivos estabelecidos.

Pode-se dizer que o CRM aumenta a qualidade das tarefas da agência por meio da coleta e processamento dos dados do consumidor. O conhecimento armazenado fornece subsídio para desenvolver projetos PMBOK para a criação de serviços diferenciados e simplifica as vendas, assegurando a satisfação do cliente.

Quais as vantagens do sistema de gestão para agências?

As tecnologias empresariais são indispensáveis para melhorar os resultados dos negócios, além de serem um diferencial competitivo. Um bom software de gestão empresarial gera dados sólidos para que os seus gestores tomem decisões acertadas. Veja quais são as vantagens dessa ferramenta para a sua agência.

Melhora a organização das contas

Ter controle dos valores que entram e saem do caixa da companhia é imprescindível para organizar e projetar as suas finanças. Com o uso do sistema de gestão empresarial, existe a possibilidade de cadastrar todas as contas a pagar e a receber em um único lugar. Assim, todos os números são atualizados e acompanhados em tempo real pelo setor financeiro.

Nesse contexto, torna-se mais fácil elaborar o planejamento orçamentário da empresa a médio e longo prazo. Afinal, o gestor sabe com exatidão qual é o valor das despesas futuras e o disponível em caixa.

Integra os setores da empresa

Quando o empreendimento usa planilhas eletrônicas para controlar os seus processos, é preciso elaborar uma para cada departamento. O excesso de documentos dificulta a gestão e ainda exige mais tempo dos funcionários para atualizar os relatórios manualmente.

Já o software para gestão unifica os setores da empresa, pois armazena os dados de todos os setores e otimiza a comunicação entre eles. As informações sobre finanças, vendas e demais áreas podem ser visualizadas diretamente na plataforma.

Toda venda que é feita na agência, por exemplo, é incluída automaticamente no sistema, atualizando as suas receitas. Dessa maneira, não é necessário que o colaborador liste todas as movimentações financeiras como ocorre nas planilhas tradicionais.

Reduz o retrabalho

Além de tomar muito tempo dos colaboradores, o preenchimento manual de planilhas também abre espaço para o cometimento de erros. Essas falhas não acontecem em um sistema informatizado de gestão, pois os dados são gerados com precisão. Uma vez que acontecem menos erros, consequentemente o retrabalho diminui.

Dá suporte para a tomada de decisões

Os sistemas de gestão geram relatórios que orientam as decisões dos gestores. Por meio da análise dos dados sobre o seu fluxo de caixa, você pode determinar se o momento é propício para fazer um novo investimento ou se é necessário cortar gastos, por exemplo.

A visualização detalhada das despesas e receitas do negócio também ajuda a identificar onde estão os maiores gastos da empresa, algo crucial para estabelecer medidas de contenção de despesas adequadas para cada setor.

Como escolher o sistema de gestão ideal?

Ainda não tem um sistema de gestão empresarial na sua agência? Como você viu, essa tecnologia faz toda a diferença para a qualidade dos processos de qualquer empresa. Porém, para que de fato seja útil, é preciso observar alguns pontos antes de adquiri-la. Entenda o que avaliar.

Experiência do fornecedor

O ideal é que o sistema de gestão seja desenvolvido para a área de atuação da sua empresa. Com a adoção de um software projetado para a rotina das agências de comunicação, você tem a certeza de que a ferramenta atende às suas necessidades e evita aborrecimentos.

Suporte oferecido

É normal que no decorrer da implementação da tecnologia e nos seus primeiros dias de uso surjam dúvidas. Por isso, verifique se o fornecedor oferece um suporte adequado para tirar dúvidas e solucionar com problemas com agilidade.

Funcionalidades disponíveis

Pesquise quais são as funcionalidades disponíveis no sistema e, se possível, solicite um período de teste para entender como elas podem ser usadas no campo prático e se correspondem às demandas das atividades da agência de comunicação.

Usabilidade

Um sistema de uso complexo exige que a empresa gaste mais tempo treinando a equipe para que aprenda como operá-lo. Portanto, dê preferência a uma ferramenta intuitiva, o que reduz a curva de aprendizado do seu time e a resistência dos colaboradores quanto à mudança.

Administrar uma agência é um grande desafio. Nesse sentido, é altamente recomendado investir em ferramentas que simplifiquem essa tarefa. E é exatamente isso que o sistema de gestão empresarial faz pelo seu negócio, haja vista que otimiza os processos operacionais enquanto você e a sua equipe pensam nas questões estratégias necessárias para exponenciar os resultados.

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