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Newsletter: guía completa para enviar emails inolvidables a tu audiencia y crear embajadores de marca

Una newsletter es un email que se envía de forma periódica a una lista de suscriptores ya registrados. Se utiliza para comunicar ofertas y difundir contenidos, sitios web, empresas, eventos y otros asuntos. Es una herramienta imprescindible para el Email Marketing.

guía completa para crear una newsletter poderosa y relacionarte con tus contactos de e-mail

Muchas empresas creen que las redes sociales representan el único canal en el que pueden interactuar con sus clientes, pero eso no es cierto.

El Email Marketing también cumple este objetivo y puede generar resultados igualmente significativos. Y si quieres aprender a empezar a usar esta estrategia, ¡estás en el lugar correcto!

En esta publicación, te enseñaremos cómo dar tus primeros pasos en el Email Marketing mediante la creación de una newsletter de alta calidad. Abordaremos los siguientes temas:

    ¡Continúa leyendo!

    ¿Qué es una newsletter?

    Es un email enviado con una frecuencia determinada para desarrollar o fortalecer la relación de una empresa con sus contactos, que pueden ser lectores o clientes potenciales.

    Este modelo de boletín informativo permite enviar diferentes tipos de contenidos, lo que los convierte en una excelente manera de iniciar una estrategia de Email Marketing.

    Por eso, si quieres profundizar en el tema, lee este post hasta el final para saber más detalles sobre esta excelente manera de hacer crecer tu negocio.

    ¿Por qué crear una newsletter?

    La respuesta es simple: ¡darle cuerpo a tu estrategia de Inbound Marketing!

    Al ofrecerle este servicio a los usuarios que están interesados ​​en seguir tu marca, estás creando la oportunidad de obtener innumerables emails para comenzar a construir una relación con ellos.

    Es importante obtener estos contactos de email porque:

    • es una excelente manera de comunicarte con tus seguidores en un nivel de intimidad más cercano;
    • tienes acceso directo y gratuito a tus suscriptores, lo que no ocurre en Facebook, por ejemplo, lo que limita el alcance orgánico de tus publicaciones;
    • es ahí donde está el dinero.

    En relación con el número 3, vale la pena un apéndice: debes tener mucho cuidado si tu intención es ganar dinero usando tu lista de email.

    Al igual que con cualquier otro canal de Marketing (blog, redes sociales, chatbots, etc.), si tu empresa se enfoca únicamente en “ganar dinero”, podría perder credibilidad y respeto por parte de sus seguidores.

    Por lo tanto, concéntrate en ayudar e informar a quienes se pusieron a disposición para recibir la newsletter de tu empresa y hacer un impecable trabajo de Marketing Relacional con cada uno de ellos.

    Observa el ejemplo a continuación, ya que el texto trae noticias y soluciones dirigidas a la persona.

    Si sigues este camino, no hay duda de que el dinero será una consecuencia real y palpable en el día a día de la empresa. Ahora que está alineado ese punto, ¡manos a la obra!

    ¿Cómo crear una newsletter en 10 pasos?

    Hemos seleccionado 10 pasos clave que toda empresa debe conocer para crear una newsletter exitosa. ¡Conócelos a continuación!

    1. Determina cuáles serán tus objetivos y metas

    Ahora que comprendes cómo se relaciona una newsletter con tu estrategia general de Marketing, es hora de establecer objetivos específicos, pues definir tus expectativas es fundamental para que puedas medir la efectividad de tu estrategia.

    Por ejemplo, ¿deseas aumentar tu número de leads, promover eventos o aumentar el número de visitas en el sitio web de tu empresa?

    Con este tipo de información, puedes determinar qué acciones esperas del destinatario y priorizarlas. Con un objetivo claro en mente, es más fácil definir con qué frecuencia debes enviarle emails a tus suscriptores.

    En general, recomendamos enviar al menos una newsletter al mes, para que tu empresa no se quede en el camino. Pero si ya produces muchos contenidos o sientes que la audiencia espera más contacto, puedes — ¡y debes! — aumentar esta frecuencia.

    Aquí el punto clave es la frecuencia y la constancia. Ayuda a los lectores a acostumbrarse a tus mensajes y contribuye a construir una relación sólida y duradera.

    2. Elige tu herramienta de Email Marketing

    Una vez que hayas definido tus objetivos y la frecuencia con la que enviarás tu newsletter, es más fácil elegir la mejor herramienta de automatización de email para utilizar en tu empresa.

    Consejo extra: ¡nunca envíes una newsletter profesional a través de Gmail o cualquier otro proveedor de email común!

    Este tipo de comunicación masiva tiene reglas muy específicas y si no se respetan no podrás llegar a la bandeja de entrada de tus suscriptores (además de ser marcado como spam).

    En caso de duda, puedes leer nuestro post sobre las 23 herramientas de Email Marketing más populares del mercado. Incluso hay algunas gratuitas, es decir, no tienes ninguna razón para no usarlas.

    3. Crea el diseño de tu newsletter

    Con la herramienta de automatización ya configurada, ¡es hora de comenzar a darle vida a tu newsletter!

    Asegúrate de tener siempre en cuenta tu marca al diseñar tu combinación de colores y layout, recordando siempre que menos es más. Es decir, usa poca información pero relevante.

    Nombre y email

    El nombre del remitente y el campo de la dirección de email deben ser coherentes.

    Evita emails con direcciones como, [email protected], [email protected], [email protected], etc. ¡Son muy impersonales!

    Si es posible, utiliza una imagen de marca para humanizar la comunicación y aumentar las posibilidades de engagement.

    Configura una versión de texto sin formato

    Las herramientas de automatización te permiten crear dos versiones de tus emails:

    • una con solo el texto de tu Email Marketing;
    • la otra en lenguaje HTML que es la que viene con las imágenes y el diseño completo del mensaje.

    La versión de texto es para que puedas llegar a aquellos usuarios con conexiones lentas, donde las imágenes no se cargan, o para proveedores de email (como corporativos) que no aceptan mensajes con imágenes.

    Configura y optimiza la versión de texto sin formato para garantizar el éxito total en la entrega de tu newsletter.

    Fuente

    Al configurar la fuente para tu newsletter, elige entre las opciones más populares en Internet como Times New Roman, Georgia, Tahoma o Arial. De esta manera, garantizarás que cualquier persona pueda leer tu mensaje en cualquier dispositivo.

    Haz clic en este ejemplo real del blog de la comunidad Rock Content para inspirarte.

    4. Decide cuál será el contenido

    La clave para una newsletter exitosa es una buena elaboración de su contenido.

    Selecciona temas que sean de interés para tu público objetivo y que puedan ayudarte a lograr los objetivos propuestos en tu plan de Marketing.

    En caso de duda, aquí hay algunos ejemplos de contenidos para tus emails:

    Cada uno de los contenidos debe tener un CTA (llamado a la acción) diferente y un enlace que conducirá a los usuarios al tema en cuestión.

    Por ejemplo, si tu objetivo es informarle a tus leads sobre un nuevo producto o servicio, selecciona contenidos que puedan despertar ese interés de forma natural, sin la presión del Email Marketing comercial.

    Recuerda limitar la cantidad de contenidos no educativos en tu newsletter. ¡El objetivo principal es desarrollar una relación y no la autopromoción! Si es necesario, utiliza el 80% del espacio con contenidos educativos y únicamente el 20% con contenido promocional.

    Asunto

    El tema de tu newsletter se encarga de captar la atención del lector, así que sé creativo a la hora de definir la convocatoria principal. Puedes usar emojis y caracteres especiales en la línea de asunto, pero recuerda ser claro y objetivo en tu propuesta.

    Si necesitas ideas, utiliza nuestro maravilloso generador de asuntos de email.

    ¡Ah! Y nunca hagas promesas que tu email no cumplirá, pues frustrarás a tus suscriptores y, en consecuencia, podrán optar por abandonar tu lista.

    Personalización

    Una gran táctica que acerca la empresa a los suscriptores es poner el nombre de la persona en el saludo inicial, como si el email estuviera hecho especialmente para ella.

    Además de llamar la atención, esta actitud simple crea identificación de marca, aumentando el tiempo de lectura y la probabilidad de que el destinatario haga clic en los enlaces que envías.

    Enlaces

    Aquí hay otro punto de atención: no exageres la cantidad de enlaces y, siempre que sea posible, usa parámetros UTM para rastrear los resultados.

    Algunas herramientas de automatización incluyen estos parámetros automáticamente, así que comprueba si la tuya tiene esta funcionalidad.

    Imágenes

    ¡Las imágenes pueden transformar el aspecto de tu newsletter! Sin embargo, si te excedes, tendrás un efecto negativo: el email se volverá demasiado pesado y lento para cargar, frustrando a tus lectores.

    Por lo tanto, utiliza pocas imágenes y, siempre que sea posible, comprimidas. Además, todos ellas deben tener configurada una frase de alt text (texto alternativo), en caso de que las imágenes no se carguen.

    5. Recuerda el pie de página

    Después de la firma, que debe ser coherente con el nombre y el email del remitente, puedes incluir información adicional como número de teléfono, íconos de redes sociales, anuncios de eventos, etc.

    Además, siempre es una buena idea incluir el nombre de tu empresa, la dirección física y un enlace en negrita para darse de baja. Respetar los deseos de tus leads y clientes es el primer paso para establecer una relación sólida y duradera con tu audiencia.

    6. Realiza un envío de prueba

    Para garantizar los mejores resultados, haz que otra persona revise todo el contenido del email y haga clic en cada uno de los CTAs en el cuerpo de la newsletter, para evitar errores gramaticales, problemas de concordancia, imágenes mal configuradas, ofertas desalineadas, etc.

    Échale un último vistazo a todo el texto, imágenes, enlaces y asegúrate de que tanto la versión HTML como la versión de texto sin formato estén configuradas correctamente. Solo después de revisar minuciosamente tu newsletter puedes autorizar su envío a las bandejas de entrada de tus suscriptores.

    ¡Ahora pongamos en marcha tu newsletter!

    7. Responde a cada uno de tus suscriptores

    No creas que el trabajo termina cuando tu empresa envía la newsletter a la lista de contactos. Después de disparar los mensajes asegúrate de que alguien responda a todas las consultas de tus suscriptores.

    La regla es nunca dejar un contacto sin respuesta para que su relación pueda progresar.

     8. Mide los resultados

    Después del envío, no olvides medir el resultado de todos tus esfuerzos, para que tu empresa pueda crear estrategias de relación y contenidos aún más efectivos para los próximos meses.

    Aprovechar tus resultados depende de cómo recopiles e interpretes los datos que se registran de cada interacción de tus leads con tu newsletter.

    Para evaluar el desarrollo, mantente atento a las siguientes métricas de Email Marketing:

    9. Piensa en las mejoras

    La medición de los datos también es el punto de partida para que pruebes nuevas estrategias y obtengas aún más adherencia a tu newsletter. Siguiendo estos datos, puedes crear pruebas A/B para ver qué elementos brindan los mejores resultados dentro de tu newsletter.

    Cuando adquieras más experiencia, podrás comenzar a realizar pequeñas pruebas como:

    • posición de enlaces y CTAs;
    • tipos y tamaños de imágenes;
    • enlaces resaltados o insertados en el texto;
    • tema y texto de vista previa;
    • frecuencia de envío;
    • tamaño del texto;
    • entre otros.

    Las pruebas A/B te permiten identificar con mayor precisión lo que es más atractivo para tu audiencia y, de esta forma, construir newsletters que estén cada vez más alineadas con las necesidades de tus leads.

    10. Mantén tu estrategia constante y coherente

    Por último, nada de enviar una newsletter hoy y otra en tres meses. Si deseas desarrollar una verdadera relación con tus leads y clientes, debes ser constante y coherente en tu propuesta.

    Programa tú mismo con anticipación para no perderte el día en que se envía la newsletter. Nada puede comprometer su rendimiento, por lo tanto selecciona los contenidos de antemano, guarda la plantilla de la newsletter y delega la tarea de prepararlo todo a alguien responsable y comprometido.

    ¿Cuáles son las mejores prácticas para diferenciarse en una newsletter?

    ¡Listo! Ahora que sabes cuáles son los 10 pasos más importantes de la estrategia, puedes comenzar a optimizar tu newsletter con la ayuda de las tácticas que te enseñaremos a continuación.

    ¡Sigue leyendo!

    Dale la bienvenida a cada nuevo suscriptor

    Existe un refrán que dice: la primera impresión es la que se queda, por lo tanto, nada mejor que darle la bienvenida a todos tus suscriptores.

    Utiliza el primer email para presentar al portavoz de la empresa (o tu brand persona) y alinea todas las expectativas entre tú y el destinatario. Explica los contenidos que abordará la newsletter y con qué frecuencia la enviarás.

    De esta manera, la gente sabrá exactamente qué esperar de ti.

    Segmenta tu base de email

    Si tu empresa tiene más de una buyer persona, es recomendable que segmentes la base según estos criterios y envíes una newsletter diferente a cada una de ellas. Esto te ayudará a ofrecer contenidos más personalizados y, en consecuencia, a aumentar las métricas de participación. 

    E incluso si solo tienes una buyer persona, siempre mantente atento a las oportunidades que te ofrece para orientarla mejor. ¡Este es uno de los mayores beneficios del Email Marketing!

    Sé Mobile Friendly

    Según datos del Informe State of Email 2017, el 54% de las personas abren sus emails a través de un dispositivo móvil. Es decir, siempre que pienses en la capacidad de respuesta, optimizarás la experiencia de tus usuarios y, en consecuencia, aumentarás tus resultados.

    Si usas un diseño más osado, recuerda elegir una opción responsiva con una estructura simple. Si es posible, reduce el tamaño de las imágenes que son meramente ilustrativas y aumenta el tamaño de los botones de CTAs.

    Además, siempre piensa en la experiencia como un todo. No sirve de nada romperse la cabeza para crear una gran experiencia de email y no optimizar los otros puntos de contacto de tu lector.

    Si una persona hace clic en el CTA de un email y va a una página de destino que tarda mucho en cargarse o no se ajusta al tamaño de la pantalla de su teléfono, es posible que se sienta frustrada y no realice la acción que le estás proponiendo.

    Si quieres más consejos, chequea nuestro post sobre el diseño de emails responsivos.

    Respeta siempre las decisiones y la privacidad de tus contactos

    Es muy importante que la empresa respete la privacidad de los usuarios, ya que de esta forma estos siempre seguirán siendo suscriptores activos. Nunca vendas ni transmitas su información de contacto a terceros.

    Para garantizar su seguridad crea un documento sobre la política de privacidad de tu empresa que puedan imprimir y leer. Además, siempre respeta la solicitud de cancelación de suscripción del usuario. Si alguien ya no quiere recibir tus emails, no sirve de nada insistir.

    8 sugerencias de contenidos para newsletters

    Si llegaste hasta aquí significa que estás aprovechando esta guía. ¡Veamos ahora algunos tipos de contenidos para explorar en tus newsletters!

    1. FAQ / Preguntas frecuentes

    Las FAQ son muy importantes para responder las dudas de las personas sobre un producto/servicio. Entonces, para educar y nutrir a las personas en tu base de email, es posible que desees invertir en este formato de preguntas y respuestas.

    Para eso, lo ideal es trabajar duro en las respuestas y ofrecer el máximo valor. Intenta siempre elaborar muy bien la forma en que respondes para que el lector ya no tenga dudas.

    2. Encuestas

    Las encuestas son una forma de mantenerte en contacto con los leads, mientras que la empresa recopila datos de forma activa para mejorar sus procesos.

    De esa manera, podrás obtener comentarios valiosos sobre productos / operaciones / servicios y optimizar su rendimiento. Con base en la información proporcionada, la gerencia puede tomar mejores decisiones.

    3. Resumen de artículos

    Otro tipo común de newsletter es la que tiene como objetivo actualizar a los lectores sobre los contenidos más recientes e importantes.

    En este caso, puedes adoptar una frecuencia semanal y animar al usuario a que vea las nuevas publicaciones para saber qué está comentando tu empresa últimamente.

    En este tipo de newsletter, es interesante desarrollar un texto que aporte un punto de vista similar al de los artículos publicados, con el fin de presentar este resumen de forma natural.

    4. Historias

    El storytelling es muy importante para el Marketing Digital. Por supuesto, esto no sería diferente con el Email Marketing.

    Entonces, otro tipo común de newsletter es la que cuenta historias para los usuarios de forma regular. Tu equipo puede involucrar a tu audiencia con personajes, situaciones y escenarios que generen empatía en las personas.

    Para mensajes con historias, puedes adoptar un enfoque personal, escribiendo como uno de los miembros del equipo. O incluso un enfoque impersonal más serio, como si fuera la empresa. Lo ideal es crear algo que instigue la conexión del consumidor y les haga sentir el florecimiento de sus emociones.

    5. Indicaciones personalizadas

    Este consejo es un complemento de la idea de resumen del artículo. Al fin y al cabo, existe la posibilidad de realizar una combinación de indicaciones personalizadas para cada tipo de lead, según su problema específico.

    Esta estrategia es incluso más efectiva que la mencionada anteriormente, ya que hace que tu lector no pierda el tiempo viendo algo que no le interesa.

    Con emails como este, la posibilidad de hacer clic en los enlaces utilizados es muy alta, ya que el cliente pronto notará que hay una selección personalizada que habla directamente de sus intereses.

    6. Contenidos interactivos

    Los contenidos interactivos también son un enfoque muy útil. Son formatos que requieren la participación activa del usuario y generan un mayor engagement, como en una conversación dinámica.

    Se pueden aplicar infografías, contenido con GIF y animaciones, videos, cuestionarios y otras plantillas. En ese caso, tu empresa puede dejar que su imaginación la guíe en la creación de un newsletter creativo, siempre que tenga sentido para la buyer persona.

    La interactividad hace que el lead se divierta e, incluso sin salir de la bandeja de entrada, obtenga una gran experiencia en contacto con la organización. A partir de ahí, pedirles que hagan clic en los enlaces y sigan el proceso de ventas es mucho más fácil.

    7. Noticias

    Todas las novedades sobre tu empresa se pueden notificar por email. Con esto, mantienes a tu audiencia siempre actualizada sobre todo lo que está sucediendo y conectada con tu organización.

    Ayuda a hacerles pensar que son una parte integral de tu base, como algo único y especial.

    En esta categoría, ingresa varios tipos de mensajes. Aviso de nuevas estrategias de la empresa, lanzamiento de productos, transacciones con otras entidades, cambios en el directorio de la corporación, logros, registros, entre otros factores.

    8. Casos de éxito

    Los estudios de caso son excelentes para leads que están muy cerca de comprar. Demuestran que tu empresa está realmente preparada para resolver problemas de la mejor manera y tiene la experiencia adecuada para hacerlo.

    Al mostrar ejemplos exitosos, tu empresa puede romper las objeciones de los contactos.

    Checklist de factores que verificar antes de enviar la newsletter

    Antes de enviar la newsletter, es necesario verificar algunos aspectos importantes. Uno de ellos es el lenguaje. Asegúrate de que el texto coincida con la buyer persona, las características y las expectativas.

    También busca errores de concordancia, escritura, puntuación y más.

    Evalúa la calidad literaria del texto en términos de:

    • estilo;
    • ortografía;
    • gramática.

    ¿Recuerdas lo que dijimos sobre el objetivo? Analiza si el mensaje se ajusta al propósito definido anteriormente. Pregúntate esto para que tu equipo pueda ver posibles puntos negativos y problemas.

    Luego revisa las imágenes y los enlaces. Asegúrate de que todos los enlaces funcionen y que apunten a las páginas correctas. Verifica si las imágenes son adecuadas y si no distraen demasiado.

    También préstale atención a la escaneabilidad. Observa el texto en su totalidad y pregúntate si puedes entender el significado de las oraciones con una lectura rápida. Busca elementos que llamen la atención y observa si se destacan en oraciones más fuertes.

    Verifica que los CTAs sean correctos, con los enlaces ajustados y el mensaje ideal y, también, si la opción para cancelar la suscripción de emails puede ser encontrada fácilmente en el diseño del cuerpo del email.

    En resumen, verifica:

    • estilo de lenguaje;
    • ortografía y sintaxis (gramática);
    • contenido del mensaje;
    • imágenes y enlaces;
    • escaneabilidad;
    • CTAs;
    • opción de cancelación de la suscripción.

    Las 4 mejores herramientas de Email Marketing

    Ahora veremos algunas herramientas interesantes para que tu equipo las utilice en el Email Marketing.

    1. Hubspot

    Hubspot ofrece una de las soluciones de automatización más completas del mercado.

    Para la gestión de emails, proporciona herramientas para la edición de texto, la configuración de activadores para enviarlos automáticamente, así como el análisis de datos.

    Puedes monitorear todos los mensajes, verificar las tasas asociadas (hacer clic, abrir, etc.) y realizar pruebas A / B.

    2. Mailchimp

    Sin duda, una de las mayores herramientas del Marketing Digital, Mailchimp permite soluciones avanzadas. Uno de ellos es la segmentación en las bases, que te permite optimizar tu comunicación y obtener mejores resultados. Esto y mucho más está disponible con una interfaz simple e intuitiva de usar.

    3. RD Station

    RD Station es un sistema de automatización que tiene amplia participación el mercado de este tipo de productos en Latinoamérica.

    Con él, la empresa puede organizar sus listas de contactos, nutrir sus leads, analizar los resultados, así como integrar el Email Marketing con la gestión de redes sociales y landing pages.

    4. Active Campaign

    Para administrar tu base de contactos de manera eficiente, también tienes Active Campaign, que se centra en la automatización. Tu equipo podrá comunicarse con las categorías de leads de forma intuitiva, con tarjetas y funciones de arrastrar y soltar.

    También permite la integración con plataformas como Unbounce, Dropbox y Shopify, así como la generación de informes para el análisis de datos.

    Extra: no confundas la suscripción RSS con el newsletter

    Mucha gente pregunta cuál es la diferencia entre una suscripción RSS y una newsletter.

    La suscripción RSS es una forma para que tus lectores puedan suscribirse a las publicaciones del blog de tu empresa (solo publicaciones), recibiendo estas actualizaciones por email.

    Funciona como un recordatorio para el usuario de que hay contenidos nuevos para leer, pero no genera esa conexión que tanto necesitas para mantener a tu audiencia cerca de tu marca.

    La suscripción a la newsletter es una forma completamente separada de recibir un formato de contenido, personalizado y preparado para satisfacer las necesidades de tu audiencia.

    Con ella, cualquier empresa puede enviar emails a sus suscriptores cuando lo desee (y no solo al publicar un nuevo artículo de blog). La newsletter es más personal e íntima para comunicarse con aquellos que realmente quieren saber de ti.

    ¡Listo! Ahora ya sabes cuáles son los componentes principales de una newsletter exitosa.

    Y si estás pensando en realizar una gran campaña de Email Marketing en 2022 para aumentar el resultado de tus esfuerzos de Marketing Digital, descarga ya mismo nuestro Kit Plan de Marketing para el 2022 y comienza a trabajar en otro nivel.

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