Por Victor Coutinho

Publicado el 21 de agosto de 2020. | Actualizado el 21 de agosto de 2020


CMS son las siglas de Content Management System, en español Sistema de Gestión de Contenidos. En síntesis, un CMS te permite crear, organizar, publicar y eliminar contenidos de tu sitio web. Pero, por otro lado, en este artículo entenderás cómo y por qué utilizar un CMS en tu estrategia digital.

El mundo nunca había estado tan conectado como hoy en día.

El escenario de consumo actual involucra dispositivos de todo tipo, una buena conexión a Internet y empresas innovadoras dispuestas a aprovechar todo esto al máximo, comenzando por sitios web y canales virtuales.

Estamos hablando de una serie de recursos que permiten impulsar un negocio, generar más ventas de manera consistente y brindarle más opciones a los consumidores, al mismo tiempo que se le ofrece una mejor experiencia de compra.

Sin embargo, muchas empresas aún no tienen un sitio web o no logran resultados palpables.

El principal argumento para explicar malos resultados al usar Internet como canal de captación y retención de clientes es la falta de conocimientos técnicos para crear y gestionar las páginas y los contenidos.

Ahí es donde entra el CMS como la solución definitiva a este problema. Pero no te preocupes si no tienes idea de qué es eso. Creamos este artículo para enseñarte todo lo que necesitas saber sobre el tema. 

¿Estás preparado para esa gigantesca dosis de conocimiento? ¡Entonces continúa leyendo!

¿Qué es un CMS?

El término CMS proviene del inglés Content Management System, que significa Sistema de Gestión de Contenidos. Es un sistema online que nos permite poner en marcha un sitio web de forma práctica y rápida.

Pero, no es únicamente eso, sino que su gran ventaja, como su nombre lo dice, es la posibilidad de administrar contenidos dinámicos de forma sencilla, es decir, mantener un blog, un ecommerce o cualquier otro tipo de página web que demande una actualización constante.

Imagina tener que realizar de forma manual actualizaciones semanales o, incluso, diarias, sin duda no funcionaría.

Para esto y mucho más, un CMS es la solución ideal para todos los que necesitan un sitio web que no sea 100% estático o momentáneo (o sea, hecho para permanecer funcionando por un breve período).

¿Cómo funciona un sistema de gestión de contenidos (CMS)?

Imagínate que trabajas en un periódico o una revista. Tu audiencia siempre está buscando noticias de último momento y temas de actualidad, por lo que tú y tu equipo deben producir contenidos nuevos todos los días.

Pero este proceso de creación es complejo y, para cada nuevo contenido, es necesario crear la estructura técnica completa de la página. Para empeorar las cosas, cada actualización debe realizarse manualmente.

En tal escenario, ¿te imaginas lo caro y tardado que sería este trabajo? Sería insostenible como negocio, en términos de tiempo y dinero.

Además, suponiendo que pudieras mantener el proyecto en marcha, la necesidad de contar con profesionales altamente capacitados y con los conocimientos técnicos necesarios también podría limitar en gran medida la aparición de nuevos negocios.

Afortunadamente, nuestra realidad es bastante diferente. Para solucionar este tipo de problema estructural y operativo, se creó el CMS.

El concepto de CMS representa, en la mayoría de los casos, software libres, creados y difundidos por programadores de todo el mundo, en el que una persona puede crear su sitio web, blog y otras opciones, con extrema facilidad.

Y cuando usamos la expresión “la mayoría de los casos” es porque aunque las principales opciones del mercado (de las que hablaremos más adelante) son gratuitas, también existen opciones pagas.

Uno de los mayores beneficios del CMS es su facilidad de uso que te permite concentrarte más en la estrategia y menos en la parte operativa.

Es decir, el usuario no tiene que preocuparse por la parte técnica de la creación. Solo necesita alimentar una base de datos, de forma sencilla y rápida, con el contenido que quiere publicar.

Todo los contenidos se administran de forma eficiente, pues la estructura está diseñada para garantizar un mejor desempeño de las páginas, una buena experiencia de usuario y, además, para darnos la posibilidad de escalar el sitio sin problemas en el futuro.

¿Cuáles son las características principales de un CMS?

Puede que no lo parezca, pero producir y publicar un contenido simple o una página en un sitio web involucra muchos elementos que deben tener soporte de un CMS.

Esto queda muy claro cuando miramos algunas de las principales características de este tipo de sistema:

  • creación y publicación de páginas;
  • edición de textos y códigos de sitios web;
  • moderación de comentarios;
  • control de inventario y sistema de ventas (si es ecommerce);
  • instalación de plugins y extensiones para aumentar las funciones del sitio;
  • biblioteca de medios, para cargar imágenes y videos que se utilizarán en el sitio web.
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¿Cuáles son los beneficios de un CMS? Conoce los 7 principales

El CMS tiene muchos beneficios para los emprendedores que quieran crear sus páginas en Internet, a continuación mencionaremos los 7 principales.

1. Facilidad de creación y mantenimiento

Puede ser que la principal ventaja de utilizar un software CMS sea la gran facilidad que le ofrece quienes quieren desarrollar una página y mantenerla actualizada.

El acceso al trabajo se realiza directamente en el navegador, es decir, no es necesario descargar ningún sistema específico y complejo. Nada que ocupe espacio en tu computadora o teléfono celular.

Esto te permite crear tus páginas rápidamente y aprovechar mejor las oportunidades del mercado para ofrecerle contenidos de más calidad a los usuarios.

2. Facilidad de uso

Quien tiene un sitio web sabe que es necesario estar constantemente atento a las novedades y tendencias que aparecen en el mercado.

Por lo tanto, tus páginas deben ser flexibles para aprovechar estas nuevas posibilidades y utilizar recursos innovadores en todo su potencial.

Con un buen CMS, además de la facilidad que mencionamos, cualquier miembro de tu equipo podrá ayudarte a mantener tu estrategia digital.

Esto incluye crear páginas en el sitio web de la empresa, agregar imágenes, videos, testimonios de clientes y más.

Todo esto se puede hacer de manera extremadamente fácil y rápida, sin la necesidad de un conocimiento profundo de programación, diseño o diagramación.

Además, una de las principales características del CMS es, como su nombre lo indica, su capacidad para administrar contenidos en lugar de simplemente crearlos.

Es decir, de nada sirve tener muchas posibilidades y hacer uso del gestor de contenidos de forma sencilla sin seguir siempre la evolución de los resultados.

Y de nuevo, un CMS de calidad facilita esta parte del trabajo. Después de todo, todo se puede probar y optimizar para obtener mejores resultados con más agilidad.

3. Gran cantidad de recursos adicionales

El principal CMS del mercado tiene una amplia gama de características adicionales. Estos se pueden agregar al sitio web con unos pocos clics para crear la mejor experiencia posible para el consumidor y hacer que la administración sea más eficiente.

Aquí solo hay una advertencia, en la que profundizaremos más a continuación: vale la pena señalar las características del software elegido para tener la seguridad de que resuelva todas tus necesidades.

Si notas que falta algún elemento importante, busca complementos y herramientas adicionales. Si realmente no puedes encontrarlo, es posible que desees buscar otro CMS.

4. Posibilidad de optimización para búsquedas orgánicas

Todo emprendedor que busca establecer su sitio web como un referente en el mercado online sabe (si no lo sabe, ¡debería saberlo!) que es necesario conocer y aplicar las técnicas de optimización para la búsqueda orgánica, el Search Engine Optimization (SEO).

El SEO tiene como objetivo aumentar las posibilidades de que los motores de búsqueda, como Google, encuentren las páginas de tu sitio, pues cuantas más personas lo encuentren de forma orgánica (sin anuncios), mejor será tu proceso de adquisición de clientes.

¡Siempre y cuando tengas una estrategia de contenidos sólida y un plan de marketing adecuado!

Puedes utilizar diferentes técnicas, como:

Es muy importante que cada página del sitio web reciba este trabajo, con gran atención.

Si tu página es compleja, creada con un software específico, puede ser bastante difícil mantener esta optimización correctamente, aún más si el sitio está en crecimiento.

Con el CMS, esto se puede hacer de una manera muy sencilla y práctica. Unos minutos bien trabajados al día pueden ser suficientes para que tus páginas aparezcan en las primeras posiciones de la búsqueda orgánica, sin tener que invertir ni un centavo en enlaces patrocinados.

5. Versatilidad para proyectos de todo tipo y tamaño

Sin importar cómo imaginas tu sitio, es probable que lo consigas sin mayores problemas con un buen CMS.

¿Quieres crear un blog para publicar contenidos relevante todas las semanas o, tal vez, necesitas crear un ecommerce integrado con múltiples funciones? ¡Sin problemas!

Y esas son solo algunas de las posibilidades. Puedes crear áreas de miembros, landing pages e incluso crear un tipo de red social, según tu objetivo.

Este es otro beneficio de un CMS: logra darle soporte a diferentes proyectos de diferentes tamaños con la misma estructura y funcionamiento interno.

Todo lo que necesitas hacer es configurar las características que ofrece la plataforma de tu elección de acuerdo con las necesidades del proyecto.

6. Buena velocidad de carga

Otro gran beneficio de tener una solución CMS es que generalmente contribuye a aumentar la velocidad de carga de la página. Este elemento es crucial para ofrecer una buena experiencia al consumidor, ¡sin mencionar que es un factor considerado en el ranking SEO!

Cuanto más tarde en cargarse, y estamos hablando de diferencias de segundos, mayores serán las posibilidades de que el lead salga de la página y busque otra opción en Internet.

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Por eso, es muy importante que siempre monitorees el tiempo de carga de tus páginas, buscando optimizarlo. Esto es aún más importante en los dispositivos móviles, que han recibido una atención especial por parte de Google con el nuevo modelo de clasificación.

Conocido como Mobile-First Index, prioriza las páginas que se cargan rápidamente en los dispositivos móviles. Afortunadamente, los CMS de última generación ya son totalmente compatibles con los sitios Mobile First.

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7. Bajos costos de actualización y mantenimiento

Por último, pero no menos importante, no debemos olvidarnos de los costos de mantenimiento. Imagina que construyes tu sitio web con un programador específico, en un lenguaje complejo que pocos profesionales dominan en todo el mercado.

¿Puedes ver cómo puede hacer que sea más caro mantener la estructura en funcionamiento y siempre actualizada? Después de todo, la escasez de ese conocimiento técnico específico le permitirá cobrarte más por el servicio.

Con un CMS, sin embargo, todo es más económico, desde la implementación hasta la actualización y el mantenimiento.

El software utilizado, en general, es gratuito, ya que la mayoría de los CMS son creados por programadores de todo el mundo, que trabajan de forma colaborativa.

Claro que puedes contratar a un desarrollador o diseñador para adaptar el sitio web a tus necesidades y dejarlo 100% personalizado.

Pero si ya tienes un CMS el trabajo será mucho más simple y barato, pues la diferencia de valores está en la actualización y mantenimiento, lo que convierte al CMS en una opción mucho más ventajosa en términos económicos.

¿Cómo elegir un CMS?

La tarea de elegir un CMS puede ser un poco confusa debido a la cantidad de opciones disponibles en el mercado y la similitud entre lo que ofrecen.

Cuando consideras 10 opciones y todas prometen cosas similares, ¿cuál elegir? Lo cierto es que necesitas pocos elementos para tomar tu decisión.

Para que no tengas dudas a la hora de elegir hazte las siguientes preguntas:

¿Cuál es el historial del sistema?

Averigua si la comunidad de usuarios es grande y activa, si el sistema tiene una buena reputación y cuáles son los comentarios sobre el soporte técnico.

¿Cuál es la propuesta básica del sistema?

Si el enfoque central del CMS en cuestión es muy diferente de lo que estás buscando, no dudes y busca otra opción. (Ejemplo: quieres un blog y encuentras un CMS para ecommerce).

¿Cómo es la experiencia de uso?

No tiene sentido tener el mejor CMS, en teoría, pero que no disfrutes la experiencia de usarlo todos los días. Prueba y observa qué funciona para tu empresa.

Aquí en Rock tenemos nuestro CMS favorito: WordPress. Es el más utilizado en el mundo y tiene soluciones para todo tipo de proyectos.

Pero eso no debería impedirte investigar otras opciones y elegir la que creas que es mejor.

¿Cómo migrar tu CMS?

¿Qué hacer si ya tienes un CMS en uso y percibes que tiene más sentido utilizar otra solución? La respuesta es: migrar a un nuevo CMS.

Y si te está preguntando cómo hacer esto, no te daremos un paso a paso porque no tenemos forma de hacerlo aquí.

La cantidad de opciones de CMS es inmensa, por lo que es imposible saber cuál usa hoy y a cuál desea migrar.

Pero solo hay 2 reglas de oro para migrar CMS:

  1. haz una copia de seguridad de tu información y bases de datos: si todo sale mal podrás restaurar tu sitio al antiguo CMS con la base de datos 100% preservada.
  2. Busca el soporte del nuevo CMS: en general, la documentación de un CMS líder y con buena reputación es muy buena, así como su comunidad de miembros. Estos dos elementos te pueden orientar para que realices la migración sin problemas.

¿Cómo evaluar el mejor hosting para CMS?

Por supuesto, el CMS no es el único elemento importante en el mantenimiento de tu sitio web. El hospedaje también tiene un papel destacado en esto, porque si el hospedaje no es compatible con el CMS que elegiste no podrás utilizarlo.

Y una vez más llegamos a la cuestión del número de opciones disponibles. No podremos analizarlos uno por uno en este artículo, pero sí podemos brindarte un paso a paso muy simple para orientarte en tu elección:

  • decide primero qué tipo de hosting quieres. Existen 4: servidor compartido, en la nube, VPS y dedicado;
  • acorta la lista de opciones de las empresas mejor calificadas de la industria, que son compatibles con el CMS que estás buscando;
  • compara recursos, servicios y precios entre los “finalistas” de tu selección.
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¿Cuáles son las diferencias entre CMS, WCM, ECM, DAM y DXP?

El CMS es un sistema que cubre varios tipos de software y cada uno fue diseñado para satisfacer diferentes necesidades.

Por lo tanto, te mostraremos a continuación algunas de estas subcategorías y sus diferencias.

WCM – Web Content Management

WCM es un software que se utiliza para crear, administrar, almacenar y mostrar contenidos en páginas web.

Tiene la capacidad de diseñar y organizar sitios web para que los contenidos estén siempre actualizados y sean de fácil acceso en cualquier momento.

Además, permite el control y preparación de contenidos para su publicación, posibilitando la evaluación y aprobación antes de su divulgación. WCM también permite la automatización de contenidos para publicación, generando un mejor desempeño.

ECM – Enterprise Content Management

ECM es la tecnología detrás de la captura, gestión, preservación y distribución de contenidos y documentos relacionados con los procesos de la empresa.

Las herramientas y estrategias de ECM te permiten estructurar la información de las organizaciones durante su existencia. Entre estas herramientas se encuentran WCM, que acabamos de ver, y DAM, del que aprenderemos a continuación.

DAM – Digital Asset Management

DAM es un concepto muy similar al anterior. La principal diferencia es que, mientras un ECM trabaja en la gestión de archivos en general, un DAM tiene un enfoque más especializado y se utiliza principalmente en el manejo de rich media, como videos, audios, imágenes, entre otros.

Por lo tanto, es la mejor opción si necesitas una solución que concentre de manera eficiente los archivos multimedia.

DXP – Plataforma de experiencia digital

Con el creciente número de canales de acceso de clientes, crear estrategias de integración entre ellos para mejorar la experiencia de compra ya no es una opción.

El sistema DXP hace que esto sea una realidad y permite vivir el mismo sentimiento en cualquier punto de interacción con la empresa, lo que refuerza la identidad de marca.

Estamos hablando de una plataforma diseñada para crear y ofrecer experiencias integradas y optimizadas para el usuario. Esto debe suceder en varios canales y siempre tener en cuenta no solo las preferencias del cliente, sino también todo el ciclo de vida del cliente.

¿Cuáles son los mejores CMS del mercado?

Ahora que ya sabes qué es un sistema de gestión de contenidos, vamos a mostrarte cuáles son las principales opciones del mercado.

Como ya se dijo, comencemos con nuestra recomendación, WordPress:

WordPress

WordPress es la plataforma CMS más utilizada en el mundo. Pero no es por eso que nos gusta tanto. Para empezar, esta es una opción gratuita, utilizada para blogs, tiendas online y muchos otros proyectos.

Hay varios recursos adicionales, como plugins y templates para que los usuarios puedan personalizar la solución de acuerdo con sus necesidades y estrategias comerciales.

Una de las grandes ventajas de WordPress es su comunidad activa. Hay miles de programadores que tienen los conocimientos necesarios para mantener actualizado el sistema y perfeccionarlo constantemente.

A pesar de esto, nunca dejes de prestarle atención a la seguridad. Como es una solución de código abierto, las personas malintencionadas pueden buscar lagunas en el sistema para atacar información confidencial. Te recomendamos disponer de recursos extra para garantizar tu seguridad.

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Joomla

Otra gran opción de CMS es Joomla, utilizado por grandes empresas y marcas. Entre ellos se encuentra la aclamada Universidad de Harvard en Estados Unidos.

Al igual que WordPress, es un sistema gratuito basado en PHP que tiene numerosas características adicionales.

Aunque la comunidad y el soporte no son tan expresivos como en el caso anterior, Joomla es una alternativa sólida y confiable.

Drupal

Es el elegido por el gobierno de los Estados Unidos. Así es, el gobierno norteamericano optó por Drupal como su CMS para administrar contenidos. La plataforma trabaja en módulos que interactúan entre sí, lo que permite un alto poder de personalización del sistema.

Una de las ventajas de WordPress (amplia comunidad de programadores con conocimientos en el sistema) también se aplica con Drupal.

TextPattern

Cualquiera que esté pensando en crear páginas simples y buscar una carga de alta velocidad debería considerar TextPattern como una de las principales opciones.

No es tan bueno como las opciones mostradas anteriormente en la cuestión de la variedad de templates listos para usar, pero tiene varios recursos adicionales disponibles.

Radiant

Por último, no podemos olvidarnos de Radiant, un sistema de gestión de licencias y contenidos basado en Ruby y que es más adecuado para proyectos de pequeño porte.

Tiene un lenguaje propio, muy cercano al HTML y ofrece buenas opciones para plugins.

¿Por qué las empresas deberían adoptar un CMS?

El entorno virtual es cada día más competitivo entre las empresas.

Los emprendedores y los responsables de las organizaciones deben buscar siempre nuevas formas de mejorar la experiencia de los usuarios en sus sitios web y aportar nuevos recursos, manteniendo una buena gestión de las acciones.

Estos objetivos se logran con más facilidad si usamos un CMS. Existen varias opciones en el mercado y es muy importante entender que su elección no puede realizarse de cualquier manera. El gran desafío para las empresas es alinear la necesidad con los recursos disponibles. 

En marketing no existen las plataformas para uso general, todas las herramientas siempre están en función de demandas específicas de una empresa para atender a su público y ofrecer las soluciones adecuadas.

Por lo tanto es crucial elegir el CMS con las características más adecuadas para tu negocio.

Entonces, ahora que sabes qué es un CMS, conoces sus características y aplicaciones, ¿qué tal aprender más?

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